Com respondre el telèfon durant la feina

Content

• etapes
• 1a part Agafeu el telèfon
• 2a part Parlem per telèfon

Projectar una imatge professional en el treball és important per a qualsevol èxit professional. Independentment de la seva posició a l’empresa, respondre al telèfon és una tasca per a gairebé tots els empleats. Respondre bé et permetrà posar un to positiu a la trucada telefònica, ajudarà al corresponsal a sentir-se còmode i et permetrà respondre amb facilitat a les seves diverses preguntes.

etapes

1a part Agafeu el telèfon

1. 
   

   
   Respon ràpidament. No és educat mantenir la gent ocupada quan estigui en un negoci o en un entorn professional. Agafeu el telèfon mòbil i responeu la trucada abans del tercer timbre.

2. 
   

   
   Col·loca el telèfon a l’orella. És important respondre ràpidament al telèfon, però encara heu de tenir prou paciència per situar el micròfon a prop de la boca. No comenceu a parlar fins que no estigueu del tot segurs que el telèfon apareix enganxat a vosaltres i a la vostra oïda, de manera que l’altra part no perdi informació.

3. 
   

   
   
   
   Respira profundament abans de respondre. Comenceu a respirar profundament abans de presentar-se, un cop el telèfon estigui a prop de la boca. Això et permetrà mantenir-te tranquil i dominar-te, cosa que et permetrà reunir la teva ment i parlar amb calma.

4. 
   

   
   Presenta't a tu mateix i al teu negoci. Haureu d’assegurar-vos que el vostre corresponsal ha trucat al lloc adequat i a la persona adequada, per la qual cosa és important que els digueu qui sou i quina és la vostra empresa. Assegureu-vos d’especificar primer el nom de l’empresa. És possible que penseu en crear la vostra llar perquè no hagueu de pensar què heu de dir quan el telèfon soni i canvieu-lo lleugerament segons les circumstàncies.
   • Si treballes com a recepcionista o operador de centrals, és important que dominis molt bé el funcionament del negoci, perquè ets qui ajudarà a qui truca a obtenir tota la informació que necessita. Podeu dir simplement, "hola, aquí Empreses de , Joseph al dispositiu. Com puc ajudar-te? Així, el corresponsal sabrà amb qui parla i quina és la identitat de la vostra empresa el que li donarà l’oportunitat de continuar la conversa. Si treballes com a secretari privat, especifiqueu la persona per a la qual treballes (per exemple, "l'oficina del Sr. Smith, Joseph al dispositiu"), perquè és possible que sigui precisament el que buscava el seu corresponsal. unir-se
   • Si formes part d’un servei, digues a la persona què estàs fent perquè sàpiga quins tipus de preguntes s’ha de fer. Identifiqueu-vos dient "hola, aquesta és la comptabilitat de Jessica". Permet al sol·licitant saber si s’ha posat en contacte amb l’oficina o la persona que vol i si ha de parlar amb algú.

5. 
   

   
   
   
   Guardeu un quadern i un bolígraf a prop del telèfon. Això us permetrà prendre notes ràpidament per si la persona us agradaria deixar-vos o donar-vos una altra informació. Eviteu que el corresponsal espereu el moment per buscar alguna cosa per escriure.

2a part Parlem per telèfon

1. 
   

   
   Somriu mentre parles. Fins i tot si no teniu molt bon humor, només somriure i fingir ser així pot fer que el vostre corresponsal pensi que sou simpàtics. També et pot ajudar a millorar l’estat d’ànim.

2. 
   

   
   Parla amb claredat i professió. Com que us trobeu en un entorn professional, és important que vosaltres i el vostre corresponsal us pugueu entendre de manera clara i precisa. Parla amb calma i pronuncia les teves paraules perquè siguis segur que ha sortit bé i ho ha entès.
   • Eviteu utilitzar expressions familiars d'argot com "sí", "segur", o "nah". Parleu amb ell en lloc d'utilitzar paraules i frases clares com "sí" i "no". Qualsevol informació que intercanvieu amb el corresponsal durant el diàleg, eviteu qualsevol confusió entre vosaltres.No oblideu dir les frases habituals com ara "gràcies" i "res", si n'hi ha.
   • Si voleu comunicar informació específica a la persona, com ara lletres o números de telèfon (com ara un nom o número de telèfon), pot ser útil tenir un bon domini de l’alfabet fonètic. D’aquesta manera, podríeu evitar confondre les lletres que es pronuncien gairebé de la mateixa manera que "M" i "N", aplicant consells útils com "M com menjar".

3. 
   

   
   Parla professionalment amb el corresponsal. Feu servir el nom de la persona ("Mr. Smith") i no el seu nom, sobretot si no coneixeu el corresponsal personalment. No oblideu el seu nom i dirigiu-lo fent-lo servir durant la conversa.
   • És possible que vulgueu anotar el nom de la persona tan aviat com us ho digui perquè el recordeu. Això pot ser molt útil.

4. 
   

   
   Transferiu la trucada si cal. Si algú us truca per treballar, és molt possible que estigui intentant resoldre un problema concret o tingueu preguntes per enviar-les a una persona concreta. Si realment no sabeu com respondre una pregunta o preocupació, no proveu de respondre-la. En el seu lloc, suggereix que transferiu la vostra trucada a algú que us pugui respondre i ajudar-vos. També li mostrarà que us preocupa el seu problema i està disposat a ajudar-lo a solucionar-lo.
   • Actualment, la majoria de telèfons d’escriptori tenen una funció de transferència de trucades. Esbrineu si aquesta funció està disponible a la vostra oficina i el seu funcionament. Si aquest no és el cas, agafeu el número de persona que trucarà el vostre corresponsal i transmeteu-li la informació.
   • No oblideu ser el més amable possible fent-ho i ofereu-vos per transferir la trucada. Per exemple, podeu dir "em temo que no puc respondre a la vostra pregunta. Voleu que transferís la vostra trucada a Jacques, que us pot ajudar millor? "
   • Si no hi ha ningú més disponible, suggeriu que en prengueu un. No oblideu reenviar-ho més endavant.

5. 
   

   
   Acaba la trucada professionalment. Podeu dir-li amb claredat i educació que la conversa s'ha acabat i que pot penjar simplement dient "gràcies" o "adéu". No s’ha d’haver confusió sobre si la conversa hauria de continuar o no.
   • Deixeu penjar el corresponsal. Té la trucada, així que heu de deixar-lo obtenir el que volia quan va trucar en primer lloc i va tancar la conversa. Si us pengeu, tot i que no està preparat per acabar amb la conversa, pot semblar desagradable o podríeu deixar que la informació vital us escapi.