Com organitzar una demostració

Content

• etapes
• 1a part Prepareu mesos per avançat
• Part 2 Organitzeu-vos dues setmanes abans
• Part 3 24 hores abans de l’esdeveniment
• 4a part Gestió de la celebració de l'esdeveniment

Probablement penseu que organitzar un esdeveniment és una tasca aclaparadora. Pot ser així si no teniu sentit d’organització ni de planificació. Però estigueu segurs, perquè veurem junts com fer-ho, des de la preparació, que pot durar mesos, fins al dia de l’esdeveniment.

etapes

1a part Prepareu mesos per avançat

1. 
   

   
   Definiu l’objecte de l’esdeveniment. Una frase clau o dues poden ajudar-vos a definir clarament l’objectiu del vostre esdeveniment i a mantenir-lo en context. Tens la intenció de formar membres de la teva comunitat? Voleu convèncer els donants perquè financin alguns dels vostres projectes? Voleu homenatjar algunes persones o un grup de persones? Esforça’t per minimitzar l’abast de la teva acció. Independentment del que vagis a fer, educar, persuadir o honorar, etc., respon la pregunta: Per què vas a organitzar aquest esdeveniment?
   • Preneu-lo com a declaració de missió. El vostre marc d’èxit Quan tingueu clar què voleu fer, us resultarà més fàcil actuar!

2. 
   

   
   
   
   Fixar objectius. Què vols aconseguir exactament ? No és quin serà el nombre de participants o, fins i tot, si es farà l’esdeveniment, què voleu que surti d’aquest esdeveniment? 5 persones que donen l’esquena a un component nou de la vostra organització? Una recaptació de 1.000 €? Un canvi de mentalitat? Un públic entusiasta?
   • Identifiqueu les tres primeres coses que voleu realitzar mitjançant l’organització del vostre esdeveniment i centreu-vos en fer-les realitat. És possible que tingueu un objectiu financer, un objectiu social i un objectiu personal. Només depèn de tu!

3. 
   

   
   Reuneix voluntaris. Necessitareu un bon equip amb diferents habilitats. Els vostres voluntaris us poden ajudar de diverses maneres, com preparar programes, invitacions i pòsters, o allotjar participants i organitzar-vos després de l’esdeveniment. És a dir, poden ajudar-vos a fer la feina. I si podeu, teniu voluntaris amb què podeu comptar!
   • Assegureu-vos que els directius i els membres dels vostres equips respectin la vostra programació. La col·laboració pot facilitar moltes coses. Quan els demaneu que donin un cop de mà, teniu clar des del principi les seves expectatives i el seu grau d’implicació.
   • Si no podeu contractar voluntaris, contracteu un equip! Tot depèn de la naturalesa de l’esdeveniment que organitzeu. Els gestors del lloc amfitrió del vostre esdeveniment poden posar a la vostra disposició un equip, si no, podeu passar per una agència de treball temporal.

4. 
   

   
   
   
   Prepara un pressupost. Heu d’incloure al vostre pressupost totes les despeses, ingressos, donacions i despeses possibles. Si no teniu pressupost, acabareu amb un munt de factures a les mans, una cartera buida i sense idea del darrer problema. Sigues realista des del primer moment per evitar sorpreses el dia de l’esdeveniment.
   • Cerqueu formes per reduir els vostres costos. Podeu reclutar voluntaris que treballin gratuïtament? Podeu optar per un lloc d’habitatge més barat, com la casa d’un dels vostres amics? Recordeu que un partit senzill però reeixit és més impressionant que un esdeveniment que està en marxa, però que es converteix en un fiasco.

5. 
   

   
   Decidiu on i quan. Això és això el més important fer, quan es tracta del vostre esdeveniment.Quin és el lloc i quina és la data que farà que algú digui: "Sí, ja ho veuré!" Trieu un moment en què tothom sigui lliure, un lloc fàcilment accessible i alguna cosa al vostre abast.
   • Consulta el calendari d’esdeveniments de la teva zona i determina el teu públic. Si s’adreça a persones que passen el seu temps a casa, la millor opció és organitzar la reunió al barri, durant el dia, potser oferint atenció als nens. Però si us orienteu a estudiants, el millor és celebrar la reunió a la nit al centre de la ciutat. Si podeu, aneu allà on el vostre públic ja trobat.
   • Per descomptat, en alguns casos sereu obligats a reservar el vostre lloc. Poseu-vos en contacte amb el responsable del lloc que utilitzeu tan aviat com sigui possible. No oblidis que és probablement tan ocupat com tu!

6. 
   

   
   Penseu en la logística. Cal logística per a tot. Quines seran les possibilitats d’aparcament? Quins són els mitjans d’accés per a persones amb discapacitat? Què es pot fer en funció de la mida del lloc de trobada? Quin equipament necessitareu? Quins articles addicionals, com ara begudes, insígnies, fulletons, necessitareu i necessiteu despeses addicionals? Quantes persones necessiteu perquè l'esdeveniment tingui un bon funcionament?
   • Penseu en tots aquests problemes amb el vostre equip i analitzeu tots els aspectes del problema. Podeu preveure alguns imprevistos i evitar-los? Hi ha convidats especials per assistir-hi? Cal fer excepcions?

7. 
   

   
   Penseu en màrqueting i publicitat. Mentre hi esteu, feu un pòster. Ha de contenir la data, el lloc, l'hora, el nom del convidat, el títol i el tema o eslògan de l'esdeveniment. Com que encara esteu en la fase preliminar, podeu dedicar-vos el temps per resoldre aquests detalls. Tot i això, és interessant fer un registre temporal ràpidament per tenir una visió completa de la vostra organització.
   • Penseu també en altres maneres de difondre informació. Una ingesta? Un correu? Facebook, o mitja dotzena d’altres llocs web d’esdeveniments (més informació una mica més enllà)? Què necessitaràs abans l’esdeveniment per atraure participants i quines seran les vostres necessitats per l’esdeveniment per mantenir el seu interès?

8. 
   

   
   Organitzar-se. És probable que de moment tot sigui confús al cap i no sàpigues com començar. Respireu profundament i obriu Excel. Prepareu un calendari provisional del vostre esdeveniment. Creeu uns quants fulls de càlcul per organitzar les vostres idees. Això pot semblar innecessari, però d’aquí a dos mesos et felicitaràs per fer aquesta feina.
   • Per a cada activitat, prepareu un calendari amb terminis. Escriviu els noms dels vostres col·laboradors i especifiqueu les seves tasques i els períodes d’execució. Així, podeu organitzar i respondre les preguntes que puguin tenir.

Part 2 Organitzeu-vos dues setmanes abans

1. 
   

   
   Assegureu-vos que tot va bé. Definiu la data i la ubicació del vostre esdeveniment, escolliu el vostre convidat d’honor, el vostre personal, el tema i l’eslògan del vostre esdeveniment. Quins són els problemes que poden provocar problemes? Quines són les preguntes que poden sorgir a l’últim moment? En aquest moment, heu de finalitzar totes les vostres dades.

2. 
   

   
   Reuniu-vos amb el vostre equip. Obteniu el pressupost, el calendari, etc. aprovat pels membres i directius del vostre equip. Ha arribat el moment d’examinar i resoldre tots els problemes. Els vostres empleats han entès què han de fer? Se senten còmodes amb tot el procediment?
   • Una vegada més, reuniu-vos amb els vostres col·laboradors i voluntaris per tractar qualsevol problema possible. També és el moment perfecte per desenvolupar un pla d’acció.
   • Assegureu-vos que el vostre equip no tingui cap problema intern. Manteneu-vos en contacte amb els líders i membres de cada grup, així com amb els vostres voluntaris.

3. 
   

   
   Delegar responsabilitats en alguns dels teus col·laboradors i assignar als més experimentats que coordinin totes les activitats. Si es tracta d’un esdeveniment gegantí, carregueu a diverses persones perquè coordinin diverses activitats, sota la supervisió d’un sol responsable. Recordeu que els membres d’un grup han de confiar en el seu líder de grup.
   • El dia de l’esdeveniment, considereu la possibilitat d’assignar una o dues persones per reunir-se i saludar els participants quan arribin al lloc. En principi, el comitè d’acollida és l’encarregat de animar a tothom i donar als participants la sensació d’estar en bones mans.

4. 
   

   
   Assegureu-vos de mantenir actualitzats els llocs web relacionats amb l’esdeveniment. Probablement esteu a Facebook i, però hi ha diversos altres llocs que podeu utilitzar per promocionar millor el vostre esdeveniment. Eventbrite, Evite i Meetup són 3 dels llocs més importants als que cal pensar. Si encara no els coneixeu, aneu a Internet ara mateix!
   • I, per descomptat, no oblideu el vostre propi lloc web, el vostre bloc o la vostra pàgina de Facebook, si en teniu. Podeu enviar recordatoris, publicar imatges i gestionar les vostres sol·licituds de resposta (RSVP). Com més actiu estigui, millor serà notat per tothom.

5. 
   

   
   Demanar als delegats que financin i patrocinin determinades activitats. Haureu d’afrontar diverses despeses durant els propers dies i no pagareu tot de la butxaca! Obteniu, com a mínim, una mica de diners per cobrir els costos d’inici, com ara llogar l’habitació i els equipaments i, possiblement, els càterings. És possible que hàgiu de pagar per determinades coses o serveis.
   • Assegureu-vos que disposeu d’un procediment administratiu adequat per rebre, confirmar i facturar els serveis que necessitareu. Heu de fer un seguiment de tot el que feu perquè pugueu referir-lo més endavant, de manera que us organitzeu més aviat, sobretot si els vostres socis comercials fan alguna cosa malament.

6. 
   

   
   Anuncieu el vostre esdeveniment. Prepareu fulletons, publiqueu publicitat, informeu els mitjans de comunicació, realitzeu correu electrònic directe, realitzeu trucades telefòniques, envieu grups a grups i visiteu participants o patrocinadors potencials. Què fer més per animar la gent a venir? Tingueu cura de difondre informació completa que deixi poc espai per a preguntes. Però, al cap i a la fi, també voleu despertar la curiositat del vostre públic!
   • Definiu el vostre públic objectiu. Si intenteu arribar a gent gran, no perdreu el temps enviant-los snapchats. Vés als llocs freqüentats pels teus participants i utilitza les eines que coneixen. Esforça’t per ser molt accessible i comportar-te amb normalitat.

7. 
   

   
   Reuneix tot el que necessites per al teu esdeveniment. Per exemple, medalles, jocs, petits records, premis o certificats. Hi ha un munt de coses i aparells que poden passar desapercebuts per a un ull sense experiència, però sabeu tots els racons i tot el que hi podeu anar. I no oblideu les taules, les cadires, el sistema de so, els pòsters, les estovalles i totes aquestes coses importants!
   • Aquesta pregunta només mereix tota una sessió de treball amb el vostre personal. No deixeu de pensar-hi fins que trobeu 5 coses com bolígrafs, kit de primers auxilis, bateries, gelats i extensions. Heu d'assegurar-vos, a qualsevol preu, que ho teniu tot cobert.

8. 
   

   
   Organitza’t per tots. Feu arranjaments per fer fotografies i vídeos. Organitzar els moviments dels convidats. Feu arranjaments també per al menjar i l’equip de neteja. La llista es pot allargar del dia a dia, però és normal, perquè organitzeu el vostre esdeveniment.
   • Teniu cura dels aliments i refrescos. També és hora de planificar equipaments especials, com per a persones amb discapacitat, etc. També comproveu si alguns participants són vegetarians o tenen necessitats dietètiques especials.
   • Proporcioneu cadires, taules, conjunts, micròfons, altaveus, ordinadors, projectors de cristall líquid (LCD), pòdiums, tot l’equip necessari per configurar correctament el lloc de l’esdeveniment.

9. 
   

   
   Prepareu la llista de persones per contactar. Necessitareu números de telèfon, adreces i tots els empleats. Així mateix, prepareu la llista de VIP i els vostres proveïdors. Aquestes llistes seran útils si algú arriba sabent o tard.
   • Suposem que els seus càterings arriben tard? Sabeu com fer-ho? Agafeu la vostra bella llista i els truqueu. De debò creien que hi anireu? buscar aquests 100 kg de carn de porc tirada? Bé, no importa. Dóna la llista a François i li demanes que vagi amb el seu camió a l’adreça indicada. I ja està! Ara ja sabeu què heu de fer, ja no deixeu d’utilitzar-los o sigueu més precisos comunicant les vostres dades!

10. 
    

    
    Vés al lloc de l’esdeveniment amb els teus empleats. Feu un tomb i comproveu detingudament les zones d’aparcament, lavabos, sales verdes, proveïment d’entrades i sortides. Cerqueu llocs on podeu fer fotocòpies o fer trucades telefòniques i comprar en cas d’emergència. En una paraula, esforçar-se a conèixer el terreny com a butxaca.
    • També parleu amb la vostra persona de contacte. Ha de conèixer el lloc millor que ningú. Hi ha algun problema concret que cal conèixer? Hi ha restriccions horàries? Hauríeu de mantenir les portes tancades en determinats moments? Hi haurà, Déu ho prohibeixi, fer rutinaris dels incendis durant la protesta?

Part 3 24 hores abans de l’esdeveniment

1. 
   

   
   Mantingueu la calma. Gairebé heu arribat al final de les vostres frases. És extremadament important mantenir les vostres idees clares i seguir al bon camí. Porteu mesos preparant-vos! Tot anirà bé. Si manteniu la calma, el vostre equip es comportarà com vosaltres i l’esdeveniment tindrà lloc en bones condicions. A més, tot s’acabarà molt ràpidament!
   • De debò, gairebé heu arribat al final de les vostres frases. Ho heu planificat tot, heu pensat en tots els possibles problemes. Si passa alguna cosa, superaràs la dificultat. I recordeu, ningú no us culparà. Un convidat sorollós, menjar mediocre, no us preocupeu massa, perquè els participants saben que no ho podeu controlar tot. Així doncs, relaxa’t, tot anirà bé.

2. 
   

   
   Realitzeu els últims controls amb el vostre equip. Assegureu-vos que heu explicat a tothom l’hora de l’esdeveniment i com arribar-hi. No desitgeu que el dia de l’esdeveniment tots els vostres empleats us preguntin al mateix temps on es troba aquesta porta del servei sagrat.
   • Fins i tot si no rebeu preguntes, feu el possible per avaluar el comportament dels vostres empleats. Estan satisfets amb la descripció de les seves tasques? Feu olor entre ells? Si no és així, discuteix amb ells i intenta evitar la dificultat. Potser algú estaria més còmode fent una altra cosa o treballant amb una altra persona.

3. 
   

   
   Consulteu totes les invitacions i respostes que heu rebut. Feu la llista de convidats i cobreu a algú que compti els presents. En la majoria dels casos, serà el nombre de persones presents diferent de la gent que va respondre. Pot ser que hagi rebut 50 respostes afirmatives i que en acabis amb 5 o Hi són presents 500 persones. Així que, fins i tot sabent el nombre de respostes que heu rebut, prepareu-vos per a situacions extremes.
   • Mentre hi esteu, recordeu l’esdeveniment als vostres distingits convidats. Us sorprendrà el nombre de persones que diran: “Ah, sí, és així! És demà no? Podeu evitar el control de trucades fent una simple trucada telefònica o enviant un SMS.

4. 
   

   
   Vés al recinte i assegureu-vos que tot estigui a punt. L’habitació neta i disponible? Està instal·lat l’equip electrònic? S'han fet les proves de bon funcionament? Podeu instal·lar equips amb antelació, si cal? El personal està a punt?
   • Comproveu si el nombre de persones presents per supervisar l’esdeveniment és suficient. Per descomptat, sempre és millor tenir més gent. Potser necessiteu algú que pugui fer una cursa urgent, acollir un convidat d’honor o resoldre un imprevist; o per prendre cafè, simplement.

5. 
   

   
   Prepareu els kits dels participants. Cada kit pot incloure una ampolla d’aigua, un refrigeri lleuger, un quadern, un bolígraf, un llibret i la informació necessària. També podeu incloure petits records. És realment el detall que impulsarà als participants a pensar que l’esdeveniment estava ben dissenyat i ben organitzat. I realment pensaran que teniu cura de tots dos!
   • Es pot reservar per a hostes o personal o tots dos! A qui no li agrada rebre una barra de granola i un bolígraf?

6. 
   

   
   Feu un guió. És una llista que conté tota la informació necessària classificada segons l’horari i l’habitació. Prepareu un programa cronometrat per a activitats importants. L’estructura del formulari depèn de tu. Esforçar-se a no carregar-la per a una lectura fàcil.
   • Si ets realment exigent i molt diligent, pots establir diversos scripts. Els altaveus poden demanar-vos una llista d’altres altaveus amb la seva ubicació i horari. El vostre equip voldrà la llista d’equips, horaris i normes d’operacions de neteja. Si teniu temps per preparar-les, aquestes llistes poden ser útils.

7. 
   

   
   Prepareu una llista de comprovació d’accions a dur a terme durant l’esdeveniment. Seria un desastre si hi esteu, tot hi és, tothom hi és i de sobte us adoneu que heu oblidat a casa els 1.200 follets per al descans del cafè. Ho hauries arruïnat tot. Per tant, crea una llista de comprovació i porta amb tu tot el que necessitis!
   • Si les coses solen acumular-se, assigna una tasca específica a cada membre del teu equip. Així doncs, el dia de l’esdeveniment, no perdreu el temps corrent a dreta i esquerra, puntuant les crisis. Dues mans més faciliten la càrrega ... com diu la dita.

4a part Gestió de la celebració de l'esdeveniment

1. 
   

   
   Estigueu ben aviat al lloc de l’esdeveniment amb el vostre personal i voluntaris. Comproveu que hi sigui present tothom i assegureu-vos que l’equip electrònic funciona correctament. Hi ha preguntes d’última hora? Si et queda temps, fes-hi una copa, digues-los algunes paraules d’ànim i fes-los un descans! T’ho has merescut. Esteu a punt.
   • Assegureu-vos que els organitzadors portin una insígnia distintiva o altres insígnies, de manera que els participants puguin trobar-los fàcilment quan ho necessitin. De vegades no és suficient el fet de portar fatigues.

2. 
   

   
   Instal·leu-ho tot. Per dins i per fora. Cal penjar globus a la bústia o a una cartellera a la cantonada? I què en penses de les portes i el vestíbul principal? Si els participants han de navegar per un camí complicat, poseu tants signes com pugueu orientar-los millor.
   • No oblideu les pancartes de benvinguda i les pancartes informatives que són molt útils. Recordeu que els usuaris poden trobar la ubicació de l'esdeveniment més fàcil. Val a dir!
   • Instal·leu un taulell de recepció i registre. En arribar al lloc, els participants han de notar el que necessiten per orientar-se. En cas contrari, podrien córrer pels cercles i se sentin incòmodes.Recordes la comissió de recepció de la qual vam parlar anteriorment? Col·loca algú a l'entrada per saludar els participants i respondre les seves preguntes.
   • Publica música! Pot dissipar qualsevol vergonya que d’una altra manera hauria augmentat l’estat d’ànim.

3. 
   

   
   Assegureu-vos que persones importants tinguin coneixement dels esdeveniments. Si un altaveu arriba tard, ajusteu la vostra programació i informeu-ne les parts interessades. Si l’àpat dura més del previst, heu d’alertar-los sobre el canvi de programa. És poc freqüent que les coses vagin segons el calendari, així que assegureu-vos d’informar la gent a mesura que passin els canvis.

4. 
   

   
   Feu fotos! Probablement vulgueu guardar records del vostre esdeveniment. I veure algú caminant amb una càmera pot emocionar els participants. No oblideu la pancarta del patrocinador, la vostra, l’entrada, la recepció, etc. Potser podeu utilitzar-les l’any que ve!
   • Si és possible, demaneu a un dels vostres amics o a un fotògraf professional que tingui cura de tots aquests detalls. Allà en teniu prou a fer! Però heu de tenir cura dels vostres convidats, així que feu que algú s’ocupi de les fotos, etc.

5. 
   

   
   Regala un record. És possible que els vostres participants hagin après alguna cosa assistint al vostre esdeveniment i voleu que deixin pensar alguna cosa o fer preguntes o pensar en prendre mesures. Per tant, repartiu un fulletó o alguna cosa que puguin agafar amb ells per donar-los idees actuar després de l’esdeveniment.
   • No oblideu crear un fòrum per fer comentaris. Doneu als participants l’oportunitat de fer un seguiment, dir el que pensen, suggerir millores i compartir els seus desitjos per al proper esdeveniment. I, per descomptat, com es poden simplificar!

6. 
   

   
   Netegeu la zona de recepció! Aixecar el comptador elèctric, recollir les banderoles, retirar les taules, etc. Posa els llocs de nou en la seva situació original, com eren abans de l'esdeveniment. Això és especialment important si heu llogat l'habitació i voleu tornar. Els propietaris poden cobrar-vos una taxa, que podríeu evitar d’una altra manera. Divideix les tasques perquè l’operació sigui el més fàcil possible.
   • Comproveu que no s'hagi oblidat res preciós al lloc i, si és així, configureu un servei de propietat perduda
   • Posar en coneixement del responsable del lloc, els danys i perjudicis que poguessin ocasionar durant l’esdeveniment. És millor ser honest i directe.
   • Tingueu cura de les escombraries i actuïn al vostre abast. El servei de neteja tindrà cura d’aquest problema.

7. 
   

   
   Tingueu cura de totes les tasques que es derivin de la celebració del vostre esdeveniment. De fet, depèn de la naturalesa de l’esdeveniment en qüestió. Pot ser que no tingueu gaire coses a fer, però també podeu acabar amb una llarga llista de persones per agrair i una recepta per gestionar. Aquí teniu algunes idees per començar.
   • Gràcies a tots els membres del vostre equip, voluntaris i patrocinadors. No hauríeu pogut fer el vostre esdeveniment sense ells!
   • Actualitzeu i finalitzeu els vostres comptes. Aquesta tasca s’ha de completar el més ràpidament possible. És millor tenir un mínim de detalls per ajustar-los.
   • Organitzeu una recepció d’agraïment per a tots aquells que us han ajudat, el vostre personal s’ha de sentir apreciat i els vostres donants consideren que han participat en una bona causa.
   • Regaleu a les persones interessades records o fulletons.
   • Repartiu als patrocinadors i persones interessades la seva part de la recepta.
   • Publica les fotos de l’esdeveniment al teu lloc web.

8. 
   

   
   Organitzeu una reunió d’avaluació després de l’esdeveniment per millorar la vostra organització en el futur. Ara que ho heu completat tot, hi podríeu haver fet diferents? Quines coses van funcionar bé i quines no van funcionar? Acordaria tornar a organitzar aquest esdeveniment? Què vas aprendre?
   • Si rebeu comentaris, considereu-ho. Si els vostres convidats no ho fan, demaneu al vostre personal que ho faci. Què en pensen de l’esdeveniment? Almenys, s’apreciaven a si mateixos? Per descomptat, ja que tenien un bar granola i un bolígraf, no?