Com preparar-se per a una reunió

Content

• etapes

és un wiki, el que significa que molts articles són escrits per diversos autors. Per crear aquest article, 17 persones, algunes anònimes, van participar en la seva edició i millora amb el pas del temps.

La preparació és molt important perquè la reunió sigui un èxit. Les reunions també són una part important de moltes carreres, per la qual cosa no és una petita empresa.

etapes

1. Pregunteu-vos si és necessari o no. Si programes una reunió només per transmetre informació, no perdis el temps dels altres. Envieu-los una nota.
2. Elabora una opinió. Hauria d’incloure la data, l’hora, l’ordre del dia i la ubicació de la reunió. Distribuïu aquest avís als participants amb suficient temps d’antelació.
3. Adjunteu les notes de la reunió anterior, si n'hi havia. D’aquesta manera, els participants tindran l’oportunitat d’identificar punts que no entenen o aquells amb els quals no estan d’acord.
4. Poseu els elements bàsics al seu lloc. Organitza cadires i taules abans de l’inici de la reunió. Obteniu paper i bolígrafs per a tothom. Poseu una carafa d’aigua al mig de la taula i gots al llarg de la taula.
5. Anuncieu l’obertura de la sessió. Això vol dir que la persona que presideix la reunió demana silenci perquè la reunió pugui començar. Determinar els objectius trimestrals de l’equip.L’agenda del dia és una llista de temes que abordareu, en un temps predeterminat, per assolir aquest objectiu. Per exemple: 1) Revisió de la situació dels objectius del trimestre anterior (15 minuts), 2) Tour de taula per a suggeriments d’objectius (20 minuts), 3) Selecció de 5 objectius (10 minuts).
6. Passar el llibre d’assistència. També podeu utilitzar un paper al començament de la reunió i fer que tothom hi presenti el seu nom i signe. Aquests noms s’inclouran a l’informe.
7. Penseu en l’informe. Demaneu al secretari encarregat de l’acta que descrigui els punts principals de la reunió i que els escrigui més endavant.
8. Pregunteu, al final de la reunió oficial, si algú té alguna pregunta. Això es coneix com a problemes diversos. Determineu una data per a la propera reunió i completeu-la formalment.

assessorament

• Una agenda delimita una reunió i ens impedeix parlar massa temps d’un tema en concret.
• És habitual establir un president a la Junta General Anual. El president dirigeix ​​la reunió, garanteix que se segueix l’ordre del dia i que només parli una sola persona alhora.
• Si no s’ha designat cap president, pregunteu si algú més voldria ocupar aquest paper per a la reunió.
• El mateix principi s'aplica al secretari responsable de l'informe.
• És important tenir un compte precís per evitar més desavinences.
• Aquestes instruccions es refereixen a una reunió formal.
• Fins i tot en el context d’una reunió informal, primer és enviar una notificació indicant l’hora i la data de la reunió. A la feina, demanar als participants que assisteixin a una reunió informal pot ser suficient.

advertiments

• El president ha de tenir una forta personalitat per assegurar el bon funcionament de la reunió.