Com fer el seguiment de les despeses amb Microsoft Excel

Content

• etapes
• Mètode 1 Treball amb una plantilla per a Excel
• Mètode 2 Dissenyeu el vostre propi full de càlcul

Moltes empreses utilitzen Microsoft Excel per fer el seguiment de les despeses d’alguns departaments o societat en general. Com que Excel s’acostuma a oferir amb ordinadors personals equipats amb Windows, si teniu Excel a casa, també podeu utilitzar-lo per fer el seguiment de les factures. Hi ha moltes plantilles disponibles per fer el seguiment de les seves despeses al lloc de Microsoft, però també en altres llocs i les versions recents d’Excel també inclouen una plantilla per rastrejar les seves despeses amb plantilles preinstal·lades. També podeu crear la vostra pròpia plantilla a Excel per obtenir el mateix resultat.

etapes

Mètode 1 Treball amb una plantilla per a Excel

1. 
   

   
   Trieu una plantilla preinstal·lada. Les versions recents d’Excel inclouen una plantilla que rastreja les despeses amb altres models utilitzats en altres situacions. Podeu accedir-les i utilitzar-les per fer el seguiment de les vostres factures amb Excel.
   • A l'Excel 2003, trieu nou → expedient. seleccionar A l’ordinador al panell de tasques Quadern nou per obrir el quadre de diàleg amb els models.
   • A l'Excel 2007, seleccioneu nou → expedient. Es mostrarà la finestra Quadern nou. seleccionar Plantilles instal·lades al menú de plantilles al panell esquerre. triar Pressupost mensual personal a la rúbrica Plantilles instal·lades des del tauler central i feu clic a crear.
   • A Excel 2010, feu clic a expedient → nou. triar Models d’exemple a la secció superior del tauler de plantilles disponibles i seleccioneu Pressupost mensual personal a la finestra que apareix abans de confirmar prement crear.

2. 
   

   
   
   
   Trieu una plantilla en línia. Si la plantilla de pressupost personal predeterminada proporcionada per Microsoft no us interessa, també en podeu trobar en línia. Podeu descarregar-ne un des d’un lloc de tercers o podeu passar per Excel per anar al lloc de Microsoft.
   • Per a l'Excel 2003, podeu triar una plantilla que més us convingui a la Biblioteca d'oficines de Microsoft a https://templates.office.com. A continuació, seleccioneu longlet sobresortir per trobar un model que us interessi.
   • A l'Excel 2007, seleccioneu pressupostos a la secció de Microsoft Office al quadre de diàleg "Nou quadern". Heu de tenir una connexió a Internet que funcioni per connectar-vos a la biblioteca del model.
   • A Excel 2010, trieu pressupostos a la secció "Office.com" del tauler de plantilles disponibles. També heu de tenir una connexió a Internet que funcioni per connectar-vos a ella.

3. 
   

   
   
   
   Introduïu la informació a les cel·les adequades. La informació exacta depèn del model que utilitzeu.

4. 
   

   
   Desa el full de càlcul. Podeu utilitzar el nom que ha escollit la plantilla per al full de càlcul o podeu canviar-la per trobar alguna cosa que recordareu amb més facilitat. Pot ser suficient per afegir el vostre nom i l'any en curs al fitxer.

Mètode 2 Dissenyeu el vostre propi full de càlcul

1. 
   

   
   Obriu Excel.

2. 
   

   
   Introduïu el nom del full a la cel·la A1. Feu servir un nom que signifiqui alguna cosa per vosaltres, com ara "pressupost personal", "seguiment de despeses" o alguna cosa similar. No poseu les cometes quan escriviu el nom, només hi són per indicar que són exemples.

3. 
   

   
   Introduïu el títol de les columnes a la segona fila. A continuació, oferim alguns suggeriments sobre el títol (en ordre): data, beneficiari, nota, despesa, ingressos i equilibri. Introduïu aquests títols a les cel·les A2 a G2. És possible que hàgiu d’ajustar l’amplada per adaptar-se a títols més llargs.
   • Un cop implementat el títol del full de càlcul i les capçaleres, utilitzeu la funció Congela la fila de manera que la fila amb els títols de la columna puja i baixa quan es desplaça la pantalla. Aquesta opció es troba al menú vista a Excel 2003 i anteriors i a l’opció finestra al menú vista a Excel 2007 i 2010.

4. 
   

   
   Introduïu les primeres despeses a la tercera fila.

5. 
   

   
   Introduïu la fórmula del saldo a G3. Com que aquesta és la primera entrada del balanç, serà el resultat de la diferència entre les despeses i els ingressos. La manera de configurar-lo dependrà del que voleu obtenir: les despeses o els diners que us quedeu.
   • Si configureu el full de càlcul per trobar principalment les vostres despeses, la fórmula del saldo serà "= E3-F3", on E3 és la cel·la que conté les despeses i F3 la que conté els ingressos. Si utilitzeu aquest tipus de fórmules, les despeses totals es convertiran en un nombre positiu i serà més fàcil d’entendre.
   • Si configureu el full de càlcul per saber quants diners us queden, la fórmula de saldo serà "= F3-E3". Si seguiu aquesta solució, el full us mostrarà un nombre positiu quan tingueu més diners que efectiu, però negatiu quan tingueu més sortides que devolució de diners.

6. 
   

   
   Introduïu la segona despesa a la quarta fila.

7. 
   

   
   Introduïu la fórmula del saldo a G4. Com que voleu que aquesta nova despesa tingui en compte l’anterior, heu d’afegir el resultat de la diferència entre les despeses i els ingressos obtinguts a la fila anterior.
   • Si heu definit el full de càlcul per saber quant esteu gastant, la fórmula del saldo serà "= G3 + (E4-F4)", on G3 és la cel·la que conté el saldo anterior, E4 la que conté les despeses i F4 la que conté les despeses. que conté els ingressos.
   • Si heu definit el full de càlcul per saber quants diners us queden, la fórmula del saldo ha de ser "= G3 + (F4-E4)".
   • Els parèntesis al voltant de les cel·les que representen la diferència entre despesa i ingressos no són obligatoris, només hi són per fer la fórmula una mica més fàcil d’entendre.
   • Si voleu que la cel·la amb el saldo es mantingui buida fins que s'hagi inserit una entrada completa, podeu utilitzar un "IF" a la fórmula per evitar que es mostri un valor si no hi ha dades a la cel·la de data. Aquí teniu la fórmula a utilitzar en aquest cas = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) si voleu que un full segueixi les vostres despeses o = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) si voleu saber quants diners us queden. Podeu saltar parèntesis a les cel·les que representen despeses i ingressos, però no entre parèntesis després de la "IF".

8. 
   

   
   Copieu la fórmula del balanç a la columna G. Feu clic amb el botó dret a la cel·la G3 i seleccioneu còpia al menú que apareix i, a continuació, arrossegueu el control lliscant per seleccionar les cel·les que hi ha a sota. Feu clic amb el botó dret a la selecció i escolliu enganxar al menú que sembla enganxar la fórmula a les cel·les que heu seleccionat. A Excel 2010, podeu triar entre enganxar o Enganxeu la fórmula al menú. La fórmula s’adaptarà automàticament a les referències de les noves cel·les per indicar les despeses, els ingressos i la data (si es canvia especificat) de la fila actual i el saldo tenint en compte la de la fila des de dalt.

9. 
   

   
   Desa el full de càlcul. Posa-li un nom que recordarà fàcilment, per exemple Seguiment de despeses.xls o Pressupost personal.xls. Com en el cas d’un full basat en models, podríeu incloure el vostre nom i l’any en curs. No escriviu l’extensió del fitxer, Excel us carregarà.
   • Excel 2003 i posteriors desaran el fitxer amb el format ".xls" anterior, mentre que Excel 2007 i 2010 el guardaran en el format basat en XML ".xslx", però encara podeu utilitzar el format ".xls" si voleu. Si teniu diversos ordinadors i voleu conservar aquest full de càlcul en tots dos, utilitzeu el format antic si algun té Excel 2003 o anterior o el nou format si tenen Excel 2007 o posterior.