Com organitzar-se i centrar-se en la seva feina

Content

• etapes
• Mètode 1 Posar-se en el bon estat d’ànim
• Mètode 2 Netegeu el vostre espai de treball
• Mètode 3 Prevenir distraccions

L'oficina sol ser el lloc on és més important mantenir-se concentrat i evitar totes les distraccions. Tot i això, també és sovint el lloc on els esperits es desagraden i on la gent està més desordenada. En un món ràpid i ple de distraccions, pot semblar impossible mantenir la concentració i l’organització.Tanmateix, posant-vos l’ànim adequat, netejant l’espai de treball i evitant les distraccions el millor que pugueu, podeu mantenir-vos organitzat i centrat a l’oficina.

etapes

Mètode 1 Posar-se en el bon estat d’ànim

1. 
   

   
   Prepareu el vostre dia amb antelació. Anoteu a l’agenda totes les tasques que vulgueu fer al començament del dia de treball o al vespre abans. Preparant tot el que heu de fer amb antelació, ajudareu a preparar-vos mentalment. També pot evitar que us distreu perquè haureu de seguir el vostre pla.
   • Algunes aplicacions de telèfons intel·ligents com Wunderlist o Todoist us poden ajudar a mantenir-vos centrat en establir recordatoris per a les tasques que heu de fer. Aquesta és una bona opció si tendiu a apartar-vos dels objectius durant el dia. Les alarmes que haureu d'ajustar us ajudaran a seguir en les vostres tasques.

2. 
   

   
   
   
   Doneu-vos un temps de preparació. Presa al matí per treballar o arribar tard, et sentiràs estressat des del principi del dia. Eviteu que això passi, donant-vos prou temps per començar a treballar. Fins i tot podríeu arribar una mica abans. Us adonareu que sou més centrats i més productius d’aquesta manera.
   • A més, podeu respirar profundament diverses vegades mentre us asseieu al vostre escriptori. Això us donarà cinc minuts per acostumar-vos-hi. Prenent una estona per a tu mateix abans de començar a treballar, et sentiràs més relaxat, cosa que t'ajudarà a mantenir-te organitzat i a sentir-te menys distret.
3. Comença per una tasca senzilla. Això us ajudarà a recollir i concentrar-vos. Comença el dia amb una petita tasca i un cop acabat el rentat, et sentiràs més motivat per afrontar les tasques més complicades.
4. Concentra't en una tasca a la vegada. És més fàcil treballar la mateixa tasca durant un temps que aturar-se i reprendre després. Et dóna temps per concentrar-te i per reprendre els teus pensaments allà on et vas deixar. Per evitar distraccions i falta d’organització, inicia una tasca i treballa-la sense parar fins al final. A continuació, passa a la següent.

5. 
   

   
   
   
   Feu exercicis de consciència. Ajudeu-vos a mantenir-vos concentrat tot el dia amb cura. Simplement vol dir que heu de parar atenció al moment present i estar present mentalment sobre el que esteu fent. D’aquesta manera evitareu que la vostra ment vagi i us ajudarà a fer un bon treball.
   • Els exercicis previs a la feina o la conscienciació durant el treball ajudaran a alleujar la tensió i a estar més ben preparats mental i físicament per al dia següent. També us donarà l’energia que necessiteu perquè el vostre dia sigui el més productiu possible.
   • La pràctica del mindfulness pot implicar simplement una bona concentració en la respiració, els passos, els ascensors o el que facis. Us sentireu més alerta i centrats durant la resta del dia si l’inicieu amb aquest tipus d’exercicis.
6. Canvieu l’entorn si treballeu de forma remota. Si us sentiu inquiets o no us podeu concentrar, haureu de plantejar-vos sortir i anar a una cafeteria o biblioteca per treballar. Envoltar-se de persones que treballen activament, et sentiràs més motivat.

Mètode 2 Netegeu el vostre espai de treball

1. 
   

   
   Elimina tot el que no necessites. És hora de netejar si la vostra àrea de treball sembla fora de servei. Un escriptori desorganitzat us farà sentir aclaparat i us costarà concentrar-vos. Elimineu totes les distraccions i les molèsties del vostre escriptori que us impedeixin ser productius.
   • Per exemple, centreu-vos en una àrea alhora i pregunteu-vos si cadascun dels objectes que us ajuden aconsegueixi els vostres objectius. Llança els que no t’ajuden. Això pot incloure mobles, carpetes, papers, notes, llibres o fins i tot fotografies.

2. 
   

   
   Crear una organització d’oficines productiva. Us sorprendrà l’impacte d’una oficina ordenada en la vostra productivitat. Aprofiteu el temps per trobar l'organització que més us convingui i proveu aquest enfocament.
   • Col·loca la pantalla a uns 40 cm de teu, al nivell dels teus ulls. Els telèfons i altres eines que utilitzeu amb freqüència s’han de situar al costat de la mà dominant per evitar haver de moure el braç al vostre davant per arribar-los. Poseu les coses que feu servir cada dia al vostre escriptori i poseu les que menys utilitzeu als calaixos. Mantingueu els vostres objectes personals al mínim i poseu els subministraments que feu servir junts els uns als altres.

3. 
   

   
   Organitza les piles de coses que cal fer. No deixeu que les piles de coses us facin amenaçar amb el control del vostre despatx. A més de reduir el sentit d'organització, aquestes bateries us faran estrès. Proveu en lloc de crear un espai organitzat on situar-los per als quals no ocupi massa espai.
   • Creeu carpetes per a cada tasca o pila. Poseu-los als calaixos del vostre escriptori, en un petit armari o on vulgueu. Obre cada llibre de treball i elimina els papers innecessaris que hi hagi un cop finalitzat el projecte. A continuació, poseu la carpeta al lloc que heu triat per a les tasques finalitzades.

4. 
   

   
   Netegeu l’oficina abans de sortir cada dia. Al principi del dia us sentireu esgotats i desbordats si arribeu a l'oficina per veure desordre. Eviteu-ho emmagatzemant i organitzant el vostre lloc de treball abans de sortir cada dia. Eviteu-ho emmagatzemant i organitzant el vostre lloc de treball abans de sortir cada dia.
   • Organitzeu la vostra oficina una hora abans de marxar. Això us ajudarà a trobar un informe que haureu oblidat mentre us donarà temps per acabar abans que acabi el dia.

Mètode 3 Prevenir distraccions

1. 
   

   
   Preneu-vos una mica el temps per a la vostra vocal. Pertorbaràs la teva concentració si fas diverses coses alhora. Si us atureu constantment per mirar-les o escoltar-ne, interrompreu el fil dels vostres pensaments i us distraureu. En lloc de cuidar-los a mesura que arriben, podeu trigar una estona durant el dia per acabar-los. D’aquesta manera, no hi pensareu durant tot el dia.
   • Proveu de silenciar el telèfon durant aquest temps. Si ho fa, informa als que puguin trucar-los que els truqui més endavant.
   • Penseu a desactivar les notificacions en el vostre equip. D’aquesta manera, no tindreu la temptació de comprovar-les cada vegada que en arribi un de nou.

2. 
   

   
   Organitzeu el vostre treball per temps. Només podeu estar alerta una estona abans de començar a vagar. Trieu un cert temps per treballar, i després deixeu-vos un breu descans. Això et permetrà mantenir-se concentrat durant la feina perquè saps que podràs descansar un cop acabats.
   • Establiu una alarma per al període que trieu. D’aquesta manera, s’evitarà que facis una ullada en tot moment per veure quant de temps et queda fins al següent descans, que és en si mateix una distracció. Comença amb blocs de 60 minuts i augmenta la durada gradualment fins a 90 minuts.

3. 
   

   
   Feu pauses periòdiques. Això pot semblar contraproduent, però els descansos durant el treball us ajudaran a sentir-vos plens d’energia i productius. A més, si sabeu que tindreu un descans aviat, us deixareu menys propens a deixar que algunes distraccions com les xarxes socials i les trucades no telefòniques d’emergència interrompin el vostre treball.
   • Feu pauses de cinc a deu minuts cada hora. A continuació, feu una pausa més llarga cada dues o tres hores. Utilitzeu les pauses per beure un got d’aigua, xerrar amb un company o sortir a estirar les cames.