Com gestionar els rebuts

Content

• etapes
• 1a part Definició de pràctiques de crèdit
• 2a part Clients de factura
• 3ª part. Seguiment dels comptes a cobrar
• 4a part Aplicar els mètodes de comptabilitat a cobrar per comptes

En aquest article: Definició de pràctiques de crèditProducció de clientsComptabilitats de comptes a cobrarComptes d'aplicació Mètodes de comptabilitat a cobrar22 Referències

Si teniu una entitat de crèdit i proveïu de crèdit als vostres clients, és important definir els procediments per cobrar. El crèdit del client és quan permet que el vostre client rebi un servei o prengui immediatament un producte a canvi d’una promesa que li pagui més endavant. Dit d’una altra manera, li permeteu que prengui possessió dels vostres productes abans que fins i tot no el pagueu. Si accepteu targetes de crèdit, l’empresa emissora gestiona els riscos. En cas que els clients hagin de pagar per xec o efectiu, heu de comprovar els pagaments i gestionar els riscos. El fet de tractar-se dels rebuts comercials consisteix en establir procediments de préstec de crèdit, generar factures, guardar estats de pagaments deguts i rebuts i exercir funcions comptables.

etapes

1a part Definició de pràctiques de crèdit

1. 
   

   
   Elaborar un procediment de sol·licitud de crèdit. Determineu si voleu donar crèdit a particulars o només a empreses. Demaneu a tots els vostres clients que completin una sol·licitud per valorar la seva solvència. Consulteu els comptes de tots els sol·licitants de crèdit.
   • Les persones han de proporcionar el seu nom, informació de contacte, informació laboral i número de seguretat social.
   • Les empreses han d’indicar el seu nom comercial, les dades de contacte del seu departament de comptabilitat, l’historial de crèdits d’altres empreses i els noms dels seus consellers.

2. 
   

   
   Establir les condicions generals de venda. Elabora un document que expliqui les seves necessitats i les obligacions del client. Especifiqueu també la data de venciment dels pagaments. Per exemple, podeu indicar que els pagaments s’han de fer dins dels 30 dies posteriors a la compra. Especifiqueu l'import d'interessos a pagar per demora. Indiqueu que el client haurà de pagar les taxes per xecs retornats o cobrament de deutes.
   • Els sol·licitants de crèdit han de poder signar el formulari per confirmar que han llegit i entès les clàusules.

3. 
   

   
   
   
   Respecteu les lleis sobre el crèdit al consum. El crèdit al consum és un contracte pel qual un prestador posa a disposició d’un prestatari (ja sigui a persones físiques o corporacions financeres) una quantitat reemborsable de diners per finançar les compres de béns i serveis. A França, la llei de Lagarde ha reformat el crèdit al consumidor per tal de protegir els consumidors. Aquesta llei també imposa noves obligacions als prestadors. A continuació, es detallen algunes disposicions que aquesta llei preveu.
   • Els prestadors no han de fer publicitat en cap cas que el crèdit millori la situació del client.
   • El prestador és lliure de triar l’assegurança que li convingui millor.
   • Les entitats de crèdit han de comprovar la solvència de la solvència del prestatari i assegurar-se que el prestatari no està registrat al fitxer FICP.
   • Per obtenir més informació sobre les lleis que regulen el crèdit al consum, vegeu aquest article.

2a part Clients de factura

1. 
   

   
   
   
   Comprendre què és una factura. Una factura és un document que un comprador rep d’un venedor en el moment de la venda. Detalla els productes i serveis venuts, el seu cost i la data en què es preveu el pagament. La factura és diferent del rebut. Un rebut de compra només s’emet si el client paga íntegrament en el moment de la compra. Si paga en una data posterior o de forma esglaonada, li haurà d’emetre una factura.
   • La factura és diferent de la declaració. S'envia una declaració al client amb una o més factures actuals i s'especifica l'import total a deure. La seva funció principal és simplificar el procés de facturació.

2. 
   

   
   Trieu el mètode de facturació. Hi ha dues opcions disponibles: podeu emetre les factures tu mateix o contractar una empresa per fer-ho. Si tot just comences, fes-ho tu mateix. Podreu aprofundir en els vostres coneixements sobre les finances de la vostra empresa. Més endavant, podeu donar aquesta tasca a una altra persona.

3. 
   

   
   Incloure tota la informació rellevant a la factura. Escriviu clarament la paraula de factura. Incloeu informació per identificar el client i els productes o serveis que es van oferir. No oblideu indicar clarament el vostre nom, el nom de la vostra unitat de negoci i l’adreça a la qual els clients han d’enviar els pagaments.
   • Assigna un número únic a cada factura.
   • Indiqueu clarament la data.
   • Indiqueu el nom i l’adreça del client, així com el nom i l’adreça de la vostra empresa.
   • Indiqueu clarament els productes o serveis adquirits, així com la data de compra.
   • Indiqueu l'import degut i la data de venciment del pagament.

4. 
   

   
   Trieu emetre factures electròniques o en paper. Podeu enviar les factures de paper per correu electrònic, les factures electròniques per correu electrònic o totes dues. Els clients han d’indicar com els agradaria rebre les factures. La facturació electrònica és més convenient i menys costosa que la facturació en paper. Tot i això, a alguns clients no els agrada divulgar informació financera en línia. A més, si un client canvia l'adreça de correu electrònic, pot ser que tingui problemes per contactar amb ell.

5. 
   

   
   Proveu d’adjuntar un sobre de resposta a la factura. Els clients podran enviar el seu pagament més fàcilment. Introduïu la vostra adreça directament al sobre. Si voleu, agafeu un sobre de la finestra, imprimiu la vostra adreça a la factura i demaneu al client que us assegureu que la vostra adreça aparegui a la finestra. Si un client sol pagar en línia o de manera personal, fes-ne nota. Si un client no vol rebre un sobre de resposta, estalvieu aquesta despesa.
   • Per facilitar el procés de pagament, configureu un sistema de dipòsit directe per deduir automàticament els comptes a cobrar els preus facturats. Generalment, és fàcil configurar aquest sistema a través dels bancs.

3ª part. Seguiment dels comptes a cobrar

1. 
   

   
   Optar per un sistema de gestió de deutes. Potser preferiu sistemes d'entrada de dades manuals fora de línia amb Excel. Tanmateix, si la vostra empresa creix, podeu automatitzar el vostre procés de gestió amb programari de gestió de deutes com QuickBooks. També podeu utilitzar eines de gestió financera basades en la web com Mint o FreshBooks.

2. 
   

   
   Utilitzeu un sistema manual d’informació de crèdits. Tindreu l’oportunitat de preparar un full de càlcul a Excel. Creeu columnes per a la data, el nom del client, l'import degut, el número de la factura i la data de pagament. Introduïu la informació al gràfic per enviar les factures i rebre els pagaments.
   • Haureu de crear una plantilla de factura i utilitzar-la per emetre totes les factures.
   • Conserveu un fitxer de rebuts i una carpeta de factures de pagament.
   • Les factures impagades es conserven al fitxer de rebuts.
   • Un cop pagades les factures, suprimiu-les directament del fitxer de rebuts i poseu-les a la carpeta de factures pagades.

3. 
   

   
   Realitzar el seguiment dels rebuts mitjançant programari. Si utilitzeu programes de comptabilitat amb opció de cobrament, podeu utilitzar-lo per fer un seguiment fàcil de les factures i dels pagaments deguts. Podeu editar directament la informació de clients i vendes del sistema. Això us permetrà generar automàticament factures en paper i en format electrònic. Si el sistema utilitza Internet, podeu enviar factures directament als clients per correu electrònic. Teniu l’opció d’executar un informe que us indiqui quines factures encara queden pendents, de manera que no heu de guardar fitxers en paper separats per a les factures de pagament i no pagades.
   • Amb un programari de comptabilitat, també podeu classificar les factures per ordre cronològic. Aquest procés consisteix en separar les factures impagades pel nombre de dies de retard, cosa que permet aplicar una política de cobrament que estipula determinades mesures quan els pagaments passen de 30, 60 o 90 dies.

4. 
   

   
   Emetre estats de compte mensuals als clients. L’estat de compte és diferent de la factura. S'emet una vegada al mes i es detallen tots els imports que resten en les factures antigues. L’estat de compte també indica els pagaments rebuts. Finalment, aquest document indica qualsevol saldo reportat que romangui sense pagar. En el cas de comptes impagats, hauria d'estar en marxa un sistema per identificar, rastrejar i recuperar comptes pendents.

4a part Aplicar els mètodes de comptabilitat a cobrar per comptes

1. 
   

   
   Utilitzeu programari de comptabilitat per automatitzar el procés. El programari de comptabilitat no només et permetrà produir factures, sinó que també configurarà automàticament els estats financers mensuals. L’avantatge d’una automatització d’aquest tipus és que us estalvia molt temps i us facilita la feina, més que no pas haver d’introduir manualment la mateixa informació més d’una vegada. Un altre avantatge d’aquest sistema és que tingueu menys errors quan escriviu diferents quantitats o informació sobre diferents informes.

2. 
   

   
   Feu una declaració de la venda de serveis a crèdit. Primer, acrediteu el compte de vendes amb l’import degut pel servei. A continuació, deuteu els rebuts pel mateix import. Quan el client paga, debuta el compte corrent de l’import pagat. Després, acrediteu el compte del client per la mateixa quantitat.
   • Suposem que envieu una factura de 5.000 dòlars a un client per a la prestació d’un servei.
   • Passi una entrada de dèbit de 5.000 € per cobrar. Al balanç, els rebuts que apareixen a l’actiu augmenten.
   • Deseu un escrit al crèdit de 5.000 € en vendes. Augment de les vendes dels estats financers.

3. 
   

   
   Feu una declaració de la venda de mercaderies a crèdit. Primer, introduïu les entrades de revista a la revista per registrar la venda i els rebuts corresponents. De la mateixa manera que ho vau fer pel servei, heu d’acreditar les vendes i els comerços a cobrar. A continuació, considereu reduir l’estoc venut al client com a cost i estalvieu-lo.
   • Suposem que heu realitzat una transacció comercial de 10.000 dòlars en què veníeu al client mercaderies per valor de 7.000 dòlars.
   • Passi una entrada de crèdit de 10.000 € a vendes i una entrada de dèbit de 10.000 € a rebuts.
   • A continuació, escriviu un dèbit de 7.000 € al cost de les mercaderies venudes. Això té la forma de despesa als estats financers. A continuació, escriviu una entrada de crèdit de 7.000 dòlars al compte d'inventari. La manca d'inventari disminueix en 7.000 € al balanç.

4. 
   

   
   Publicar deutes dolents. El millor mètode per a reconèixer deutes dolents és estimar el nombre de factures impagades que s’acumulen cada mes a les entrades de la revista. Amb aquesta tècnica és possible registrar despeses de deute dolent el mateix mes que es van publicar les factures.És coherent amb el principi de reconciliació, pel qual s’han de reconèixer totes les despeses en el mateix mes que els ingressos que es van generar.
   • Si no acumules deutes dolents i simplement esperes tenir en compte els deutes dolents quan un client no paga, això viola el principi de reconciliació.
   • Per exemple, si calculeu que no es pagarà una factura de 40.000 € en un mes, procediu a registrar una despesa de 40.000 € al compte de deutes dolents. Això apareix com un element de despesa al vostre estat financer.
   • A més, introduïu una entrada comptable d’un crèdit de la mateixa quantitat al compte de bonificacions per a comptes dubtosos al balanç.
   • Quan identifiqueu les factures que resten impagades, només haureu de retirar diners dels comptes de deute dolent i dels comptes de crèdit a cobrar.

5. 
   

   
   Publica descomptes en el pagament anticipat. Si oferiu un descompte per un pagament anticipat, el client pagarà menys de l’import total de la factura. A continuació, estalvieu el diferencial com a reducció de beneficis del compte de descompte de vendes. Això us permetrà comprovar les discrepàncies del compte de resultats.
   • Suposem que envieu una factura de 1.000 dòlars a un client i li concediu un 10% de descompte, o 100 €, per pagar 10 dies abans. Tot i això, aquest client només paga 900 €.
   • Passi una entrada de 1.000 € a rebuts.
   • Debit 900 € en vendes i 100 € en compte de vendes.

6. 
   

   
   Elaborar una declaració històrica de cobraments comercials. Aquest informe us donarà detalls de totes les factures pendents. Està estructurat per mostrar l’antiguitat de les factures. Per exemple, pot haver-hi columnes per a les factures corrents, aquelles amb un retard de 0 a 15 dies, de 16 a 30 dies, de 31 a 45 dies i més de 45 dies. Podeu utilitzar-lo per calcular el deute dolent. També podeu utilitzar aquest informe per identificar factures que necessiten una acció de seguiment.