Com respondre a un correu electrònic que requereix confirmació d’assistència

Content

• etapes
• 1a part. Decidiu com respondre i quan
• 2a part Preparació d’una resposta
• Part 3 Gestió de correus electrònics automàtics i resolució de problemes

Amb la creixent popularitat del correu electrònic com a alternativa als serveis postals tradicionals, les invitacions a esdeveniments socials per correu electrònic són molt populars per a reunions de vacances, aniversaris, casaments i molt més. Avui els organitzadors d’esdeveniments estan molt més satisfets amb els correus electrònics que demanen la confirmació d’assistència (coneguda també com a RSVP, que significa “si us plau respondre”) que abans. Tanmateix, com que els correus electrònics que demanen respostes són tan nous, molta gent no sap com respondre adequadament. Tant de bo poguessis respondre millor a aquests, si sabeu l’hora i com fer-ho, prepareu la vostra resposta i comproveu la recepció de la invitació.

etapes

1a part. Decidiu com respondre i quan

1. 
   
   

   
   Mireu si realment assistireu a l'esdeveniment. La primera decisió o pas serà determinar si realment assistireu a l'esdeveniment. Heu de pensar en la possibilitat d’assistir a l’esdeveniment tan bon punt rebreu la invitació per correu electrònic de RSVP.
   • Tingueu en compte on tindrà lloc l’esdeveniment i si heu de viatjar. Si, per exemple, algú us convida a un casament fora de la ciutat, potser haureu de comprar un bitllet d’avió per arribar-hi, que pot ser car.
   • Feu el vostre programa per assegurar-vos que no tingueu cap altre esdeveniment el mateix dia i a la mateixa hora.
   • Parleu amb el vostre cònjuge i altres membres de la família per assegurar-vos que estaran disponibles. Alguns poden rebutjar i d’altres en accepten.

2. 
   
   

   
   Identificar el tipus d'invitació. Les diferents circumstàncies requereixen matisos i nivells de formalitat diferents. Per tant, haureu de pensar en el tipus d'esdeveniment abans de respondre a la invitació. Això li permetrà estar segur que no cometeu un error social.
   • Mireu si es tracta d’un esdeveniment social informal com ara una invitació a una barbacoa que un veí fa sense cap motiu i us envia una invitació per correu electrònic informal. Teniu l’opció de respondre de manera informal a aquest tipus d’invitacions i potser tindreu menys temps per enviar la resposta.
   • Si es tracta d’un esdeveniment social formal com invitacions a casaments, festes d’aniversari, comunions o confirmacions, necessiten una resposta en un to formal, de la mateixa manera que es va rebre la invitació.

3. 
   
   

   
   
   
   Respon en el moment adequat. Després de prendre una decisió i pensar en la invitació, haureu de respondre en el termini oportú. Finalment, aquest és un dels aspectes més importants a l’hora de respondre un correu electrònic de RSVP perquè haureu de donar a la persona la confirmació necessària de la vostra participació o no en el cas.
   • Llegiu la invitació per veure si a la data és necessària per respondre al correu electrònic de RSVP. Aquesta data no és cap suggeriment. Assegureu-vos de respondre en el temps indicat.
   • Respon el més aviat possible. Tot i que la persona que us ha convidat podria donar-vos un o dos mesos per respondre, això no vol dir que haureu de passar tot aquest període. Per contra, hauríeu de respondre tan aviat com prendre una decisió concreta sobre si hi aneu o no.

2a part Preparació d’una resposta

1. 
   
   

   
   
   
   Ompliu el camp d'assumpte. Després de decidir quan i com respondràs, hauríeu de preparar un esborrany aproximat de la resposta que donareu. Per fer-ho, comenceu a escriure al camp d'objectes. Això ha d’incloure una acceptació o rebuig de la invitació i reflectir el to de l’esdeveniment.
   • Per a esdeveniments formals, heu d'utilitzar un to formal. Per exemple, escriviu L’Anne i el Roger no podran assistir al banquet l’11 de maig.
   • Podeu escriure per circumstàncies informals com una barbacoa a un veí No es pot assistir a la barbacoa del dia 11.

2. 
   
   

   
   Escriu la carta. És important respondre adequadament ja que reflecteix el to de la vostra resposta. A més, si utilitzeu una salutació adequada, oferireu a la persona que us ha convidat una idea de com la veieu.
   • Trieu una salutació que inclogui El meu bon amic, À o volgut.
   • Un esdeveniment informal requereix una resposta senzilla a la persona que us ha enviat el correu electrònic. Per exemple, podeu escriure Benvolguts Martine i Jean.

3. 
   
   

   
   Escriviu el contingut del document. El cos de la vostra e és potser la part més important del correu electrònic de RSVP. Això reflecteix el to de la invitació i respon directament a aquesta. Alguns exemples d’acceptar o rebutjar una invitació involucren aquests.
   • Un esdeveniment informal garanteix una resposta informal del tipus Thomas, agraïm la invitació a la barbacoa, però aquest dia estarem fora de la ciutat.
   • Un esdeveniment formal mereix un to similar. Per exemple, podeu escriure La família Dupont accepta la vostra invitació a les noces de José i Belinda el 5 de novembre de 2019. Un altre exemple és el següent Jean i Sara Appleby accepten la vostra invitació a la festa d'aniversari del 15è aniversari de Marta Rodríguez.
   • Una denegació formal d'una invitació pot ser la següent La família Parker no podrà assistir a les noces de José i Belinda el 5 de novembre de 2019.

4. 
   
   

   
   Signa i escriu el teu nom. Després d’escriure el document, hauríeu de signar el correu electrònic de RSVP. Això és més que una formalitat, perquè la signatura mostra el tipus de relació que teniu amb la persona que us ha convidat. També és un signe sobre com et sents davant d'aquesta persona.
   • Opta per una salutació formal. Per exemple, podeu escriure cordialment, Els meus millors desitjos, Accepteu, senyor o senyora, el meu millor respecte, o Si us plau, accepteu, senyor o senyora, l’expressió dels meus sentiments distingits.
   • Trieu una fórmula informal com Molt sincerament, La meva salutació, Porteu-vos bé o sincerament.
   • Trieu un final adequat si accepteu o rebutgeu la invitació. Per exemple, escriviu Amb molt de penediment o gràcies.
   • Signa el teu nom després de la fórmula final. Per a esdeveniments més informals, no dubteu a signar amb el vostre nom i el nom d'altres persones que també han estat convidades. Per a ocasions més formals, sigueu amb el nom de tots els convidats i cognoms després de la darrera persona. En alguns casos, com en els que teniu una estreta relació de familiaritat amb la persona que us ha convidat, teniu l'oportunitat d'escriure La família Sánchez.

Part 3 Gestió de correus electrònics automàtics i resolució de problemes

1. 
   
   

   
   Feu clic a sobre rebutjar o acceptar. Feu-ho si el correu electrònic té un botó automatitzat. La majoria d’organitzadors d’esdeveniments oficials confien cada cop més en serveis automàtics de RSVP per enviar correus electrònics. Si algú utilitza un servei similar per enviar-vos correus electrònics RSVP, és probable que l’hagin generat un tercer. A més, probablement el correu electrònic inclourà opcions amb botons que us permetran fer clic acceptar o escombraries la invitació.
   • No rebeu cap resposta a la persona per correu electrònic si en rebeu.
   • Un cop hagueu acceptat o rebutjat la invitació, la resposta s’enviarà al tercer que gestiona el correu i la reenviarà a la persona que organitzi l’esdeveniment.
   • Els serveis de correu electrònic RSVP automatitzats s’utilitzen sovint per a circumstàncies semiformals com ara festes d’aniversari, reunions nacionals i altres esdeveniments similars.

2. 
   
   

   
   Feu clic a l’opció d’acceptació. Si us preocupa rebre la vostra resposta, potser podreu plantejar-vos clicar el botó Acceptació de la recepció a la pàgina de correu electrònic. Fent clic sobre ell, el servei de correu electrònic generarà una confirmació d’enviament quan la persona a la qual respongui rebi o obri el vostre correu electrònic. D’aquesta manera, sabreu que ella ha rebut la vostra.
   • La confirmació de l'enviament es pot trobar a diversos llocs segons el servei que utilitzeu.
   • Pot ser que aquesta opció no estigui disponible en alguns serveis.

3. 
   
   

   
   Envia un correu electrònic de seguiment si canvieu els programes. En poques ocasions, potser haureu de modificar la resposta. Si heu acceptat la invitació i us heu adonat que no hi podreu assistir o si heu rebutjat i de sobte, teniu l'oportunitat de dirigir-vos, haureu de contactar amb la persona que us ha convidat per al informar d’això.
   • Si heu fet clic inadvertidament al botó Acceptar automàticament en un correu electrònic de RSVP, haureu d’enviar-ne un directament a la persona per corregir el vostre error.
   • Si heu de rebutjar una invitació que vau acceptar originalment, notifiqueu-la al destinatari. Podeu, per exemple, enviar-li un correu electrònic posant com a objecte Canvi de resposta i escrivint alguna cosa així A causa d’uns imprevistos, Sara i jo ja no podrem assistir a la vostra celebració del 20è aniversari el dia 14. Ens disculpem pel canvi i esperem poder veure’t aviat.
   • Si heu d’acceptar una invitació que ja heu rebutjat, aviseu-li a la persona. Per exemple, envieu un correu electrònic i poseu-lo com a objecte Canvi de la meva resposta i escriu M'agradaria assistir a l'esdeveniment si encara teniu la disponibilitat per rebre més convidats.
   • Els canvis a les invitacions de RSVP haurien de realitzar-se al més aviat possible. Es poden canviar invitacions a esdeveniments informals al cap de diversos dies. No obstant això, per a esdeveniments formals (com ara casaments), s’han de fer amb un mes d’antelació com a mínim.