Com escriure una confirmació de la carta d’ocupació

Content

• etapes
• Primera part Preparació per escriure la carta
• 2a part Escriptura de la confirmació de la carta d’ocupació

Una carta de confirmació d’ocupació és un document oficial que l’empresari envia sovint a una altra institució per validar l’historial laboral de l’empleat. En general, aquesta correspondència es requereix quan una persona sol·licita un préstec, intenta llogar una propietat o sol·licita una nova posició. Aquesta carta també és necessària per verificar l’historial de treballs. Quan escriviu una carta de confirmació d’ocupació, heu de presentar-vos, proporcionar informació precisa sobre els deures de l’empleat i confirmar l’ocupació. No oblideu utilitzar la capçalera oficial, assegureu-vos de proporcionar les vostres dades de contacte i signar la carta. Us convidem a continuar llegint per familiaritzar-vos amb com escriure una confirmació completa i exacta de la carta d’ocupació.

etapes

Primera part Preparació per escriure la carta

1. 
   

   
   Determineu per què voleu escriure una confirmació de la carta d’ocupació. El vostre contingut i estil poden variar segons el destinatari de la carta. Si es tracta d’una institució financera, és millor adoptar un estil formal. Probablement haureu d’incloure informació financera, com ara sous, comissions, augments i bonificacions. D'altra banda, si la carta es refereix a un empleat que sol·licita una nova feina, podeu escriure-la amb un estil amable i ometre la informació financera.
   • Entenent l’objectiu i l’abast de la carta, podreu escriure un document que satisfaci precisament les necessitats del destinatari.

2. 
   

   
   
   
   Identifica la millor persona per escriure la carta. Generalment, aquesta carta és escrita per l'empresari en nom de l'empleat. En aquest cas, és l’empleat qui us demana que, en la vostra condició d’empresari, li emeti un certificat de treball amb un propòsit concret. D'altra banda, també és possible que un empleat descrigui la carta en si. En aquesta situació, l’empleat escriu la carta i després demana a l’empresari que la signi. Aquest pot modificar-lo si cal. Però, en general, correspon a l'empresari escriure la carta en nom de l'empleat i no al revés.
   • Si escriviu aquesta carta a un dels vostres empleats, podeu personalitzar-la segons els vostres estàndards i controlar-ne el contingut. A més, la carta tindrà més pes perquè sou l’autor, com a empresari. Tot i això, ha arribat el moment de completar aquesta tasca. Com a empresari, probablement tindreu un horari ocupat. D'altra banda, escriure aquestes cartes pot ser tediós. Tot i això, s’ha de reconèixer que generalment la confirmació de les cartes d’ocupació és curta. Com a resultat, l'escriptura no trigarà molt, sobretot si abans heu escrit aquestes cartes.
   • Si escriviu la vostra pròpia carta com a empleat, escollireu més fàcilment la informació que la revelaràs al destinatari. A més, no haurà de comunicar-li al vostre empresari les vostres idees sobre aquest problema. D'altra banda, escriure la seva pròpia carta pot alliberar-lo de qualsevol pressió en relació amb els terminis per preparar la carta. Dit d’una altra manera, el vostre cap estarà content perquè no us escriurà la carta. Tot i això, encara haurà de signar-lo i pot ser que es mostri reticent a fer-ho, tenint en compte el que heu escrit. Si és així, probablement haureu de reescriure la carta i perdre el temps o aconseguir que l’empresari l’escrigui per a vosaltres.

3. 
   

   
   
   
   Reuneix la informació necessària. Quan coneixeu el destinatari, haureu de reunir els elements necessaris per escriure la carta íntegrament.
   • Si sou l'empresari, considereu una entrevista amb l'empleat per determinar el contingut de la carta. En particular, haureu d’especificar la informació del destinatari, l’objectiu de la carta, els punts a incloure i la data d’enviament.
   • Si sou l’empleat i heu d’escriure la carta vosaltres mateixos, tindreu tota la informació necessària, fins i tot si haureu de discutir-la primer amb el vostre empresari per saber què espera d’aquesta carta. Això us ajudarà a escriure una carta que compleixi els requisits del vostre empresari i no causarà cap problema a l’hora de signar.

2a part Escriptura de la confirmació de la carta d’ocupació

1. 
   

   
   Utilitzeu una carta de carta de l'empresa. Per tal de descriure la vostra carta, porteu sempre un document amb el cap oficial de l'empresa. Si sou el patró, proveu d'aplicar aquesta regla automàticament. Si sou un empleat, heu de demanar al vostre cap que utilitzi una carta de capçalera de l’empresa. Una carta escrita en un paper serà més formal i animarà el destinatari a confiar en el contingut.
   • Si no teniu capçalera de carta, en podeu crear amb un equip. Lute ha d’incloure el nom de l’empresa, l’adreça, el número de telèfon i l’adreça de correu electrònic. També ha de contenir informació sobre l’autor de la carta, la seva funció i la data en què es va escriure la carta.

2. 
   

   
   Especifiqueu introduint l'adreça del destinatari. Si coneixeu el nom, envieu-li la carta directament. Si no, indiqueu l’adreça de l’empresa tot esmentant l’objectiu de la carta.
   • Per exemple, si coneixeu l'adreça i el nom del destinatari, introduïu-los a la capçalera. A continuació, continueu amb un formulari de trucada tan "car".
   • Si no coneixeu el nom del destinatari, envieu la carta a un dels departaments de l'empresa, indicant l'objecte en una línia. Per exemple, si esteu entrant en una institució financera per obtenir un préstec per als empleats, podeu enviar la carta a la sucursal local d'aquesta institució. Podeu indicar el propòsit de la carta amb una frase com ara "confirmació de la carta d'ocupació amb l'objectiu d'obtenir un préstec".

3. 
   

   
   Presenta't. Dediqueu el primer paràgraf de la vostra carta per explicar qui sou i quin és l’objectiu de la carta. Heu d’indicar la vostra posició, la vostra antiguitat a l’empresa i la durada de la vostra relació amb l’empleat. Fins i tot si sou l’empleat, escriureu la carta des del punt de vista del vostre empresari, ja que és ell qui la signarà.
   • Per exemple, podríeu escriure: "Em dic Robert Martin i sóc el director de vendes i màrqueting de ABC. Treballo en aquesta empresa des de fa 12 anys. Conec l’empleat des de fa set anys i sóc el seu directiu de línia directa durant tres anys.

4. 
   

   
   Confirmeu l’ocupació de l’interessat. A la secció següent es resumeix la funció de l’empleat dins l’empresa. Indicareu en concret les dates del torn de l’empleat en les diferents funcions que exerceix, el seu títol actual a l’empresa, si forma part del personal temporal o permanent i continua exercint. En aquest paràgraf s'inclourà la informació financera de l'empleat, si cal.
   • Aquí teniu un exemple del que podeu escriure. "Confirmem que l'empleat ha estat amb ABC Company durant set anys, a partir del 7 de setembre del 2003. Ha estat assistent de vendes permanent des del 7 de gener de 2011."
   • Aquí hi ha un altre exemple. "Certifiquem que l'empleat va treballar a ABC Company durant set anys, des del 7 de setembre del 2003 fins al 7 de gener del 2011. Durant aquest temps va ocupar el càrrec de subdirector de vendes a temps complet. i rebia un salari anual de 65.000 €. "

5. 
   

   
   Resumeix les tasques de l’interessat. En aquest paràgraf es descriuen els deures de l’empleat dins l’empresa. Aquesta informació us serà de gran ajuda si escriviu una carta sobre algú que sol·liciti una altra feina. Tot i que una carta de confirmació d'ocupació és diferent de la de recomanació, sempre és bo incloure apreciacions favorables al tema. Això millora la vostra reputació d’empresari i ajudarà al vostre empleat a trobar una nova feina, propietat o préstec.
   • Aquí teniu un exemple d’aquest paràgraf. "A ABC Company, l'empleat inicialment era el responsable de la venda de radiadors a Provença. Va ocupar un càrrec directiu i va ser responsable d’un equip de set a nou persones. Entre les seves responsabilitats incloïa assegurar la satisfacció del client, processar les seves reclamacions i informar trimestralment a la seu de l'empresa sobre les tendències de vendes de la seva regió. "

6. 
   

   
   No comuniqueu informació sensible o il·legal sobre l’empleat. La majoria de països tenen lleis sobre la naturalesa de la informació que una empresa pot divulgar sobre els seus empleats a un possible empresari. Algunes regulacions permeten proporcionar informació sobre un empleat només amb el seu consentiment. Altres no ofereixen pràcticament cap oportunitat a un empresari de divulgar res sobre els seus empleats, sempre que siguin honestos i de bona fe. Abans de divulgar informació confidencial, reviseu les lleis del vostre país en aquest sentit. Per obtenir més mostres, visiteu aquest lloc web.
   • Per exemple, a Alaska (EUA), un empresari pot proporcionar informació sobre el rendiment laboral. No serà responsable fins que divulgui, conscientment o intencionadament, informació o informació falsa o enganyosa que incompleixi els drets civils de l'empleat.
   • Un altre exemple el dóna l’estat de Connecticut, on l’empresari té la possibilitat de revelar qualsevol informació veraç.

7. 
   

   
   Dóna les teves dades al destinatari. L’últim paràgraf de la vostra carta ha de contenir informació sobre les dades de contacte de l’empresari. Cal incloure aquesta informació per permetre que el destinatari es posi en contacte amb vosaltres en cas de necessitat. Assegureu-vos d’especificar que el destinatari pot fer-ho.
   • Aquí teniu un exemple. "Si teniu cap pregunta o voleu obtenir més informació, no dubteu en trucar-me al (555) 555-5555 o escriure a la següent adreça de correu electrònic: [email protected]. "

8. 
   

   
   Signa la carta i envia-la. Un cop finalitzada la vostra carta, l’heu de tancar i signar. Podeu entregar-lo directament a l’interessat o enviar-lo al destinatari.
   • Acaba la seva carta amb cortesia, per exemple, "Us prego que adore, senyora, el meu millor respecte".
   • Sempre signi la vostra carta amb la vostra signatura oficial i la vostra posició dins l’empresa.
   • Assegureu-vos de fer les comprovacions adequades i de segellar els segells oficials segons les normes que la vostra empresa aplica per a aquest tipus de cartes.