Com redactar un informe

Content

• etapes
• Primera part Preparació
• 2a part Prenent notes durant la reunió
• 3 part. Redacció de l'acta
• 4a part Utilitzant plantilles d'actes de reunions

Ha estat elegit o nomenat secretari de la seva comissió. Enhorabona! Però, ja heu pres notes, elaborats i redactats minuts? Tant si apliqueu les regles d’un codi de procediment per a muntatges deliberatius, com ara les Normes d’ordres de Roberts o el codi Morin, com si elaboreu els vostres minuts a la vostra manera, haureu de seguir alguns mètodes per aconseguir l’excel·lència.

etapes

Primera part Preparació

1. 
   

   
   Familiaritzeu-vos amb els procediments de reunió de la vostra empresa. Si el secretari ha d’elaborar un informe formal, és preferible que s’informi sobre el codi de procediment que s’ha d’aplicar, concretament el Codi Morin o una altra. En una configuració menys formal, determineu què cal incloure en l'acta i com s'utilitzaran.
   • Com a ponent, no cal conèixer totes les normes de procediment. Tot i això, seria útil tenir una còpia del codi o demanar una resposta específica al president per a qualsevol pregunta.
   • Familiaritzeu-vos amb el vostre paper. Alguns ponents no intervenen directament en els debats, mentre que altres prenen notes mentre participen en la discussió. En qualsevol dels dos casos, el secretari no ha de tenir un altre paper important, com a president o facilitador.

2. 
   

   
   
   
   Elabora un model. Les actes de la reunió tenen un contingut gairebé similar. Una plantilla us permet estandarditzar la presentació dels vostres minuts per a una revisió fàcil. També podeu descarregar plantilles de minuts d'exemple. Permeti espai suficient per almenys els elements que es mostren a continuació.
   • El nom de l'organització.
   • El tipus de reunió. Hi ha una reunió anual o setmanal regular, una petita reunió del comitè o una reunió convocada amb un propòsit especial?
   • La data, l'hora i el lloc. Deixeu espai per registrar l’hora d’inici i finalització de la sessió.
   • El nom del president o el moderador de la reunió i el nom del secretari o suplents.
   • La llista de participants i absent excusat. De fet, és el full d’assistència. Tingueu en compte si s’assoleix el quòrum, és a dir, si el nombre de presents és el mínim necessari per votar.
   • Deixeu un espai per a la vostra signatura. Com a secretari, sempre haureu de signar el vostre treball. Pot ser necessària una signatura addicional quan s’hagi d’aprovar l’acta, però depèn dels procediments de la vostra empresa.
   • Ordre del dia, si n’hi ha. Si no heu redactat vosaltres mateixos l’ordre del dia, demaneu al president o al moderador que la reunió us faci una còpia, que serà útil per organitzar les vostres notes.

3. 
   

   
   
   
   Teniu una llibreta o un ordinador portàtil amb vosaltres. Assegureu-vos que estigueu a gust amb el vostre equip. Si sovint escriviu minuts, teniu un ordinador portàtil amb aquesta finalitat o creeu una carpeta a l’ordinador.
   • Si heu preparat l’acta d’una reunió anterior i no s’ha enviat a aprovació, assegureu-vos de rentar-vos també.
   • Un enregistrador de cintes us pot ajudar a escriure els minuts més tard, però no substituirà la presa de notes. Si registreu les actuacions durant la reunió, assegureu-vos que tots els presents hi estiguin d’acord. Resisteix la temptació de reproduir paraules de paraula les declaracions dels participants.
   • Si apreneu estenografia, prendreu notes més ràpidament, però no haureu de reproduir tot el que diuen els participants per escriure els vostres minuts. De fet, heu d’evitar fer-ho així.
   • Si se us convida a prendre notes públicament, utilitzeu un projector o Flipchart. Ordena les notes amb cura perquè puguis utilitzar-les fàcilment per redactar els minuts.

2a part Prenent notes durant la reunió

1. 
   

   
   Distribuïu el full de temps. Tan aviat com tothom hi és, feu circular un full o més si hi ha molts participants. Tots els utilitzarà per escriure el seu nom i informació de contacte. Aquesta llista servirà per emplenar l’apartat de l’acta, reservat per registrar els noms de les persones que van participar a la reunió. També podeu adjuntar el full en acta.
   • Si no coneixeu la majoria de persones presents, feu un pla de taula i ompliu-lo quan demaneu que tothom s’hi presenti. Mantingueu la llista útil mentre preneu notes, de manera que podeu trucar a cadascú pel seu nom si cal.

2. 
   

   
   Ompliu el vostre model al màxim. A l’espera de l’obertura de la reunió, introduïu el nom de l’organització, la data i el lloc i el tipus de la reunió, per exemple, “reunió setmanal del consell d’administració, reunió especial del comitè, etc.” ". Quan comenci la reunió, noteu l’hora.
   • Si no teniu una plantilla, escriviu aquesta informació al començament de les vostres notes.
   • Si la reunió va ser convocada amb un propòsit determinat o en un moment especial, conserveu una còpia de l’avís que s’ha enviat als participants. Haureu d’adjuntar-lo als minuts posteriors a la seva redacció.

3. 
   

   
   Anoteu el resultat de la primera proposició. La majoria de les reunions oficials comencen amb una proposta per adoptar l’ordre del dia provisional. Aquest primer pas servirà d’exemple per il·lustrar el procediment. Si la reunió comença amb una proposta diferent, només assegureu-vos que enregistreu la mateixa informació rellevant.
   • L’e exacta de la moció començant per “proposo”. Normalment significa "proposo l'adopció d'aquesta agenda. "
   • El nom de l’autor de la proposta.
   • El resultat de la votació. Si la votació és positiva, escriviu "moció aprovada".
   • Si no podeu reproduir amb precisió propostes llargues, podeu sol·licitar-les per escrit. Si es tracta d’un problema recurrent, demaneu incloure aquest requisit en el procediment oficial per a propostes que superin un cert nombre de paraules.
   • Si heu redactat l’ordre del dia, podeu ser el patrocinador de la moció mentre sigueu el secretari de la reunió. Això és perfecte sempre que siguis objectiu, perquè no és incompatible incloure les teves pròpies accions en els minuts.

4. 
   

   
   Desa les altres propostes presentades durant la reunió. Seguiu els procediments amb deteniment, però no els enregistreu en l'acta, tret que us indiqui el contrari. Quan es presenta una nova moció, registre la informació rellevant.
   • Recordeu que cada proposta ha d’incloure els termes de la proposta en si, el nom de l’autor i el resultat de la votació.
   • Algunes propostes requereixen el suport d’un altre participant abans de sotmetre’s a votació. Per exemple, si algú diu "Dóna suport a la moció", registre el nom de la persona en l'acta com a coautor de la moció.
   • Si no coneixeu el nom del patrocinador de la proposta o necessiteu tornar a escoltar-la, si us plau, atureu la reunió amb educació i feu preguntes. L’enregistrament precís d’informació és prou important per justificar aquesta petita interrupció.
   • Si es canvia un moviment, només cal reiterar el text a les notes. No cal indicar a l'acta que la proposta ha estat modificada tret que hi hagi hagut controvèrsia sobre l'esmena que ha donat lloc a un llarg debat.

5. 
   

   
   Escolteu la presentació dels informes i demaneu còpies. Sempre que un informe, un butlletí o un document similar es llegeixi en veu alta, registre el nom de l'informe i el nom de la persona que el llegeixi o el nom del subcomitè que l'hagi escrit. Si hi ha un moviment adjunt, guardeu-lo com ho faríeu per a qualsevol altre moviment.
   • Tot i això, el millor és obtenir una còpia del document al final de la reunió. Presenteu una nota al conferenciant o a la cadira per obtenir aquesta còpia. Després, adjuntareu una còpia de cada informe al minut després de la seva redacció.
   • Si la còpia no està disponible, noteu on es conserva el document original. És possible que hàgiu de sol·licitar aquesta informació després de la reunió.
   • Si un participant fa un informe oral en lloc de llegir un document, escriu un resum de la seva declaració. No entreu en detalls i no reproduïu les paraules del locutor.

6. 
   

   
   Tingueu en compte les accions realitzades o assignades. Això inclou el programa verificació la implementació de les decisions de la reunió anterior i la posada en pràctica de les noves accions. Algú s’ha encarregat d’escriure una carta? Anoteu els noms de les persones implicades i les accions que se'ls atribueixen.
   • Segons el grau de formalitat de la reunió, moltes d’aquestes accions poden formar part propostes. Per a reunions menys formals, haurà d’estar atent a les decisions que no s’han formulat clarament.
   • Indiqueu breument els motius de la decisió, si n’hi ha.

7. 
   

   
   Registra tots els punts d’ordre i els procediments. Sempre que es produeixi una objecció contra un procediment, tingui en compte tota l’objecció i el principi en què es basa, així com la decisió completa del president.
   • Recordeu incloure referències al codi de procediment, tant si apliqueu els estatuts com el protocol de l'organització.

8. 
   

   
   Saber quan s’ha d’escriure resums de debats. Només caldrà fer-ho prèvia sol·licitud clarament indicada. Oficialment, un informe reflecteix el que ha estat fet i no el que ha estat dit . Tanmateix, heu de considerar els requisits únics de la vostra organització.
   • En prendre les seves notes, procureu ser objectius, siguin quines siguin les circumstàncies. Escriu punts concrets i no sentiments. Minimitzar l’ús d’adjectius i adverbis. El vostre objectiu és escriure un document sec, de fet i de vegades sense gust!
   • El resum de les discussions no ha de ser nominatiu. Eviteu esmentar els noms dels ponents als debats. Això és especialment important quan, durant un debat acalorat, un orador sense escrúpols pot ofendre la sensibilitat d’alguns.

9. 
   

   
   Tanca al final de la reunió. Tingueu en compte l’hora en què s’ajorna la reunió. Recordeu recollir totes les còpies d’informes o recordar a les persones que us l’envien.
   • Revisa les teves notes per assegurar-te que tot queda clar i no has oblidat res. Aquest és el moment de fer les vostres preguntes abans que els participants marxin.

3 part. Redacció de l'acta

1. 
   

   
   Comença a escriure tan aviat com sigui possible. El millor és descriure els minuts immediatament posteriors a la reunió, sempre que els esdeveniments siguin frescos a la vostra memòria.

2. 
   

   
   Utilitzeu un ordinador per escriure les notes de la reunió. Potser ja ho heu fet, si heu pres les notes en un ordinador portàtil durant la sessió. Desa les notes i inicia un document nou. Podeu comparar-los amb els minuts situant-los al costat de l'altre.

3. 
   

   
   Presenteu les notes clarament en paràgrafs. Tota nova moció, nova decisió o punt de comanda han de ser tractades en un paràgraf independent. Durant l'operació, comproveu que:
   • heu respectat les regles d’ortografia i gramàtica, fins i tot si feu servir un corrector d’ortografia si cal,
   • heu utilitzat el mateix temps en tot el e, ja sigui el passat o el present, però sense canviar mai de temps en un altre en el mateix document,
   • ets objectiu, és a dir, la teva opinió no hauria d'aparèixer mai en l'acta, ja que intenta crear un document objectiu destinat a tothom,
   • heu utilitzat un vocabulari senzill i precís i heu substituït termes vagos amb paraules adequades, evitant l'ús d'expressions florals,
   • només heu esmentat accions realitzades, no debats, tret que se us demanés que els enregistrés, perquè us heu de centrar en el que era fet i no sobre el que ha estat dit,
   • heu numerat les pàgines per obtenir més claredat.

4. 
   

   
   Distribuïu una còpia de l'esborrany de l'acta als membres. Envia una còpia a cada membre mitjançant la informació de contacte del full de temps. Si no disposeu de la informació de contacte, el facilitador de la reunió us ha de comunicar.

5. 
   

   
   Tenir aprovat l’acta de la reunió. Se us demana que la llegiu en veu alta a la propera reunió i la sotmetin a aprovació. Si s’adopta la moció, tingueu en compte que s’ha adoptat l’acta.
   • Si l'informe es modifica abans d'aprovar-se, feu els canvis i anoteu al final del document que s'ha modificat sense descriure els canvis realitzats.
   • Si es fa una proposta d'esmena després de l'aprovació de l'acta, indiqueu el contingut exacte de la proposta i la decisió sobre la seva adopció o rebuig.

4a part Utilitzant plantilles d'actes de reunions

1. 
   

   
   Visiteu un lloc que ofereix mostres de minuts de reunions. Aquestes plantilles us estalviaran temps i evitaran errors.

2. 
   

   
   Aprofiteu el temps per revisar els vostres llocs. Utilitzeu les possibilitats que ofereix cadascú per trobar el model que més us convingui.
   • Si necessiteu un tipus particular de model, per exemple un model actual o estàndard, feu la vostra investigació i descarregueu el model escollit fent clic al botó "descarregar" o al botó "utilitzeu una plantilla". Assegureu-vos de guardar-lo en un lloc fàcil de trobar per no perdre-ho.

3. 
   

   
   Accediu al fitxer. Ara que heu acabat de descarregar, descomprimeix el fitxer i obriu-lo a "Microsoft Word" o "Excel". Utilitzeu la versió més recent de "Microsoft Word" per a la facilitat i la qualitat. Mantenir el programari actualitzat us facilitarà les coses mentre us permetrà utilitzar noves funcions.

4. 
   

   
   Afegiu el logotip de la vostra empresa i el símbol de drets d'autor a la capçalera. Elimineu el logotip de l'exemple de la plantilla i assegureu-vos de llegir els termes d'ús del lloc de descàrrega. No voleu trobar-vos davant de problemes legals, oi?

5. 
   

   
   Canvieu el títol. A l’àrea del títol, ressalteu les paraules "títol de la reunió" i introduïu el títol real de les vostres actes.

6. 
   

   
   Canvieu la presentació del document (opcional). Per fer el vostre model més atractiu, podeu canviar els colors o triar un altre tema. És senzill: busqueu la pestanya "disseny" i feu clic a la secció "colors i temes". D’aquesta manera, podeu canviar l’aspecte del vostre model i fins i tot triar colors que s’ajusten al logotip de la vostra empresa.

7. 
   

   
   Introduïu els subtítols de les seccions. Haureu d’omplir diversos camps que podeu omplir. És possible que necessiteu més camps o preferiu canviar l'e. Personalitza-les segons les teves necessitats.

8. 
   

   
   Desa la plantilla al portàtil. Així, podeu utilitzar-lo durant la sessió per escriure els vostres minuts. Si continueu utilitzant "Microsoft Office", les coses aniran més ràpid i fàcilment i podreu seguir la reunió amb més organització i precisió que abans. De forma alternativa, podeu imprimir la vostra plantilla per prendre notes escrites a mà, però assegureu-vos que teniu prou espai per escriure la informació necessària.

9. 
   

   
   Revisa el teu model. Enhorabona! El vostre model d’informe ha finalitzat. La vostra productivitat i precisió haurien de millorar exponencialment ara que teniu un model a seguir que us ajudarà a organitzar les vostres idees. Com en qualsevol projecte, reviseu els detalls del vostre model per identificar elements que no són exactes o que hi falten. Tan aviat com estigui tot en ordre, podreu utilitzar-lo en les properes reunions.