Com organitzar el vostre temps de manera eficaç

Content

• etapes
• 1a part Valoreu la gestió actual del vostre temps
• Part 2 Evitar distraccions
• Part 3 Utilitzant el seu temps de manera eficaç

Tots han escoltat algú queixar-se que no hi ha prou hores al dia per fer tot el que han de fer. Alguns consells bàsics per organitzar i gestionar el vostre temps us poden ajudar a aprofitar al màxim el vostre temps. En aprendre a organitzar el vostre temps de manera eficaç, podreu assolir moltes més coses.

etapes

1a part Valoreu la gestió actual del vostre temps

1. 
   

   
   Observeu les vostres activitats diàries. Mireu què feu cada dia i observeu les diferents maneres de passar el vostre temps. Us sorprendrà veure la quantitat de temps que perdreu el dia en comparar-lo amb el temps que dediqueu a fer el que heu de fer.
   • No oblideu notar les activitats més inútils, per exemple, quan prepareu l’esmorzar, quan feu les tasques domèstiques, quan us dutxeu, etc.

2. 
   

   
   Anoteu totes les vostres activitats en un quadern. Un cop hàgiu observat totes les vostres activitats i hàgiu calculat el temps que dediqueu a realitzar-les, anoteu-lo en un quadern. Poseu tota la informació al mateix quadern, perquè podreu identificar més fàcilment els patrons que es repeteixen i els moments en què perdeu el temps si els veieu tots a la mateixa pàgina.
   • No recordeu res i noteu clarament cada entrada del quadern. No agrupi esdeveniments separats en una entrada, no subestimeu les tasques menors i escriviu els horaris exactes a l’hora de valorar com es desglossa el vostre dia.
   • Pot ser útil agrupar determinades activitats en categories. Per exemple, podreu notar les feines domèstiques blaves, activitats de treball en vermell i aficions en negre. Això us ajudarà a visualitzar millor com dediqueu el vostre temps.

3. 
   

   
   
   
   Avalua el teu temps. Passes una hora sense fer res? Dues hores per decidir on menjar? Vuit hores per navegar per Internet? Cerqueu plantilles que us expliquin com dediqueu el temps i determineu quines activitats es necessiten i quines activitats no es necessiten.
   • Estàs perdent el temps perquè no tens control sobre tu mateix? Poseu les coses massa sovint durant la nit? Accepta massa responsabilitat? Són preguntes que us heu de plantejar mentre avalueu com dediqueu el vostre temps.
   • És possible que s’adoni que dividiu el dia d’una manera que no té sentit. Per exemple, pot ser que no sigui convenient treballar mitja hora abans de passar deu minuts fent coses sense importància abans de tornar a treballar durant mitja hora. Seràs més centrat i productiu si treballes durant una hora i tindràs cura de coses menys importants després.
   • És millor abordar les tasques desglossant-les. Aquest mètode us demana que destineu un temps determinat a una única tasca sense distreure’s.

4. 
   

   
   
   
   Penseu en els ajustaments. Ara que coneixeu exactament el que esteu fent al vostre temps, comenceu a fer ajustaments actius a la vostra programació. Assegureu-vos d’identificar àrees que no podeu reduir. No és perquè alguna cosa porta molt de temps, sinó que es perd el temps.

5. 
   

   
   Cerqueu el que passa. Si dediqueu tres hores al dia a enviar papers de treball, és poc probable que pugueu reduir el temps que dediqueu a aquesta activitat. Tanmateix, si envieu quatre o cinc membres del personal entre llocs de treball, potser podreu reduir el temps que dediqueu a aquesta activitat.

6. 
   

   
   Canvia els teus hàbits. Independentment del problema que tingueu en gestionar el vostre temps, sempre hi ha una solució. Un cop trobada la pèrdua de temps o la forma en què hauríeu de dedicar-lo, haureu de fer un esforç concertat per canviar els vostres hàbits de gestió del temps.
   • Si dediqueu massa temps a fer tasques domèstiques o a preparar-vos per menjar, considereu la possibilitat de contractar una neteja o un cuiner. Per a algunes persones, el seu temps val més que els seus diners.
   • Podeu passar una bona part del vostre dia navegant sense finalitat a Internet. Podeu restringir el vostre accés a determinats llocs o xarxes socials quan més aviat hauríeu de treballar o fer una altra cosa.

Part 2 Evitar distraccions

1. 
   

   
   Identifica les distraccions de la teva vida. Les distraccions constants són la major amenaça per a una bona gestió del temps. Heu d’entendre quines activitats o quines persones solen perdre el temps. Tant si es tracta d’un amic que mai deixa de parlar o d’un plaer culpable que t’allunya de la feina, has de trobar maneres d’evitar tot allò que perdis el temps.
   • Si dediqueu molt de temps a alguna cosa que no produeixi resultats desitjats, és probable que hàgiu d'evitar una distracció a la vostra vida.
   • Si treballes a una oficina, probablement pensaràs en molts dels teus companys com a distraccions. Eviteu les converses innecessàries quan tingueu coses per fer. Tanmateix, no oblideu que la vostra actitud a l’oficina és tan important per al progrés de la vostra carrera com les vostres habilitats de gestió del temps, per la qual cosa no ha d’estar malament.

2. 
   

   
   Eviteu converses llargues per telèfon. Si dediqueu molta estona al telèfon, potser haureu d’ajustar els vostres hàbits de conversa. Sovint, podeu obtenir resultats més ràpids amb converses presencials en lloc de telefòniques, és per això que heu de reduir el temps que dediqueu a penjar la línia.
   • Moltes converses telefòniques, sobretot al principi o al final, inclouen debats innecessaris o innecessaris. Les persones solen desviar-se del tema mentre estan al telèfon, per la qual cosa heu de prestar atenció. A les reunions presencials, us sentiu més obligats a discutir només el tema que us interessi. Això passa perquè no hi ha cap altra distracció quan estigueu davant del vostre trucador.

3. 
   

   
   No dediqueu massa temps a Internet. Moltes persones utilitzen la xarxa com a eina important per realitzar tasques que cal fer. Tot i això, hi ha tants que es dediquen a llegir articles inútils o notícies esportives o a veure imatges d’estrelles, gats o cadells. Manteniu-vos concentrat mentre feu servir Internet. Hi ha programes que podeu instal·lar que bloquegin determinades aplicacions, llocs i dominis per ajudar a reduir les distraccions que ofereix la web.
   • Eviteu Facebook i altres llocs de xarxes socials quan se suposa que us concentreu en una altra cosa.
   • També perdreu molt de temps buscant diversos temes a Google. Potser penseu fer una cerca ràpida sobre un tema únic i abans de conèixer-ho, vau passar tres hores buscant les profunditats de la xarxa.

4. 
   

   
   Feu servir un signe "no molesteu". Probablement coneixeu aquest rètol que es penja a la porta de les habitacions de l’hotel. Pot ser tan eficaç a l’oficina o al lloc de treball. Podeu recollir aquest tipus de rètols recollint el del següent hotel on us allotgeu o imprimint-ne un a casa que podreu penjar a la porta de l’oficina quan sigui necessari. Això us ajudarà a evitar el risc de converses innecessàries que us distreuen del vostre treball.
   • Si treballes a casa, és imprescindible disposar d’un espai dedicat només per a la feina. No treballis a les zones comunes de la casa, ja que la televisió, el telèfon o la consola de videojocs et poden distreure fàcilment de la feina.

5. 
   

   
   Preneu-vos temps per a les inevitables distraccions. Hi ha algunes distraccions que la gent no pot evitar. De vegades és el teu cap qui t’acosta per parlar de coses i d’altres o un membre més gran de la teva família que necessita ajuda amb coses senzilles. Siguin quines siguin aquestes distraccions inevitables, si us prepareu amb antelació, no interferiran amb el temps que necessiteu per a altres projectes o activitats que necessiteu per realitzar.

Part 3 Utilitzant el seu temps de manera eficaç

1. 
   

   
   Escriu-ho tot. No confieu en la vostra memòria per completar les tasques que heu de realitzar. Anoteu tot el que heu de fer en un sol lloc i disposeu-vos a consultar aquesta llista sovint per assolir els vostres objectius.
   • Encara que la tasca en qüestió us sembli menor o secundària, noteu-la. El calendari s'ha d'omplir amb petits comentaris, com ara "trucar a John", "buscar marges de benefici" o "enviar-ne un al cap".
   • Mantingueu un bloc de notes constantment per anotar les tasques que apareixen. Creus que recordaràs escriure-les després, però no ho faràs.

2. 
   

   
   Utilitzeu un calendari. Si afegiu un calendari senzill a les vostres eines que us ajudin a organitzar-vos, podeu organitzar el vostre temps de manera més eficient. Escriviu nous terminis, deures o reunions quan s’ajusten a la vostra programació. Aprofiteu cada matí per llegir de nou el vostre calendari per saber què passarà.

3. 
   

   
   Eviteu la sobreocupació. Organitzeu la vostra programació per evitar tenir massa coses per fer o ser responsable de massa projectes alhora. Comproveu el calendari abans d’acceptar qualsevol cosa per assegurar-vos que disposeu de temps. Això us ajudarà a mantenir-vos organitzat i a fer una ullada regular al vostre calendari.

4. 
   

   
   Eliminar les distraccions. Organitzeu el temps de manera productiva eliminant elements que podrien ser distraccions o fer que perdreu de vista el vostre objectiu o arribeu tard. Manteniu els televisors i les consoles de jocs fora de la sala on estudieu o pagueu les factures per centrar-vos només en les tasques que cal fer primer i mantenir els passatemps per després.

5. 
   

   
   Organitza les teves tasques. Gestioneu el vostre temps de manera eficient organitzant-vos primer per fer algunes tasques importants o urgents. Anoteu-lo al vostre calendari ressaltant-lo amb un marcador de color especial o col·locant un adhesiu. Primer tingueu cura d’aquestes activitats urgents per donar-vos prou temps per acabar-les, i després treballeu en activitats menys urgents un cop finalitzeu les primeres.
   • No dubteu en canviar de tant en tant les vostres prioritats. Hi ha coses que poden aparèixer a l’últim moment i que exigeixen ràpidament la vostra atenció. Haureu de deixar de fer allò que esteu fent i, de vegades, refocalitzar l’energia i el temps en una activitat d’última hora. Simplement assegureu-vos que no passa massa sovint.
   • Si t’adones que estàs reorganitzant constantment les prioritats durant el dia, alguna cosa no funciona. Tot i que heu d’esperar ajustaments menors en l’ús del temps, si heu de fer canvis constants, pot ser que no heu organitzat adequadament les vostres activitats des del primer moment.

6. 
   

   
   Sigui realista. Doneu-vos un temps realista per completar cadascuna de les vostres tasques. Si creieu que una activitat trigarà mitja hora a una hora a completar-se, doneu-vos una hora. Mantenint-se realista sobre el temps que durarà una activitat, eviteu que se us sobrecarregui o s’endarrereixi.
   • La prevenció sempre és millor que curar-vos i donar-vos més temps del que necessiteu. Si finalitzeu la tasca anteriorment, podeu passar a la tasca següent, que no hauria d’afectar la vostra productivitat.

7. 
   

   
   Organitzar les activitats bàsiques. No oblideu comptar el temps que necessiteu per realitzar activitats bàsiques com ara menjars o dutxes. Això us pot semblar natural, però és important prendre el temps per fer-les entre les altres activitats per assegurar-vos que no les oblideu o que no arribeu tard.

8. 
   

   
   Utilitzeu un sistema de recordatoris. Configureu un sistema de recordatoris senzill a més de la vostra programació per ajudar-vos a recordar tasques i terminis importants. Feu servir publicacions posteriors o alertes al vostre telèfon en determinades hores del dia per recordar fer alguna cosa o planificar una activitat. Aquest sistema us ajudarà a no oblidar res.
   • Eviteu confiar en els altres per recordar què heu de fer. Probablement t’oblidaran de tu com t’oblidaries.
   • Si teniu alguna cosa molt important a fer, organitzeu molts recordatoris. Podeu ignorar un post-it o una alerta al telèfon.

9. 
   

   
   Demana ajuda. Sol·liciteu a algú que us ajudi o delegue tasques més senzilles si cal. Us ajudareu a gestionar la vostra programació si teniu orgull de vosaltres mateixos i demaneu a algú que faci tasques senzilles, com ajudar a les tasques domèstiques o preparar el sopar quan esteu ocupats.
   • Assegureu-vos de delegar les vostres responsabilitats en persones qualificades. No n’hi ha prou d’acabar la tasca en qüestió, també la voleu fer bé.
   • No prengueu l’hàbit de demanar constantment ajuda als vostres companys. Això indica que no sabeu gestionar el vostre temps. Seràs mandrós i desmotivat.

10. 
    

    
    Avaluar la seva productivitat. De tant en tant, cal fer un pas enrere i analitzar el que heu aconseguit, la qualitat del vostre rendiment i el temps que us va portar. En prendre consciència d’aquests aspectes del vostre treball i de la vostra vida, podreu fer canvis en el vostre horari i els vostres hàbits diaris, cosa que podria produir resultats sorprenentment efectius.

11. 
    

    
    Recompensar. Si treballeu de valent o en excés, arribareu a una fase d’esgotament i us serà difícil concentrar-vos fins i tot en les tasques més senzilles. Aleshores, heu de dedicar un moment de tant en tant per celebrar el que heu aconseguit i recompensar-vos fent un que realment estimeu.
    • Assegureu-vos que passeu el vostre temps lliure divertint-vos. Apagueu el telèfon i no respongueu les vostres preguntes. Si barregeu feina i plaer, no us divertireu i acumulareu fatiga.
    • Si treballa dilluns o divendres, descansa el cap de setmana. Si acabeu de treballar tres mesos sense descans en el mateix projecte, preneu-vos unes vacances un cop acabades.