Com redactar un pla de gestió de canvis

Content

• etapes
• Mètode 1 Escriu un pla per gestionar els canvis organitzatius
• Mètode 2 Feu un seguiment dels canvis al projecte

Hi ha dos tipus de plans de gestió de canvis. Un tracta l’impacte dels canvis a una organització i facilita la transició. El segon ajuda a fer un seguiment dels canvis d’un únic projecte, creant un registre clar dels canvis dels productes o l’abast del projecte. Aquests plans consisteixen en comunicar el que cal fer de manera clara i precisa.

etapes

Mètode 1 Escriu un pla per gestionar els canvis organitzatius

1. 
   

   
   Mostrar els motius dels canvis a realitzar. Enumereu els factors que van conduir a la decisió de fer canvis, com ara un mal rendiment, una nova tecnologia o un canvi en la missió de l’organització.
   • Un dels mètodes és descriure l’estat actual del negoci, i la situació futura que aquest pla pretén crear.

2. 
   

   
   Definiu la naturalesa i l’abast dels canvis. Descriviu breument la naturalesa esperada del projecte. Determineu si això afectarà posicions, canvis de procés, canvis de polítiques o estructura organitzativa. Llista els departaments, grups de treball, sistemes o qualsevol altre component que pugui ser objecte d'ajustaments.

3. 
   

   
   
   
   Descriviu el suport dels grups d'interès. Llista tots els grups d'interès implicats en el pla, per exemple, la sucursal, el cap de missió, el promotor, els consumidors o els empleats afectats pel canvi. Per a cadascuna d’aquestes parts, especifiqueu si l’interessat admet els canvis a realitzar.
   • Recordeu elaborar una taula que expliqui aquesta informació de manera clara i succinta. Per a cada persona afectada, valoreu el nivell de prioritat (alt, mitjà o baix) de les dades següents: consciència, nivell de suport, influència.
   • Si és possible, realitzeu entrevistes individualitzades per avaluar el suport de les parts interessades.

4. 
   

   
   Configura un equip. Aquest equip serà responsable de comunicar-se amb tots els grups d'interès, escoltar diverses inquietuds i assegurar-se que l'operació es desenvolupi en les millors condicions possibles. Trieu persones que siguin molt creïbles en el negoci i que tinguin bones habilitats comunicatives.
   • Hauríeu de contractar un promotor de l’alta direcció. Subratlla que serà un treball actiu per fomentar el canvi, no només per aprovar el pla.

5. 
   

   
   
   
   Desenvolupar un enfocament amb la direcció. Rebre tot el suport de l’empresa és fonamental per a l’èxit de l’operació. Permiteu a tots els alts directius comentar els canvis i col·laborar entre ells per jugar un paper actiu en aquest projecte.

6. 
   

   
   Feu un pla per a cada actor. Per a cada part interessada, inclosos els que donen suport al projecte, avalueu els riscos i els problemes que comporta. Encarregueu a l’equip encarregat de la tasca d’atendre aquestes inquietuds.

7. 
   

   
   Crea un pla de comunicació. La comunicació és l’element clau d’aquest procés. Comunicar-se amb freqüència amb totes les parts implicades. Reforçar les raons per als canvis que s’han de fer i els beneficis que se’n deriven.
   • Els actors han de rebre una comunicació bidireccional d'un en un. Les reunions presencials són essencials.
   • La comunicació ha de venir d’un promotor de la direcció principal, del supervisor directe de cada empleat i de qualsevol altre portaveu en el qual confiïn els actors. Totes les comunicacions han de ser coherents.

8. 
   

   
   Fixeu-vos en qualsevol resistència. Sempre hi ha resistència al canvi. Això es produeix a nivell individual i, per tant, heu de comunicar-vos personalment amb les parts interessades per descobrir la causa d’aquestes resistències. Fixeu-vos en els greuges perquè l’equip directiu els pugui posar remei. Aquestes preocupacions solen incloure els punts següents.
   • No hi ha motivació ni cap sentit d’urgència.
   • No comprendre la situació general ni els motius de la necessitat de canvis.
   • Falta de participació en el procés.
   • Incertesa sobre l’estabilitat laboral, els rols futurs o els requisits i habilitats necessaris per a les posicions futures.
   • Un fracàs de la gestió per complir les expectatives sobre la implementació del canvi o la comunicació.

9. 
   

   
   Preneu els obstacles. Heu de respondre a les reclamacions reforçant la comunicació o canviant d’estratègia. Altres reclamacions poden requerir enfocaments complementaris, que podeu incloure al vostre pla o subcontractar a l'equip directiu. Examineu quina d'aquestes opcions és la més adequada per a la vostra organització.
   • Per a qualsevol canvi de posició o procés, fer de la formació dels empleats una prioritat màxima.
   • Si teniu previst un període de transició el més suau possible, programeu reunions o augmenteu els beneficis dels empleats.
   • Si les parts interessades no estan motivades, oferiu-los incentius.
   • Si es senten desconnectats del projecte, organitzeu una reunió per recollir comentaris i revisar qualsevol canvi del pla.

Mètode 2 Feu un seguiment dels canvis al projecte

1. 
   

   
   Definiu els rols. Llista els rols que s’assignaran a cadascun d’aquest projecte. Descriviu les responsabilitats i habilitats necessàries per a cada paper. Com a mínim, delega un xef de missió per implementar els canvis cada dia, així com un promotor per fer el seguiment de tots els avenços i prendre decisions importants.
   • Per a grans projectes d'una gran corporació, potser haureu de dividir els papers entre diverses persones amb coneixements especialitzats.

2. 
   

   
   Establiu una comissió de control. Els projectes informàtics solen incloure una comissió de control de canvis integrada per representants de cada grup d'interès. Aquesta comissió serà l’encarregada d’aprovar les sol·licituds, en lloc del cap de la missió, i de comunicar les decisions a les parts interessades. Aquest enfocament s'adapta molt a projectes amb diversos grups d'interès i pot requerir una reavaluació freqüent dels objectius bàsics.

3. 
   

   
   Creeu un procés per aplicar les sol·licituds. Una vegada que un membre de l’equip identifica el progrés, com es passa de la idea a la realitat? Descriviu aquest procés aquí, segons ha acordat l’equip. Aquí teniu el aspecte que podria semblar.
   • Els membres de l’equip han d’omplir un formulari de sol·licitud i enviar-lo a l’Autoritat del projecte.
   • L’HOM hauria d’introduir la informació del formulari al registre de sol·licituds i actualitzar aquest registre ja que es consideren o rebutgen les sol·licituds.
   • El gerent demana als membres de l’equip que redactin un pla més específic i estimin l’esforç necessari.
   • El cap de missió envia el pla al promotor per a una possible adopció.
   • Els canvis s’han realitzat. Els interessats són freqüentment informats del progrés.

4. 
   

   
   Creeu un formulari de sol·licitud. Les dades següents s’han d’incloure al formulari i s’han d’introduir al registre de canvis.
   • La data de la sol·licitud de canvi.
   • El nombre de sol·licituds assignades pel responsable de projecte.
   • Títol i descripció.
   • El nom, el correu electrònic i el número de telèfon de la persona que omple el formulari.
   • La prioritat donada a cada sol·licitud (alta, mitjana o baixa). Per a canvis urgents, és possible que necessiteu terminis específics.
   • Producte i número de versió (per a projectes de TI)

5. 
   

   
   Afegiu informació addicional. El registre de canvis també ha de ser capaç de fer el seguiment de les decisions preses i de controlar-ne de prop la implementació. A més de la informació dels formularis de sol·licitud, haureu de reservar espai per a:
   • aprovació o rebuig de les sol·licituds,
   • la signatura de la persona que aprovarà o rebutjarà les sol·licituds,
   • el termini per a la implementació dels canvis,
   • les dates en què finalitzaran els canvis.

6. 
   

   
   Fer el seguiment de decisions importants A més del registre de canvis, el projecte podria beneficiar-se d’un registre d’importants decisions. Aquesta declaració us pot facilitar més a llarg termini o ajudar-vos a fer el seguiment de projectes que han tingut alguns canvis en la gestió. Aquest fitxer també pot servir com a guia de comunicació per a clients o òrgans de govern. Per a cada canvi fet a temps, l’abast o requisits del projecte, els nivells de prioritat o l’estratègia a adoptar, inclouen la informació següent.
   • Iniciador del projecte.
   • La data en què es va prendre la decisió.
   • Un resum de les raons de la decisió i del plantejament que s’utilitza per assolir-les. Incloure els documents rellevants en el procés.