Com redactar un informe d’activitats

Content

• etapes
• Mètode 1 Incloure la informació necessària
• Mètode 2 Formata l'informe
• Mètode 3 Tracta la presentació de l’informe

Pot ser molt difícil redactar un informe de progrés. Tot i això, aquest exercici us ofereix una excel·lent oportunitat per comunicar-vos amb els vostres superiors. Anoteu la informació més important al començament de l'informe. També haureu de proporcionar detalls sobre el pressupost i el calendari del projecte i, a continuació, descriure els èxits i els reptes. Sigueu breus i precisos en la vostra redacció. Certament, el vostre gestor agrairà un informe ben estructurat, concis però informatiu.

etapes

Mètode 1 Incloure la informació necessària

1. 
   

   
   Recolliu dades de pressupost i planificació. En la majoria de projectes, un informe de progrés tracta 2 qüestions importants, concretament el pressupost i el programa. El vostre gestor vol que el projecte estigui completat a temps i, si és possible, dins del pressupost assignat.
   • La informació probablement serà exhaustiva. Haureu de determinar i incloure els detalls que permetin la realització del projecte. Per exemple, si l'objectiu és produir 1.000 samarretes i si el pressupost és de 500 €, caldrà identificar els materials necessaris per a la producció i especificar si ja estan a la mà o si han de ser ordenada.

2. 
   

   
   
   
   Desglossem els objectius principals en passos menors. Aquest enfocament, que consisteix a reduir tasques importants a llocs de treball més petits, us ajudarà a avaluar més fàcilment els avenços aconseguits per assolir aquests objectius. Comenceu indicant els terminis que ja s’han establert i, a continuació, intenteu definir una línia de temps adequada a la consecució dels objectius proposats.
   • Per exemple, si heu de produir 1.000 samarretes en un període de 4 mesos, podeu dividir aquesta feina per produir 250 samarretes mensuals. Si el vostre equip va produir 300 samarretes durant el primer mes, podreu escriure que esteu previst abans.

3. 
   

   
   Enumereu els assoliments. L’objectiu d’un informe de progrés és permetre a la direcció conèixer de forma ràpida el que ha funcionat bé i el que s’ha estancat. Situeu els èxits al començament i dediqueu-vos als passos importants. Inclou el màxim de detalls possible.
   • Si treballes en equip, parleu amb els vostres companys sobre els aspectes positius del projecte. Indiqueu al vostre informe el màxim nombre de noms possibles.
   • No us conformeu amb generalitats. Sigues específic i inclou números quan correspongui.

4. 
   

   
   
   
   Cerqueu solucions per resoldre problemes. Si identifiqueu dificultats, no intenteu amagar-les. Sigueu sincers amb el vostre cap. Pregunta els problemes i proposa solucions. Feu un esforç per suggerir moltes opcions per triar la que més us convingui.
   • Suposem que el vostre projecte està previst abans, però el pressupost s’ha superat, podeu proposar agilitzar la producció, contractar un altre empleat o augmentar el pressupost.

5. 
   

   
   Identificar els passos importants. Durant la finalització del projecte, les etapes secundàries representen punts de referència importants i s’han de realitzar per tal de mantenir el projecte en marxa. Tenint en compte la situació actual, hauràs de planificar el següent pas important.
   • Per exemple, suposem que la vostra producció va ser de 250 camises en 28 dies. Podeu esperar que les següents 250 carpetes es completin pel mateix nombre de dies des de la data de l'informe de progrés.

6. 
   

   
   Afegiu totes les dades importants del projecte. Incloeu una dimensió humana al vostre informe, introduint membres de l’equip que han realitzat treballs destacats o que han tingut un impacte positiu en el progrés del projecte.
   • Per exemple, podeu escriure que "el projecte està abans del previst, en gran mesura a causa dels esforços de Sally Martin, que va treballar la pròrroga durant 3 dies la setmana passada".

Mètode 2 Formata l'informe

1. 
   

   
   Seguiu un patró si la vostra empresa ho requereix. No oblideu fer la pregunta perquè moltes empreses demanen als seus empleats que escriguin informes de progrés basats en una plantilla preestablerta. Si la vostra empresa aplica aquesta fórmula, la plantilla us ajudarà a organitzar el vostre informe i a incloure la informació sol·licitada.
   • Si no hi ha cap plantilla, el vostre sistema de processament electrònic pot contenir-ne una. També podeu trobar plantilles en línia escrivint les paraules clau següents: "informe de progrés del model". Comproveu que la plantilla que pengeu s'ajusti a les vostres necessitats. Podeu mostrar-lo al vostre cap abans d’utilitzar-lo.

2. 
   

   
   Trieu un títol clar. És important incloure el nom del projecte i la data inclosa en l'informe. Si heu d'escriure diversos informes, tots haurien de ser titolats de la mateixa manera.
   • Per exemple, el títol podria ser "Estat de la comanda Parker a l'agost de 2018". L’informe del proper mes es titularà "Situació de la comanda Parker el setembre del 2018".
   • Abans d’escollir el títol, comproveu que la vostra empresa no tingui instruccions específiques per als títols d’informes de progrés.

3. 
   

   
   Escriu a resum a la primera pàgina. Generalment, els directors estan ocupats i els vostres probablement no tindran temps per llegir el vostre informe complet. Així doncs, un resum li donarà la informació més important i li permetrà tenir una idea precisa sobre el contingut del vostre informe i el progrés del projecte.
   • Aquí teniu un exemple de resum per a un informe sobre la "situació de la comanda de Parker a l'agost de 2018": "La comanda Parker està abans del previst. Tot i això, hem utilitzat el 50% del pressupost assignat per cobrir només el 30% del total de la comanda. Accelerar la producció pot ajudar a reduir costos ".

4. 
   

   
   Divideix l’informe en seccions. La lectura de paràgrafs llargs sovint és força difícil i necessita temps. Per tant, per obtenir més claredat, el millor és utilitzar paràgrafs breus i llistes de punts. D’aquesta manera, la vostra jerarquia pot llegir fàcilment l’informe.
   • Per exemple, el vostre informe pot incloure una secció per assolir els assoliments, una altra per als reptes a abordar i un tercer per a les solucions proposades.

Mètode 3 Tracta la presentació de l’informe

1. 
   

   
   Comença a escriure amb antelació. Determineu quan haureu d’enviar el vostre informe. A continuació, definiu la vostra càrrega de treball perquè tingueu temps per escriure-la. Així, no haureu d’actuar amb pressa i escriure-ho a l’últim minut.
   • Si esteu treballant en un projecte a llarg termini, és millor crear una "plantilla" per als vostres informes de progrés. Aquesta fórmula també ajudarà al vostre gestor, ja que sabrà exactament on trobar la informació que necessita en cada informe.
   • Si hi ha algun número per actualitzar abans d’enviar l’informe, publiqueu recordatoris perquè no us oblideu de fer-ho.

2. 
   

   
   Compliu les expectatives del vostre gestor. N’hi ha prou d’adaptar l’informe per ressaltar els punts que són importants per a ell. Si no teniu dubte sobre el model i les preferències del vostre gestor, demaneu veure els informes de progrés sobre treballs anteriors que han estat validats anteriorment.
   • Per exemple, si el vostre director prefereix una presentació cronològica, considereu començar el vostre informe amb una secció anomenada "el progrés d'aquesta setmana", seguida d'una altra secció sobre "accions a dur a terme".

3. 
   

   
   Optimitzeu el vostre informe. Per fer-ho, heu de tenir en compte el mitjà sobre el qual es transmetrà. Si envieu un fitxer digital, podeu incloure enllaços a llocs web o, fins i tot, imatges i vídeos en moviment, si cal. Però si l'informe és en format paper, no haureu d’adjuntar aquests elements.
   • També es tindrà en compte el mitjà de lectura. Per exemple, si envieu una carpeta digital per correu electrònic, assegureu-vos que tots els elements es puguin reproduir en un dispositiu mòbil.

4. 
   

   
   correcte i editeu el vostre informe. No confieu només en el corrector ortogràfic i gramatical del vostre programari de processament de correu electrònic. Escriviu frases breus i eviti redundàncies innecessàries.
   • Esforça’t per ser concis i directe. Eviteu utilitzar l'argot per no semblar que intenteu amagar les coses o no dominar la pregunta correctament.
   • Llegiu el vostre informe en veu alta. Si ensopegueu amb una frase, vol dir que el vostre escrit no està clar.

5. 
   

   
   Creeu il·lustracions, si cal. Alguns gestors prefereixen haver de conèixer ràpidament el rendiment aconseguit en l’execució d’un projecte. Tot i això, incloure il·lustracions només si se us ha sol·licitat fer-ho o si creieu que milloren la qualitat de l'informe.
   • Per exemple, per demostrar que els costos han estat ben dominats, podeu posar llum verda al pressupost. D'altra banda, si arribeu tard al programa de realització, podeu posar un llum groc a la secció corresponent.