Com presidir una reunió

Content

• etapes
• 1a part Preparació per a la reunió
• 2a part Presideix una reunió
• 3ª part. Conduir una reunió de manera eficaç

Al món empresarial es necessita una mica de flexibilitat per fer les coses. Per exemple, les decisions importants són generalment preses per un equip i la realització de treballs importants requereix la intervenció de diversos experts. Les reunions estructurades i organitzades permeten col·laborar molt de prop, però és probable que una reunió sigui ineficient i inacabable, si no té un propòsit concret o si no es desenvolupa en un ordre determinat. Planificar, preparar i dirigir la reunió que presidireu us pot ajudar a evitar la pèrdua de temps i que la vostra reunió sigui un èxit.

etapes

1a part Preparació per a la reunió

1. 
   

   
   Conferiu els participants sobre la reunió que heu programat. Després d’assabentar-vos que presidireu una reunió de treball, penseu primer en parlar amb els participants, especialment els que ocupen càrrecs d’alt nivell o persones importants. Pregunteu-los si voleu posar alguns temes a l’ordre del dia. Anoteu les respostes i considereu-les a l’hora d’establir l’agenda.
   • És una bona idea preguntar als participants si no tenen punts específics sobre els quals els agradaria discutir durant la reunió, perquè no només us facilita el desenvolupament de l’agenda, sinó també perquè feu que els participants funcionin bé abans de l’inici de la reunió. reunió. La gent estarà més disposada a participar-hi, si sap que els punts que els interessen es discutiran durant la reunió.

2. 
   

   
   
   
   Elaborar i distribuir una agenda. Aquesta agenda serà molt útil, no només per al president de la reunió, sinó també per als participants, ja que conté informació important com la data, el lloc de la reunió i la llista de participants. A més, l’agenda permet que tothom es prepari, ja que indica els punts que es discutiran durant la reunió. Envieu la comanda del dia al més aviat possible. Com més important sigui la reunió, més aviat haureu de difondre-la.
   • L’ordre del dia ha d’esmentar el temps de discussió que s’assignarà a cada punt que conté. Establint un calendari amb antelació, podeu supervisar el progrés de la reunió. El temps de discussió d'alguns punts pot durar més o menys del previst, però un calendari permet seguir millor la discussió d'aquests punts i ajustar el temps en conseqüència.

3. 
   

   
   
   
   Feu una cerca sobre el tema de la reunió i reunions anteriors. És possible que alguns participants no coneguin els punts que es discutiran, altres potser no han assistit a reunions anteriors, mentre que alguns simplement s’han oblidat. Sapigueu que podreu exercir de president si coneixeu el contingut de les reunions anteriors. Proveu de parlar amb les persones que ja han assistit a aquestes reunions per aclarir els problemes pendents que cal recollir a la reunió. Per tal de facilitar la programació de la reunió, considereu la petició del ponent que us proporcioni l'acta de les reunions anteriors.
   • Aquests informes poden ser molt útils. Resumeixen els debats i les decisions de les reunions anteriors i permeten organitzar-ho tot ràpidament. Fins i tot podreu emetre informes importants juntament amb l’agenda.

4. 
   

   
   Assegureu-vos que el local estigui preparat amb antelació. El dia de la reunió, comproveu que la sala estigui neta, presentable i disposada a rebre els participants. També comproveu que el maquinari funciona bé, com ara el visualitzador de diapositives, el dispositiu de projecció, etc. Tingueu en compte que els problemes tècnics poden interrompre la vostra reunió.
   • Si feu una presentació amb suports digitals, com ara PowerPoint, aprofiteu per familiaritzar-vos amb el control remot que fareu servir per desplaçar-vos per les diapositives. Això estalviarà temps per avançar el debat.

2a part Presideix una reunió

1. 
   

   
   Declareu que la sessió està oberta. A l’obertura de la reunió i quan s’instal·lin tots els participants o, com a mínim, el més important d’ells, feu un esforç per retenir l’atenció de tot el públic. Presenteu-vos i anunciau el propòsit de la reunió. A continuació, parleu sobre la durada de la reunió i el temps que teniu previst ajornar. Podeu finalitzar abans o després del temps anunciat, però tindreu com a mínim un marcador per supervisar el progrés de la reunió. Si els participants no es coneixen, preneu el temps per introduir-ne el més important.
   • Tingueu en compte que algunes organitzacions i empreses tenen procediments estrictes per obrir i dur a terme reunions. Per exemple, l’Associació Americana d’Empresaris de l’Estat (AFSCME) utilitza un sistema conegut com a Robert Rules of Order (Roberts Rules of Order) que preveu que el president obri la sessió fent un cop de mà. martell a la taula. A més, aquestes normes són molt específiques en termes de presentació i adopció de resolucions.

2. 
   

   
   Feu un resum dels punts importants que s’havien discutit en reunions anteriors. En el cas de reunions dedicades a projectes importants, intenteu cridar l’atenció del públic tan bon punt s’obri la sessió, resumint ràpidament les decisions i els esdeveniments destacats que han marcat les reunions anteriors. No és probable que tots els participants coneguin el problema tan bé com tu, per tant, considereu que cal informar-los a tots perquè us faciliti la reunió.
   • En lloc de resumir els continguts de les reunions anteriors, podeu instruir al ponent que llegeixi aquesta acta.
   • També podeu considerar la lectura de la correspondència principal que heu rebut des de la reunió anterior.
   • També és possible distribuir als assistents còpies de correspondència i informes, ja que generalment no és necessari llegir en veu alta aquests documents.

3. 
   

   
   Demaneu a alguns participants que informin sobre la situació actual. A continuació, dóna als experts l'oportunitat d'informar l'assemblea sobre el que ha passat des de la reunió anterior. Pot ser qualsevol cosa, per exemple problemes que la vostra empresa o organització ha de resoldre, un canvi de personal, desenvolupaments de projectes o un canvi d’estratègia. Els participants també podrien sol·licitar informació sobre els resultats de determinades accions que s’han pres com a resultat de les decisions preses a la reunió anterior.

4. 
   

   
   Tracteu-vos de problemes destacats. Abans d’avançar a noves preguntes, parleu de problemes que no s’han resolt o de decisions que no es van prendre durant la reunió anterior. Cap participant no voldria responsabilitzar-se dels problemes antics. Per tant, intenteu resoldre els problemes pendents durant la reunió. Normalment, el treball que no es va completar a la reunió anterior es mostra a "qüestions pendents" o "preguntes per a la seva consideració futura".
   • En funció de la cultura de l’empresa i de les seves regles de treball, la presa de decisions pot estar sotmesa a un procediment específic, per exemple, caldrà arribar a un acord majoritari o assignar un grup de persones amb altes posicions jeràrquiques, a prendre totes. decisions.
   • Tingueu en compte que algunes preguntes són simplement molt complicades de resoldre en el temps entre les reunions. No cal que aprofiteu els avenços dels projectes a llarg termini que encara estan en marxa. Tanmateix, "heu de" prendre decisions sobre projectes que requereixin una actuació immediata.

5. 
   

   
   Processar un nou negoci. Després parleu nou temes, noves inquietuds i qüestions que cal discutir durant la reunió. Solen ser punts que es deriven dels desenvolupaments de les reunions anteriors. Proveu de prendre decisions definitives i clares, ja que els articles que no es tracten durant la reunió seran ajornats per a la propera reunió.

6. 
   

   
   Resumeix les conclusions de la reunió. Quan hagueu acabat amb els casos actuals, aneu a resumir les conclusions que han fet els participants. Detalleu els resultats de les decisions i, si cal, descriviu les accions específiques que cada participant ha de realitzar abans de la propera reunió.
   • Aquest pas és important perquè és la darrera oportunitat d’assegurar-te que tothom sortirà de la sala amb una idea clara del progrés dels diferents projectes i sabent exactament què hauran de fer.

7. 
   

   
   Acabeu introduint el tema de la propera reunió. Finalment, informa a tothom sobre el tema de la propera reunió i, si ja has començat a programar-la, fixa el lloc i la data. Així es mantindrà una certa continuïtat entre projectes o decisions i es donarà idea als participants dels terminis per organitzar-los per dur a terme els treballs que han estat assignats.
   • Saber que tu no Heu de programar una altra reunió si heu esgotat l’ordre del dia de la reunió actual. Tot i això, és bo fer-ho, si hi ha prou punts per afrontar o si cal esperar per veure com evolucionaran determinats projectes.

3ª part. Conduir una reunió de manera eficaç

1. 
   

   
   Orienta els debats sense dominar-los. Un dels vostres papers és avançar en els debats i mantenir-los en contacte amb els objectius de la reunió. El seu paper no ho és per oferir la vostra opinió sobre cada qüestió o fer coincidir els avenços dels debats amb el calendari previst. Sigues flexible. Permiteu als participants que s’expressin lliurement i deixeu que sorgeixin les noves preguntes encara que no formin part de l’agenda. És possible que sentiu que heu de tancar o canviar algunes de les preguntes per mantenir la discussió lluny del propòsit de la reunió, però no penseu que heu de controlar-ho tot. Al cap i a la fi, és un esforç col·lectiu.
   • Mireu l’agenda a mesura que avanci la reunió. Si arribeu tard, assegureu-vos d’evitar algunes preguntes o ajornar la revisió. No dubteu en fer-ho quan els temes tractats són molt importants.

2. 
   

   
   Animeu a tots els presents a participar en els debats. Com a president, heu d'assegurar l'eficàcia i la transparència del procediment. Fomentar la participació dels presents que no dubtin a parlar, tot i que tenen una bona versió en els temes tractats. No cal desafiar-los ni parlar-los directament. Simplement, podeu dir alguna cosa així com: "Crec que l'experiència del senyor Martin ens serà de gran ajuda". Aquesta és una manera elegant d’animar alguns membres a participar més activament.

3. 
   

   
   Assegureu-vos que tothom entengui el contingut de les actuacions. Recordeu que no tots els participants tenen el mateix coneixement i experiència de la reunió. Perquè puguin beneficiar-se de la reunió, plantegeu simplificar els problemes complexos a mesura que es plantegin. Els participants amb menys experiència segur que apreciaran el vostre esforç.

4. 
   

   
   No deixeu enrere preguntes difícils o vergonyoses. Si aquests problemes no són ben controlats pel president, la reunió pot convertir-se en un fracàs. Assegureu-vos que tracteu tots els problemes importants que sorgeixen a la reunió i no deixeu que els participants intentin absoldre’s de la responsabilitat ni feu disculpes vages per a preguntes sense resposta. Intenteu esbrinar i obtenir respostes a preguntes que ningú vol trobar una solució. Això no correspon necessàriament al desig de cada participant, però aquestes són les qüestions que cal resoldre perquè la reunió compleixi els seus objectius.
   • Assegureu-vos que s’han registrat totes les decisions importants. Feu aquest treball al periodista o al periodista de reunions. Si esteu obligats a introduir preguntes complicades, procureu obtenir respostes raonades a aquestes preguntes.

5. 
   

   
   Mireu la vostra programació. A moltes persones no els agrada les reunions perquè pensen que és una pèrdua de temps. Per evitar tenir una reunió interminable, utilitzeu la vostra autoritat com a president per avançar a bon ritme. Si la reunió és probable que duri més del previst, no dubteu a ajornar l'examen d'algunes preguntes insensibles. Estigueu preparats per revisar el vostre programa, per evitar la pèrdua de temps.