Com rebre una trucada

Content

• etapes
• Mètode 1 Respon el telèfon mentre treballes
• Mètode 2 Respon el telèfon en privat
• Mètode 3 Respon a una trucada telefònica des d'un número desconegut

Saber respondre el telèfon és una habilitat important a la vida. En circumstàncies professionals, com ara rebre una trucada empresarial o una trucada d’un empresari potencial, cal un mètode de salutació més formal. Si rebeu una trucada d’un amic, un amant o un membre de la família, tendreu a respondre d’una manera més senzilla i natural. Si rebeu una trucada d’un número desconegut, haureu d’utilitzar una tècnica provada i heu de tenir precaució.

etapes

Mètode 1 Respon el telèfon mentre treballes

1. 
   

   
   Sigui professional. Quan rebeu una trucada al servei, no sempre podeu saber qui es troba a l’altre extrem de la línia. Respondre professionalment us ajudarà a iniciar la conversa.
   • Quan dubtis, només digues "hola, és Carl per telèfon".
   • Tot i que saps qui és la persona que truca, pot ser que el teu cap truqui des del telèfon d’un dels teus col·legues! Responent dient "sí, què? Em donarà una impressió negativa o excessivament despistada sobre vostè.

2. 
   

   
   Centra’t en la conversa. Mostra’t absolutament present. Atureu tota la feina i preneu un breu moment per preparar-vos.
   • Expressa a la cara, l’expressió que vols projectar abans de l’aterratge. Això fa la diferència: tant si somriu, frullat o plorant, el seu interlocutor el sentirà pel to de la teva veu.
   • Eviteu navegar per Internet o distreu-vos durant la trucada. Si no hi és present, l’interlocutor podrà sentir-ho.

3. 
   

   
   
   
   Presenteu-vos sempre. En el negoci, és convenient respondre a una trucada telefònica dient el vostre nom i el de la vostra empresa: "Hola, gràcies per trucar a l'empresa XYZ. Jo sóc Carl. Què puc fer per tu? "
   • Si es tracta d’una trucada interna i la coneixeu, podeu respondre posant el nom del vostre departament i el vostre nom: "Hola, esteu al departament WebDev, Carl per telèfon. Què puc fer per tu avui? D’aquesta manera, el vostre interlocutor sabrà que s’ha adreçat a la persona adequada i que esteu preparat per ajudar-lo. Parlar amb un to amable i amè farà que la conversa sigui més agradable per a cadascun de vosaltres.
   • En la majoria dels serveis, hi ha regles per rebre trucades que tots els empleats han de seguir. Mostra sempre sinceritat, fins i tot si es veu obligat a seguir les instruccions estúpidament, perquè el client podrà distingir si realment està entusiasta o si només està llegint les instruccions: "Benvingut a la línia telefònica de Bona hamburguesa, la casa de la bona pastisseria! Em sonarà ridícul si no ho dius amb convicció.

4. 
   

   
   
   
   Respon amb prou adequació. Mostra’t pacient, respectuós i convincent. Feu tot el possible per fer-vos útils. Intenta no parlar de manera excessivament casual fins que no sàpigues qui està a la línia.
   • Si l’altra persona no es presenta, digueu: "Puc saber qui hi ha al telèfon? És important saber qui truca per si necessita tornar a contactar amb ell o transferir-lo a una altra línia. Aquesta actitud també permet que la persona senti que està sent tractada personalment i, per extensió, que sigui especial. És important crear relacions professionals positives amb persones que us truquen més d’una vegada.
   • Proveu de no ser grollera, encara que us sentiu frustrats. Recordeu que a les empreses, les vostres paraules i accions reflecteixen directament la imatge del vostre negoci. Si feu una mala imatge del vostre negoci, fareu malbé el negoci i els vostres responsables no l'acceptaran.

5. 
   

   
   Prepareu-vos per rebre’n un. Si algú truca per parlar amb el vostre director o col·lega, però sou l’única persona disponible per rebre aquesta persona en aquest moment, pregunteu educadament qui és al telèfon i demaneu-los que diguin què demanen. Escolteu atentament i escriviu la màxima informació possible:
   • Si la persona que intenta arribar no està disponible, digueu-li: "Ho sento, però el senyor O'Halloran no està disponible en aquest moment. Li agradaria deixar-ne un? "
   • Assegureu-vos de registrar el nom, el número de telèfon i l’assumpte de la trucada. Valoreu la urgència de la trucada: sentiu que la persona que truca necessita assistència en les dues hores següents o només en una setmana? Si es tracta d’una trucada d’urgència, caldrà resoldre el problema el més ràpidament i eficaçment possible, així que assegureu-vos de procedir el més aviat possible.

6. 
   

   
   Aneu amb compte amb les trucades que tenen com a objectiu recopilar informació. Si no reconeixeu qui truca i demaneu informació sobre vosaltres o altres, tingueu cura de no donar massa informació sobre el funcionament intern del vostre negoci.
   • Tot i que l’interlocutor doni el seu nom i el nom de la seva empresa, heu d’anar amb compte si no es tracta d’un contacte de confiança. Si teniu dubtes, poseu la trucada en suspens durant un minut i demaneu-li consell a un company: "Hem treballat amb una persona anomenada Dave Neal abans? Fa moltes preguntes sobre els nostres procediments i la nostra capacitat i vull assegurar-me que puc confiar en ell ".
   • En el negoci, heu de dir: "Ho sento, senyor o senyora. Segons la norma de l’empresa, no estic autoritzat a donar aquesta informació. Puc saber quin és el propòsit amb el qual busqueu aquesta informació? A continuació, traieu l’anàlisi.

Mètode 2 Respon el telèfon en privat

1. 
   

   
   Saluda a qui truqui. Si sabeu qui truca, tenint en compte la seva identitat i experiència, saludeu-lo com faríeu si estiguéssiu davant seu. Si no coneixeu la persona que truca, respon més formalment i espereu que digui el tema de la seva trucada.
   • Com a salutació estàndard i reconeguda internacionalment: dir "allo? Respon amb una petita inflexió al final de la salutació, com si fes una pregunta. El terme "allo? Portarà l'interlocutor a respondre i, en la majoria dels casos, continuarà explicant-vos quin és el propòsit de la seva trucada.
   • Si el trucador és amic, saludeu-lo casualment: "hola, Tom! Com estàs? "
   • Si la persona que truca és un gestor, un conegut o un potencial empresari, saluda'ls de manera més formal però familiar: "Bona nit, senyor Lynch, com estàs?" "
   • Si no coneixes la persona que truca, limita't a un simple "allo?" "

2. 
   

   
   Després de dir "hola? ", Espera la resposta de l'interlocutor. Aquesta manera d’iniciar la conversa anima el vostre interlocutor a presentar-se. Mireu l’exemple següent. El que cal dir es nota a greix i què ha de dir l'interlocutor cursiva :
   • Hola?
   • Hola, Carl, és Tom.
   • Oh, hola, Tom! Què hi ha de nou?
   • Només truco per veure si estareu disponibles més endavant. Vaig pensar que et suggeriria anar a veure la nova pel·lícula de Star Wars.
   • Sí, estic pendent de veure la pel·lícula Star Wars!

3. 
   

   
   Personalitzeu la vostra salutació. Un cop hàgiu guanyat més experiència en respondre trucades telefòniques, podeu començar a crear els vostres propis patrons de felicitació i frases específiques que podeu utilitzar una i altra vegada.
   • Recordeu identificar-vos a través de la vostra salutació: "hola, és Carl" o "Carl per telèfon".
   • Penseu a experimentar amb variacions familiars de la salutació "hola? "Hola" o "hola" o "cucut, què passa?" O "hola, com estàs?" Aquestes salutacions familiars són més adequades entre amics i coneixements no professionals.

4. 
   

   
   Dissenyar una vocal pels moments en què estareu fora. Qualsevol que sigui dels vostres amics, pares o empresaris pot aparèixer al vostre contestador, de manera que assegureu-vos que la vostra veu sigui educada i concisa. Eviteu que no faci broma ni que faci broma, tret que estiguis del tot segur que només trucaran els vostres amics.
   • Digueu: "sou al contestador automàtic de Carl. Ho sento, no et pot respondre ara mateix. Deixeu-ne un i us respondré el més aviat possible.
   • Penseu a dissenyar una família vocal en cas que utilitzeu un telèfon familiar. Digues: "Hola, aquesta és la família Rogers. Sentim que no us podem respondre en aquest moment, però deixeu-ne un i us trucarem de seguida el més aviat possible. Feu gravacions divertides de les veus de tots els membres de la família. Intenteu que tota la família parli en cor o que cada membre de la família digui part de la família.
   • Recordeu-vos de demanar directament la informació de la persona que truca, en lloc de demanar-li que deixi un: "Si us plau, deixeu el vostre nom, el vostre número de telèfon i l’assumpte de la vostra trucada i us trucaré el més aviat possible. " L’aplicació d’aquest enfocament més específic pot semblar més adequat per a un número de telèfon al qual espereu rebre moltes trucades comercials.

Mètode 3 Respon a una trucada telefònica des d'un número desconegut

1. 
   

   
   Penseu en la persona que us pot trucar. Si espereu una trucada d'algú (un nou conegut, una organització o un potencial empresari), respongui el telèfon tenint-ho en compte. Calibreu-vos per saber si aquesta situació requereix una salutació una mica més formal o una mica menys formal, però no deixeu de ser formal, perquè mai no ho sabeu.
   • Respon amb educació i de manera menys formal, en aquest cas. Un simple "allo? Seria adequat. No cal que informeu immediatament. Si la persona que us truca coneix o veu el vostre nom en una targeta, preguntarà: "Puc parlar amb Carl? "
   • Si la trucada apareix com a com desconegut o emmascarat, no us sentiu obligats a respondre. Respon, si ho desitja, o simplement espera per veure si la persona que truca deixarà una veu. Sempre podeu trucar-la de nou, en cas que sigui una trucada important.

2. 
   

   
   Aneu amb compte amb les bromes. Si responeu la trucada i veieu que és realment una trucada ridícula o agressiva, pot ser una broma. Algunes bromes són vulgars i òbvies, mentre que d’altres intentaran enganyar-vos a pensar que es tracta d’una trucada legítimament important. Tracteu els bromes com ho faríeu amb els matons: si us quedeu en línia i jugueu el joc, us animarà. Tot i això, encara seria útil romandre en línia i jugar al joc, en cas que us doni una idea de qui truca. Alguns telèfons nord-americans ofereixen un servei de detecció de trucades: si marques * 69 després de penjar-se, un servei de trucada automàtica et donarà tota la informació pública sobre el darrer número que et va trucar.

3. 
   

   
   Aneu amb compte amb els teleoperadors. Si responeu a una trucada telefònica d’un número desconegut i la persona de l’altre extrem comença a fer-vos preguntes sobre vosaltres, pot ser que busqui una manera de desconnectar del telèfon. diners
   • Els telemarketers truquen cada dia desenes de persones i a la majoria d’aquestes persones no els interessa el que venen. No us fa vergonya dir, "gràcies per trucar, però no m'interessa. Us desitjo un bon dia! Aleshores, podeu penjar per no perdre el temps ni el seu.
   • Si no voleu rebre més trucades d’aquesta empresa en concret, demaneu al televisor que inclogui el vostre número a la "llista negra". La majoria de les empreses tendiran a complir la vostra sol·licitud i deixaran de preocupar-vos.
   • Si us interessa el que ofereix el televisor, podeu romandre en línia i escoltar-lo. Recordeu-vos, mentre més estigueu en línia, més voleu vendre productes!
   • Si us demanen informació sobre vosaltres o algú de la vostra família, pregunteu-los sobre el seu nom i el seu nom abans de dir-los res. L’últim que heu de fer és proporcionar massa informació als teleoperadors. Si sospiten o no volen dir qui són, recordeu que no heu de seguir parlant amb ells.