Com organitzar un taller

Content

• etapes
• 1a part Preparació per a un taller
• 2a part Preparació del taller
• Part 3 Conduir el taller
• 4a part Taller d’avaluació

Saber dirigir un taller és molt important per a educadors, líders empresarials, científics i professionals en general. Un taller ben preparat permet als participants adquirir noves habilitats, informació i una sensació de realització personal. El taller ideal també proporciona als participants l’oportunitat d’interactuar i aprendre de forma activa.

etapes

1a part Preparació per a un taller

1. Definiu l’objectiu del vostre taller. Tant si esteu aprenent una nova habilitat, com proporcioneu informació o sensibilitzeu, és important que conegueu els objectius del vostre taller. Què voleu transmetre als seus participants? Aquesta anàlisi pot permetre identificar diverses habilitats específiques, un tema específic que tractareu durant el vostre taller o només una sensació que voleu inspirar a casa. Penseu exactament què voleu assolir i per què creieu que aquest objectiu és important. A continuació en presentem alguns exemples.
   • Aprendre a escriure una carta de presentació persuasiva.
   • Aprèn a anunciar males notícies als seus pacients.
   • Aprèn 5 tècniques per convèncer un estudiant reticent a fer un curs.
   • Apreneu a crear una presentació efectiva de PowerPoint.

2. 
   

   
   
   
   Identifica el teu públic Els participants del vostre taller es coneixeran o seran estranys? Ja tindran coneixement del tema del vostre taller o seran completament nous per al tema? Han escollit assistir al vostre taller o bé forma part d’una formació professional obligatòria? Respon aquestes preguntes per preparar millor el teu taller.
   • Per exemple, si els participants ja es coneixen, podeu configurar les vostres activitats de grup molt més ràpidament. Si no es coneixen en absolut, hauràs de començar per trencar el gel i animar-los a presentar-se a la resta del grup.

3. 
   

   
   Planifica el teu taller. Planifiqueu mantenir-lo al matí o a primera hora de la tarda. Aquests períodes del dia són efectivament aquells en què els vostres participants estaran més despertos i alerta. Voleu que els vostres participants siguin actius i participin en les vostres activitats. Si podeu, eviteu planificar el vostre taller al final del dia, ja que els vostres participants poden estar cansats i impacients per acabar la seva jornada.

4. 
   

   
   
   
   Guanyeu visibilitat. Distribuïu flyers o pengeu pòsters, també podeu contactar amb empreses i empreses del vostre sector per obtenir visibilitat i atreure més participants. Tenir un títol atractiu ajuda, però també pot planificar una breu presentació del tema del vostre taller i per què és important i necessari. Planifica una combinació d’imatges i imatges per atraure l’atenció dels teus possibles participants.

5. 
   

   
   Contractar participants. Al seu taller hi hauria d’assistir entre 8 i 15 persones de mitjana. No es tracta d’una conferència. I cal tenir un grup prou reduït perquè tothom pugui fer preguntes, provar les seves habilitats i treballar amb altres participants. Tanmateix, el vostre taller ha de tenir prou participants per ser efectiu. Per això és ideal un grup de 8 a 15 persones.
   • De vegades no podreu escollir la mida del grup de participants. Si teniu molts participants, cerqueu consells creatius per no deixar-vos aclaparar. Per exemple, es pot dividir un grup de 40 persones en cinc grups més petits de 8 participants cadascun. També podeu proporcionar ajuda de facilitadors que facilitaran la gestió d’un grup més gran.

6. 
   

   
   Prepareu els participants. Alguns tallers requereixen una certa preparació dels participants. Per exemple, hauran de llegir articles de premsa, preparar una notícia o rellegir la feina d’un altre participant. Si teniu tasques per fer abans de celebrar el vostre taller, no oblideu especificar-ho i donar-los les instruccions més clares possibles.
   • Les vostres instruccions han de ser estrictes si voleu que els vostres participants inverteixin en el vostre taller abans de celebrar-lo. Especifiqueu on i quan tornaran els deures. Han de tornar una còpia a mà o simplement enviar la seva feina per correu electrònic?

7. 
   

   
   Prioritzeu els vostres objectius. La majoria dels tallers són de temps limitat. Poden durar menys de 30 minuts o repartir-se en diversos dies. Independentment de la durada del taller, tindreu un període determinat per transmetre els vostres coneixements als participants. En lloc d’intentar ser comprensiu en poc temps, pensa en els coneixements i habilitats essencials que vols transmetre al teu públic. Aquests han de ser el nucli del seu taller.

8. 
   

   
   Prepareu diverses tècniques d’aprenentatge. Els adults aprenen de diferents maneres: visualment, oralment, mitjançant la pràctica o una varietat d’aquests mètodes. Recordeu que no necessàriament coneixereu les preferències dels vostres participants i, per tant, heu de proporcionar diferents materials d’aprenentatge. Segons el tema i els objectius del vostre taller, proporcioneu fulletons, ajudes audiovisuals, lliçons d’informàtica i jocs de rol.

9. 
   

   
   Prepareu targetes per distribuir. Podeu distribuir-vos lectures rellevants, estudis de cas, llistes de termes clau i preguntes als participants. El millor és preparar-los aigües amunt. Seràs capaç d’evitar les faltes d’ortografia o errors d’atenció. No oblideu utilitzar un tipus de lletra llegible. Doneu a cada document un títol i una data perquè els vostres participants puguin classificar-los i reutilitzar-los amb més facilitat en el futur.
   • Si teniu moltes lectures per compartir amb els vostres participants, podeu distribuir-les abans del vostre taller perquè puguin preparar-se.
   • Si teniu previst distribuir diversos documents, també podeu proporcionar als vostres participants un enllaç o una carpeta perquè es puguin emmagatzemar més fàcilment. Si no és la primera vegada que realitzeu aquest taller, també podeu compilar-lo en un fulletó que distribuireu al vostre públic.

10. 
    

    
    Organitzeu els vostres suports audiovisuals. Si voleu projectar una presentació de PowerPoint, un videoclip o un videoclip, heu de preparar-les amb antelació. Proveu-los a casa per assegurar-vos que funcionen correctament. També assegureu-vos que el seu format sigui llegible al material que utilitzeu durant el vostre taller.
    • També podeu parlar amb el tècnic responsable de la sala on tindrà lloc el vostre taller per verificar que l’equipament funciona correctament. No tots els projectors són compatibles amb ordinadors Macintosh, per exemple. Algunes habitacions no tindran altaveus, etc. Comproveu que l'equip disponible per a vosaltres sigui compatible amb la tecnologia que fareu servir.

11. 
    

    
    Organitzeu els suports d’ordinador. Si els vostres participants han de respondre un qüestionari al seu ordinador o participar en un fòrum en línia, heu de preparar aquests materials abans del vostre taller. Planifiqueu també si els vostres participants portaran el seu propi ordinador i, en aquest cas, no us oblideu de notificar-los.
    • Si els participants han de seguir determinades activitats a Internet, no oblidis preguntar-li al tècnic si això és possible. Heu d’assegurar-vos que l’habitació està ben equipada amb connexió a Internet sense fil i no oblideu demanar la contrasenya.

12. 
    

    
    Contractar personal. Per exemple, necessitareu experts, assistents o assistents, segons el tema i la mida del taller que vulgueu organitzar.Un expert pot presentar una nova tècnica mèdica, un ponent podrà compartir anècdotes rellevants sobre el tema del vostre taller i un assistent us ajudarà a acompanyar un gran grup de participants. Si necessiteu ajuda per conduir el vostre taller, considereu la contractació prèvia. Com més preparat esteu, millor serà la qualitat del vostre taller.

13. 
    

    
    Planifica les activitats del grup. Les interaccions dins d’un grup de participants marquen la diferència entre un taller ben dirigit o no. D’aquesta manera podeu planificar les activitats col·lectives que seran adequades als objectius del vostre taller. No oblideu especificar si aquestes activitats es realitzaran per parelles, en grups reduïts o amb tots els participants. Incloeu prou oportunitats perquè cada persona participi activament. A continuació es mostren alguns exemples d’activitats en grup.
    • Debats. Dividiu els vostres participants en dos grups, cadascun amb la missió de defensar una posició.
    • Think-compari-acció. Feu una pregunta als vostres participants. Permeteu-los que s’ho pensin individualment, després interaccionin amb un company i finalment compartiu les seves troballes amb la resta del grup.
    • Les sessions de preguntes i respostes. Si voleu presentar molta informació, involucreu els presents, donant-los l’oportunitat de fer-vos preguntes. Pots respondre-ho tu mateix o suggerir a altres participants que donin les seves respostes.
    • Jocs de rol Doneu a cada participant un paper a l’hora de posar en pràctica les noves habilitats que acaben d’adquirir.
    • Les sessions de reflexió. Suggeriu als vostres participants idees de pluja d’idees. Escriviu-los en una flipchart o un full de paper en blanc i, a continuació, suggereu-los als presents que devaluen els seus resultats.

14. 
    

    
    No oblideu les pauses. Normalment estem més centrats en les tasques que hem de fer quan tenim l’oportunitat de fer breus descansos. Els vostres participants també podran memoritzar més fàcilment els seus nous coneixements. Així que planifiqueu com a mínim un breu descans de 5 minuts per hora. Tindreu menys temps amb els participants, però el que us queda serà molt més productiu.

15. 
    

    
    Eviteu les rampes. Les activitats que teniu planificades poden trigar entre un 10 i un 20% més de les vegades que creieu. Per exemple, si teniu previst dedicar-vos 10 minuts a preguntes i respostes, aquesta sessió pot durar 12 minuts. Doneu temps suficient per a cada activitat o tema important que tracteu. Eviteu apretar massa, ja que podeu perdre o frustrar els participants.
    • Si us preocupa que el vostre taller finalitzi massa aviat, podeu planificar algunes activitats addicionals que reforcin l’experiència dels vostres participants. Si teniu temps de conduir-los, perfecte! En cas contrari, no serà un drama.

16. 
    

    
    Penseu en el subministrament de combustible. Els tallers requereixen molta energia i treball. Per garantir que els vostres participants estiguin en forma òptima, podeu planificar begudes i aperitius saludables. L’ideal seria que el cost d’aquests aperitius s’inclourà en la suma donada pels participants o per l’organització que t’hagi encarregat de dirigir el taller. No pagueu per aquests amb els vostres propis diners.
    • Proveu d’evitar els aliments massa greixos o massa dolços. S’obtenen pocs màxims d’energia, que tanmateix cauen molt ràpidament. Els vostres participants poden sentir-se cansats o distrets. En canvi, planifiqueu els berenars equilibrats com ara fruites, verdures crues, hummus o pa integral.

2a part Preparació del taller

1. 
   

   
   Arribar amb antelació. Doneu temps suficient per preparar l’habitació i sentir-vos còmodes. De vegades haureu de parlar amb el tècnic, el càtering o els membres del vostre equip abans que comenci el taller. Planifiqueu-vos amb una mica de diners per solucionar problemes imprevistos i d’última hora.

2. 
   

   
   Prepareu el vostre equip. Heu de fer això abans que els participants neixin. S'han d'instal·lar ordinadors, projectors i altaveus amb antelació perquè el temps dedicat al vostre taller sigui el més productiu possible. No voleu dedicar-vos tot el temps a solucionar petits problemes tècnics. Si podeu, demaneu a l’assistent tècnic encarregat de la sala que us ajudi a instal·lar-ho tot perquè no necessàriament us familiaritzareu amb l’equip que hi ha al lloc i simplement perquè un expert en la matèria sempre serà més eficaç que un novell.

3. 
   

   
   Organitza les cadires amb antelació. La forma de organitzar les cadires dependrà del nombre de participants, de la mida de la sala i de les activitats que tingueu previstes. L’ideal seria que el grup sigui prou petit per permetre’t asseure’s en cercle o semicercle: una disposició que facilita la comunicació. Si heu de veure un vídeo o una presentació de PowerPoint, certament un semicercle o files de cadires seran més adequats.

4. 
   

   
   Distribuïu els vostres suports. Si teniu llençols o altres materials per al vostre taller, poseu-los sobre les taules o les cadires amb antelació per estalviar temps. Assegureu-vos que estiguin ordenades i que tothom tingui una llegenda. Aquí teniu els altres elements que haureu de tenir prèviament a la sala.
   • Bocats i begudes.
   • Els noms dels participants i el seu marcador.
   • Llapis i bolígrafs.

5. 
   

   
   Benvinguts els participants. Arribar amb antelació us permet instal·lar l'habitació, relaxar-vos i aprendre a conèixer la gent abans que comenci el vostre taller. Això permet crear un enllaç únic amb cada participant.

Part 3 Conduir el taller

1. 
   

   
   Presenteu-vos i el vostre taller. Un cop tots estan asseguts, comenceu a presentar el vostre taller. No oblideu especificar el vostre nom i la manera en què us poden trucar els participants. Presenteu també per què se us considera expert en el tema i quins són els objectius del vostre taller. També convé fer un breu resum de com s’organitzarà el taller perquè tothom pugui preparar-se. Aquesta presentació no hauria de durar més d’uns minuts.
   • Fins i tot si el tema del vostre taller és seriós, sempre podeu utilitzar una mica d’humor per relaxar l’ambient i posar-vos de bon humor els participants.
   • Presenteu també els materials educatius que heu posat a la seva disposició. Per exemple, podeu demanar a les persones que descriguin el seu nom en una insígnia, que utilitzin una tassa de cafè i que comproven cadascun dels seus fulletons. Si preferiu que els participants no encenguin immediatament l’ordinador o no comencen a llegir immediatament els vostres materials didàctics, aviseu-los quan els necessiteu.

2. 
   

   
   Comença per trencar el gel. Demaneu a cada participant que s’hi presenti. Limiteu aquestes presentacions a algunes frases demanant a tothom que respongui dues o tres preguntes com el seu nom i el que esperen aprendre d’aquest taller. Les activitats de gelats han de ser el més curt possibles, però són fonamentals per relaxar els participants i animar-los a interactuar lliurement.
   • També podeu suggerir als vostres participants que responguin a preguntes més lleugeres com "Quina és la vostra pel·lícula preferida" o "La cançó que us agrada en secret"?

3. 
   

   
   Seguiu el vostre pla. Ara és que la vostra preparació resultarà ser la més útil. Tingueu a mà el resum del vostre taller i proveu de seguir-lo el màxim possible. No dubteu a explicar directament als vostres participants què faríeu i per què. El vostre pla educatiu no ha de ser una sorpresa per a ells i agrairan saber per què heu decidit organitzar el taller d'aquesta manera. Per exemple, podeu dir-los això.
   • "Començarem per superar els estudis de cas per entendre tots els matisos. Després d'això, sereu separats en diversos grups per trobar solucions a aquest problema. "
   • "Començarem centrant-nos en termes clau que us ajudaran a dominar aquest nou programari informàtic. Després explicaré aquests termes i respondrem a un qüestionari per validar els vostres nous coneixements. Finalment, parlarem del que hem après en aquest taller. "
   • "Presenteu-vos a la persona que s'asseu davant vostre. En pocs minuts, començarem un joc de rol que consistirà a posar-se a l’abast d’un assessor educatiu i d’un estudiant amb aquest soci designat. "

4. 
   

   
   Sigui flexible. Per descomptat, és important preparar bé el vostre taller, però pot dependre de les reaccions i experiències dels participants. Per tant, permet una certa flexibilitat per adaptar el vostre taller a les preguntes, inquietuds i interessos dels presents. Podeu suggerir-los que trien entre diverses activitats subjectes a la votació. Això us permetrà centrar-vos en allò que realment importa als presents i eliminar contingut redundant o innecessari.

5. 
   

   
   Aposta per activitats interactives. Per facilitar la comprensió i l’aprenentatge de nous coneixements, feu-los seguir activitats de grup per posar-les en pràctica. Les activitats interactives són especialment eficaces per ensenyar noves tècniques de resolució de problemes. Un taller és diferent d’un congrés i heu de buscar implicar els presents. Doneu-los l’oportunitat d’ensenyar-vos coses noves, de la mateixa manera que us inculquen nous coneixements a casa.
   • Proporciona la informació poc a poc i deixa que els participants us facin les seves preguntes.
   • Dividiu els participants en diversos grups per completar una tasca i demaneu que informin de nou a tot el grup.
   • Feu un videoclip i feu que cada parella participi per compartir les seves reaccions.
   • Dóna consells sobre com afrontar una situació difícil i demana a cada grup reduït de participants que juguin amb ells.
   • Demaneu a un expert que presenti una tècnica i, a continuació, demaneu als participants que contestin un qüestionari sobre aquest tema.

6. 
   

   
   No parlem massa. No heu d’intentar controlar cada pas del vostre taller. En aquest cas, els participants poden avorrir-se o frustrar-se. No oblideu mai que un taller i una conferència són dues coses diferents: aquest format es basa en la interacció, les activitats col·lectives i el treball en equip.

7. 
   

   
   No oblideu les pauses. Els descansos permeten als participants assimilar i analitzar millor la informació. Especifiqueu als presents quan puguin fer un descans i la seva durada. Això els permetrà organitzar-se millor per anar al bany, fer una trucada o altres necessitats personals. No suprimiu aquests descansos, fins i tot si us heu quedat sense temps per a la resta de les vostres activitats.

8. 
   

   
   Canvieu l’activitat cada 20 a 30 minuts. La manca d’atenció sol produir-se al cap de 20 minuts de la mateixa activitat. Aquestes dades haurien de ser l’oportunitat de mostrar-vos més creativitat. Canvieu el recorregut de les vostres activitats, demaneu als participants que reorganitzin les cadires o planifiquen una breu pausa cada 20 a 30 minuts perquè tothom quedi atent i motivat.

9. 
   

   
   Relaxa l'estat d'ànim. Tot i que es tracta d’un tema seriós, l’humor és una excel·lent eina per ressaltar la informació i mantenir el vostre públic enfocat. Penseu en maneres diferents d’introduir un toc d’humor de manera responsable i ètica, tant en la vostra presentació, en els vostres debats amb els participants i en les activitats previstes. Això animarà els presents a estar més relaxats, alerta i còmodes.

10. 
    

    
    Mantenir un ambient respectuós. Assegureu-vos que tots els participants al vostre taller tinguin el mateix tracte i el respecte amb la màxima possibilitat. Això vol dir que els papers més importants (com el líder del grup) s’han de distribuir de forma justa. Animeu els participants més discrets o tímids. El seu objectiu ha de ser que tothom se senti escoltat i respectat. A més, eviteu presentar un participant (o fins i tot la vostra persona) perquè ningú monopolitzi la discussió.

11. 
    

    
    Prepareu-vos per a l’imprevisible. La majoria dels tallers seran suaus. Al cap i a la fi, els participants volen estar presents i aprendre nous coneixements. Tot i això, hi ha certs escenaris en què una persona present no estarà disposada a participar o pot insultar a un altre participant. Sigui professional qualsevol cosa que passi i fomenta un comportament respectuós mostrant l’exemple Teniu clar què espereu dels vostres participants. Si un dels vostres participants és turbulent o està intentant intimidar a una altra persona, parleu-hi en persona. Emfatitza la importància del que vols ensenyar-li i digues-li que espera que es comporti com un adult, és a dir, que es comporti professionalment.

12. 
    

    
    Acaba el teu taller. La vostra conclusió ha de presentar un resum dels nous coneixements que heu inculcat als seus participants. Expliqueu el propòsit del vostre taller. Això us permetrà centrar-vos en les noves habilitats apreses pels presents. Feu referència explícita als objectius que heu presentat introduint el vostre taller i expliqueu per què creieu que els seus participants han assolit aquests objectius. Elogia’ls per la seva feina i els seus nous coneixements.

4a part Taller d’avaluació

1. 
   

   
   Recull els comentaris. Feu-ho immediatament després d’organitzar el vostre taller. Per exemple, podeu escriure un formulari d’avaluació que els vostres participants poden completar en pocs minuts al final del taller. Doneu-los, però, temps suficient per pensar en les vostres preguntes i respondre-les amb precisió. La retroalimentació immediata us permetrà millorar el contingut del vostre taller, però també reforçar el procés d’aprenentatge dut a terme pels vostres participants. A continuació us presentem alguns exemples de preguntes que us podeu fer.
   • Quins eren els objectius d’aquest taller? Creus que el taller ha complert aquests objectius?
   • Quines activitats li han permès generar més coneixement? D'altra banda, quins eren menys pedagògics?
   • La durada del taller era adequada?
   • Quin suport pedagògic (fulletó, lectura, qüestionari, etc.) va ser més útil? Quin va ser el menys útil?
   • Què vas aprendre d’aquest taller?
   • Segons la vostra opinió, què van aprendre els altres participants d’aquest taller?
   • Com canvieu aquest taller en el futur? Tens algun suggeriment per millorar?
   • Quins altres temes t'agradaria assistir a un taller?

2. 
   

   
   Torneu-hi uns dies després. Pregunteu als participants del vostre taller si podreu contactar amb ells en el futur per demanar-los els seus comentaris. Algunes persones necessiten temps per analitzar el vostre taller. Sol·liciteu-los comentaris pocs dies o setmanes després us donarà un aspecte nou al vostre treball. Podeu afegir noves preguntes com les següents.
   • Heu recordat fàcilment la informació que heu après al taller?
   • Encara penses en aquest taller?
   • Com us va ajudar aquest taller en la vostra feina diària? Hauria pogut ajudar-te més?
   • Quins suports han estat més útils des del taller? Quins mitjans heu rebutjat o oblidat?

3. 
   

   
   Organitzeu un taller addicional si cal. Si un nombre determinat de participants està interessat en seguir una versió més avançada del vostre taller, podeu organitzar un taller addicional. En aquest darrer, podreu respondre les vostres preguntes, aprofundir en el tema o evocar versions més avançades de la tècnica que els heu ensenyat a la primera part del vostre taller.Assegureu-vos que aquest taller addicional no sigui massa repetitiu de manera que sigui interessant per als participants que han seguit la primera part.

• Planifiqueu amb cura, però recordeu que sou prou flexibles per canviar els vostres plans si cal.
• Analitzeu la reacció dels vostres participants en cada etapa del taller. Si no esteu segurs de com se senten les vostres activitats, no dubteu en demanar-los que comparteixin els seus comentaris i comentaris.
• Tingueu molt clar quins són els objectius del vostre taller i com serveixen per a aquestes activitats les activitats que voleu realitzar.
• Les eines tecnològiques són molt pràctiques, però assegureu-vos de ser còmodes en el seu ús. Si no sou molt bé amb les presentacions de PowerPoint, demaneu a un expert que us ajudi o que torneu a un altre format.