Com redactar un informe de progrés

Content

• etapes
• 1a part Inicieu el procés
• 2a part Redacció de l’informe
• Part 3 Evitar errors comuns

Els informes d'avanç són molt importants per gestionar un projecte professional o acadèmic. A més, us ajudaran a informar millor els vostres superiors, els vostres companys o els vostres clients sobre el progrés del projecte que realitzeu.L’informe ha d’especificar el treball realitzat i els passos que s’han de fer per completar el projecte.

etapes

1a part Inicieu el procés

1. 
   

   
   Determineu l'objectiu del vostre informe. Algú pot demanar-vos que descriviu un informe de progrés per diverses raons. Evidentment, i en la majoria dels casos, és mostrar els avenços que heu fet en la realització d’un projecte concret. Tanmateix, haureu de plantejar el vostre objectiu una mica més.
   • Un informe sobre la marxa d’un programa o projecte de recerca serà lleugerament diferent d’un informe sobre un projecte professional. En aquest cas, se li demanarà que doni informació sense tenir en compte necessàriament altres elements, com ara els costos, però no sempre és així.
   • Un informe a un client serà diferent de l'informe escrit per a un superior. En qualsevol dels dos casos, haureu de tenir en compte les raons per escriure l’informe.

2. 
   

   
   
   
   Determineu el vostre lector. Quan hàgiu establert l'objectiu del vostre informe, haureu de triar la informació que necessiten els lectors per incloure-la a la vostra pàgina electrònica. El pla d’informe de progrés serà pràcticament el mateix, independentment del tema presentat. Tot i així, haureu de tenir en compte les particularitats del vostre projecte.
   • Quines relacions teniu els lectors amb el projecte? Quin és l’impacte del projecte en ells? Per exemple, aquest impacte serà diferent si és el vostre superior o un client.
   • Imagineu-vos la decisió que els lectors prendran després de llegir el vostre informe. Per exemple, pot haver-hi logística, finançament o terminis.
   • Determineu quina informació necessitaran els vostres lectors per participar en el projecte i seguir-la de manera efectiva. Quins aspectes tècnics han de conèixer els vostres lectors? Estan acostumats a l'argot usat en l'activitat en qüestió?

3. 
   

   
   
   
   Trobeu la millor manera de comunicar-vos amb el vostre públic. Un informe de progrés no és només un document escrit que envieu al vostre supervisor o professor. Pot prendre diverses formes, segons el cas.
   • Un informe de progrés podria ser una presentació oral feta durant una reunió de treball setmanal o mensual.
   • També pot adoptar la forma d’un correu electrònic enviat regularment als companys.
   • També podeu decidir escriure una memòria i dirigir-vos al vostre supervisor.
   • Normalment, escriureu un informe oficial per a un client o una agència governamental.

4. 
   

   
   Consulteu amb el vostre xef. A menys que ja hàgiu escrit aquest tipus d’informes i, en aquest cas, ho sabeu tot sobre el problema, procureu obtenir el màxim d’informació dels vostres superiors. La vostra empresa pot requerir una presentació específica, cas en què haurà de complir-la.

5. 
   

   
   Trieu el to de l’informe. Tots els informes de progrés no són necessàriament formals. En realitat, els informes interns a companys o supervisors directes s’escriuen sovint amb un to relaxat. Per això, haureu de consultar amb el vostre líder el que espera del vostre informe.
   • Si es tracta d’un informe a un client o d’un comitè de revisió de la tesi, es recomana adoptar un to formal.
   • Tot i això, no importa un to formal o informal, perquè el principal és ser clar, precís i honest.

2a part Redacció de l’informe

1. 
   

   
   Trieu la presentació del vostre document. Abans de començar a escriure, haureu de triar una presentació adequada i definir el contingut i el to del vostre informe.
   • Podeu utilitzar una llista amb vinyetes. Aquest mètode permet presentar la informació d’una manera clara. El lector podrà navegar fàcilment per obtenir la informació necessària. No obstant això, aquesta llista pot faltar de formalisme en el cas d'un informe provisional. Per tant, si l'informe és per als vostres líders de línia, el millor és utilitzar un breu. Però, si es comunica amb els companys, opteu per un correu electrònic.
   • Recordeu també incloure gràfics o taules. Això és especialment rellevant si escriviu un informe de progrés sobre un projecte per al qual intenteu obtenir finançament o si esteu intentant justificar al lector el finançament que heu rebut.

2. 
   

   
   Organitzeu el vostre e en paràgrafs. Un bon informe de progrés hauria de ser el més clar possible. El millor és dividir la vostra e en paràgrafs per agrupar informació sobre la mateixa pregunta.
   • Per fer-ho més clar, penseu en afegir subtítols perquè els vostres lectors tinguin una idea sobre el contingut de cada secció. Si algun punt els interessa especialment, podran accedir-hi directament.

3. 
   

   
   Escriu el títol. Generalment, el títol se situa a la part superior de la primera pàgina, si presenta el document a les següents pàgines. Un cop més, això dependrà de les normes de presentació que faci la vostra empresa o universitat. Per tant, feu les comprovacions necessàries a temps.
   • El títol ha d’incloure la data, és a dir, la data de presentació de l’informe, el nom i la funció del destinatari, el nom de l’autor, la seva funció i la finalitat de l’informe.

4. 
   

   
   Introduïu la introducció. Aquesta secció arriba després del títol. Sovint, es pot posar en cursiva diferenciar-la de la resta e. Serveix per donar una visió general del projecte i del seu progrés. Es presentarà el progrés i els objectius assolits.
   • Assegureu-vos d'incloure el tema de l'informe. Introduïu també el projecte, recordant que es tracta d'una actualització de la seva progressió.

5. 
   

   
   Escriu el cos de la teva e. Aquesta part es pot dividir en seccions i subseccions. De fet, es tracta només d’una introducció més detallada. Examineu-ne el contingut i definiu-lo.
   • Especifiqueu les tasques completades des del darrer informe, així com les que estan en curs.
   • Analitzeu els problemes trobats, les preguntes a respondre i les solucions que es poden conservar.
   • Evocar i justificar els canvis ocorreguts durant el projecte.
   • És possible que també vulgueu incloure altres elements, com ara facturació de personal, despeses de retard, retards, problemes per obtenir documents o problemes informàtics i de seguretat.

6. 
   

   
   Feu els propers passos del projecte. Aquesta secció forma part del cos de l'informe. Ens servirà per informar el lector sobre les fases restants del projecte. No oblideu esmentar els problemes que poden afectar el pressupost, la gestió o el termini per a la finalització del projecte.
   • Sobretot, no ignoreu cap canvi en la data límit del projecte.
   • Eviteu els problemes de reg. Tot i això, no us preocupeu amb el lector innecessàriament i no feu promeses que no podreu complir.

7. 
   

   
   Introduïu el nombre total d’hores treballades. Haureu de mostrar la quantitat de temps que vós i el vostre equip heu passat, si en teniu, en el projecte. Els vostres lectors sabran que heu treballat molt, ja sigui el vostre gestor de línia, els vostres clients o una agència governamental que us pogués donar diners.

Part 3 Evitar errors comuns

1. 
   

   
   Tingueu cura de no desviar-vos del tema. El vostre escrit serà correcte sempre que respecteu els punts descrits anteriorment. Esforçar-se per no allunyar-se del tema tractant problemes marginals, encara que siguin interessants.
   • Per exemple, si el vostre projecte s’adreça a l’organització voluntària d’un esdeveniment artístic, potser tindreu la temptació d’iniciar una anàlisi del lamentable estat de finançament de les arts, però realment no us ajudarà a assenyalar el progrés del vostre projecte.

2. 
   

   
   Sigui senzill. Un informe provisional pretén presentar els avenços que heu fet, sense ofegar el lector en un raig de paraules i idees superflues. Tot el que heu de fer és centrar-vos en l'avanç del projecte, els passos que cal fer i els canvis que cal fer.
   • Segons el destinatari de l'informe, és possible que se us demani que no superi un nombre determinat de paraules. Una bona regla és presentar la informació necessària amb la major precisió possible.

3. 
   

   
   Eviteu ser massa vagos. Assegureu-vos d’aclarir l’estat actual del projecte. Per exemple, eviteu dir alguna cosa com "estem avançant en finançar el nostre esdeveniment artístic". En canvi, presenti la informació d’una manera més explícita: "Gràcies a les dues ajudes de 5.000 € que concedeixen aquestes institucions diferents, només necessitem 2.000 € per assolir el nostre objectiu, que s’ha fixat en 12.000 €".

4. 
   

   
   Eliminar expressions expansives. Recordeu-ho, voleu escriure un informe clar i concis. Evidentment, intenteu no aglutinar la vostra e amb expressions que no afegeixen res a l'informe. Per exemple, termes com "desastre total" o "èxit aclaparador" són massa emocionals o massa vagos per ser inclosos en un informe a un client o director.

5. 
   

   
   Citeu les vostres fonts. Identifiqueu adequadament fonts d’informació, dades i gràfics externs incrustats al vostre informe. Podeu afegir una pàgina on indiqueu aquestes fonts.