Com organitzar la vostra oficina

Content

• etapes
• 1a part buida l'oficina
• Part 2 Reorganització de l'oficina
• Part 3 Promovent l'eficiència

Com se sol dir, "un escriptori desordenat és un signe d'un esperit desordenat". Mantenir un espai de treball net i organitzat tindrà un efecte increïble en la vostra productivitat, enfocament i capacitat per trobar tot el que necessiteu. Després de netejar el desastre del vostre escriptori, us sorprèn la vostra eficiència en el vostre treball. Tot el que necessiteu és un poc de temps, la disciplina per llençar les coses que no necessiteu i un sistema per assegurar-vos que tot encaixa.

etapes

1a part buida l'oficina

1. Comença a zero. Us serà més fàcil organitzar-vos si comenceu amb una oficina buida. Treu-ho tot. Traieu els objectes dels calaixos (si n’hi ha). Col·loqueu tot sobre una taula separada o al terra per ordenar-la més endavant. Un cop hàgiu tret totes les coses de l’oficina, us serà més fàcil imaginar com voleu organitzar-la.
   • Probablement us trigarà més a ordenar les coses que hi ha al taulell un de l’altre i decidir quines llençar.

2. 
   

   
   Netegeu l’oficina de dalt a baix. Gaudeix de tenir net el vostre despatx buit. Netegeu la pols i netegeu la part superior amb un netejador de múltiples superfícies. Trateu taques encrustades i polietzades en els escriptoris de fusta. Semblarà nou quan hagueu acabat.
   • Assegureu-vos de retirar-ho tot de l’oficina abans de començar a netejar. En cas contrari, haureu de netejar al voltant del basar.

3. 
   

   
   
   
   Descarta les coses antigues que no utilitzes. Treu totes les coses que tens del teu despatx i divideix-les en dos munts: un per a les coses que llençarà a les escombraries i un per a les coses que vulguis guardar. No us moveu. Desfer-se de tantes coses innecessàries com sigui possible fins que et quedin amb els bàsics imprescindibles. D’aquesta manera, us serà més fàcil mantenir el vostre escriptori net.
   • Sovint les persones estan lligades a objectes que no utilitzen i que no estan acostumats a ells. Derrota els negocis innecessaris per donar-te més tranquil·litat un cop acabats.
   • No oblideu llençar les escombraries que trobareu mentre netegeu la vostra oficina. També poden comptar per a gran part del trastorn.

   
   

   
   Actualitzeu el vostre espai. Doneu una ullada al vostre escriptori i trobeu tot allò que està antiquat. Inclou calendaris d’anys passats, correus als quals heu respost o no heu respost i, fins i tot, fotos antigues. Substituïu aquests objectes per versions actualitzades. Llançar-les a la paperera o emmagatzemar-les en un lloc especial. Tot el que hi ha al vostre escriptori ha de ser nou i a punt per utilitzar.
   • Tens dret a aferrar-te a coses que tenen valor sentimental. Si teniu una foto antiga, un regal o un record que voleu guardar, guardeu-la en un lloc segur i no la deixeu apilar al vostre escriptori.

Part 2 Reorganització de l'oficina

1. 
   

   
   
   
   Canvieu el disseny de la vostra oficina. Ara és hora de tornar a posar les coses al taulell, però no cal tornar-les a posar on eren. Penseu en noves maneres de reorganitzar la vostra oficina per aprofitar l’espai que disposeu. Potser decidiu posar les coses al seu lloc, però al costat oposat de l’oficina o podeu triar un lloc nou per a ells. Elabora un acord que t’ajudarà a mantenir-te concentrat mentre treballes.
   • La reorganització de les teves coses sobre el taulell és un petit canvi que hauria de tenir, però, la monotonia que sents quan s’asseu a treballar i sempre veus les mateixes coses als mateixos llocs.
   • A la Xina, hi ha fins i tot un art dedicat a l’organització d’objectes de la vida quotidiana. Aquest és "feng shui" i aquests efectes psicològics terapèutics han estat ben demostrats.

2. 
   

   
   Ompliu els nous negocis. Et falten paper, bolígrafs o grapes? Vés a una botiga de material d’oficina i tria l’equip que necessites. Fes una llista perquè no oblidis res. Centreu-vos en les coses que feu servir molt i acostumeu a esgotar-vos ràpidament. Quan arribi el moment de treballar, tindreu tot el que necessiteu.
   • Tot i que el vostre lloc de treball us ofereix tots els material d'oficina que necessiteu, heu de guardar alguns que us pertanyen a mà (per exemple, el vostre tipus de bolígraf preferit us resultarà més còmode).

3. 
   

   
   Penseu en l’organització del vostre negoci. Un cop tingueu una bona idea de l’aspecte que voleu donar a la vostra oficina, configureu el vostre negoci allà per maximitzar la vostra productivitat eliminant qualsevol embolic. Per exemple, reserveu el centre de l’oficina per a l’ordinador tot mantenint els vostres objectes i documents importants al vostre abast. A més de facilitar-vos la feina, us ajudarà a no perdre el temps a la recerca de les vostres coses perquè s’emmagatzemaran lògicament.
   • La vostra intuïció serà normalment el millor guia per dir-vos on heu d’envasar les vostres coses. Si busqueu determinades coses en determinats llocs, aquest és probablement el millor lloc per deixar-los fora.

   
   

   
   Afegiu una mica d’estil. El seu objectiu és aconseguir una oficina neta i organitzada, però això no significa que hagi de ser avorrit. Afegiu algun toc decoratiu per donar-li més personalitat. Alguns marcs de fotos, una petita estàtua o una divertida tassa de cafè poden amenitzar l’espai i fer-lo més càlid.
   • Si treballes en una caixa o en una oficina, pots portar alguns objectes domèstics per combatre l'estat d'ànim del treball.
   • Pengeu cartells i pòsters a la paret que us motivaran a treballar dur.

Part 3 Promovent l'eficiència

1. 
   

   
   Mantingueu l’essencial al vostre abast. Si us adoneu que sovint us heu de desplaçar per arribar a un objecte, heu d'assegurar-vos que roman més accessible. Penseu en els moviments que feu sovint per arribar a alguna cosa al vostre escriptori i organitzeu les vostres coses en ordre d’importància. Seguint aquest enfocament us serà més fàcil trobar i utilitzar el vostre negoci.
   • Els bolígrafs, llapis, paper, quaderns, dispositius de comunicació i accessoris digitals s’han de guardar en llocs oberts o en algun lloc on pujar-los fàcilment.
   • Separeu els llapis i bolígrafs en una tassa per mantenir-los units i preparats per al seu ús sense ocupar massa espai.
   • Deixeu clips i grapadores de paper a prop de la impressora o on gestioneu els vostres documents.
   • Podríeu guanyar fins a una hora al dia reduint el temps necessari per trobar les coses en l’embolic de la vostra oficina.

2. 
   

   
   Guardeu els articles que utilitzeu sovint al vostre abast. Els elements no essencials que utilitzeu sovint es poden guardar als calaixos perquè els pugueu treure quan els necessiteu. Mantingueu els calaixos principals per a les coses que ocupen espai i les coses que feu servir sovint, però no cal que el mantingueu a sobre del taulell.
   • Per exemple, és possible que trobeu que utilitzeu l’ordinador, la tauleta o altres dispositius electrònics més sovint que els bolígrafs o el paper per completar la vostra tasca. En aquest cas, s’ha de guardar aquests materials secundaris a l’abast de la mà per deixar espai al taulell per als vostres dispositius electrònics.
   • Si teniu molts articles més petits, podeu comprar safates d’emmagatzematge per als vostres calaixos. S'adaptaran a l'espai d'aquest últim i disposen de compartiments de diferents mides per a que totes les vostres pertinences siguin visibles i ben organitzades.
   • Feu-vos una llista mental de la ubicació prioritària de cada cosa. Si utilitzeu un element sovint o és important que el tingueu a mà, el podeu deixar al vostre escriptori. Si només el necessiteu de tant en tant, podeu guardar-lo amb seguretat en un calaix. Si rarament l’utilitzau o no s’adapta a l’escriptori, heu de trobar un altre lloc on guardar-lo.

   
   

   
   Emmagatzemar desordres innecessaris fora de l’oficina. Tot el que decidiu guardar, però que no utilitzeu sovint, s’ha de guardar en un altre lloc per tal que no s’acumulin i no us molesti.Inclou els vostres objectes personals, aperitius, begudes i gadgets que només utilitzeu en rares ocasions. Els documents escrits s’han d’emmagatzemar en les carpetes que organitzeu junts en un petit armari mentre que la resta s’hauran d’emmagatzemar al calaix inferior o a un altre armari si no el podreu fer servir. Eviteu el màxim possible posar les coses al vostre escriptori, excepte les que necessiteu.
   • Intenteu prendre l’hàbit d’emmagatzemar les vostres coses després d’utilitzar-les. En cas contrari, tendiran a acumular-se al vostre escriptori o a omplir els calaixos ràpidament si no feu cas.

3. 
   

   
   Utilitzeu un carretó de correu electrònic per als vostres documents. Per facilitar-vos la feina amb tots els vostres tràmits, heu d'invertir en una cistella de correu. Es tracta de cistelles poc profundes de diversos nivells que permeten triar un pis per a documents recents i un altre per retornar documents, així com per a correu electrònic sense resposta o que ja heu retornat. Emmagatzemant els vostres documents en una cistella de correu, carpetes i un petit armari, evitareu que s'enfonsi l'escriptori sota els papers.
   • La cistella de correu o diverses cistelles apilades les unes a les altres poden ajudar-vos a eliminar l’enganxament creat pels documents del vostre escriptori.
   • Reserveu una cistella de la compra per als documents que heu completat o heu de completar, una altra per al correu que heu de respondre o que ja heu respost, etc.

4. 
   

   
   Mantenir el control de l'àrea de treball compartida. Algunes persones han d’utilitzar una oficina compartida o una caixa compartida a la feina o l’oficina pot acabar a prop d’altres escriptoris, deixant-vos un espai de treball bastant limitat. Encara podeu fer mesures per controlar aquest espai compartit.
   • Primer, heu d’assegurar-vos que teniu límits clars sobre qui té què. Aleshores, podeu començar a organitzar la vostra pròpia secció, maximitzant el seu emmagatzematge i eficiència.
   • Poseu una etiqueta als vostres articles personals i guardeu-los al costat d’on seieu. Identifiqueu els documents que us pertanyen i emmagatzeneu-los en arxius individuals que després col·locareu als calaixos o a l’armari.
   • Decideix un espai comú per emmagatzemar els objectes que comparteixes perquè el trastorn no sembli lentament al teu espai personal.
   • Porteu una bossa o una tovallola per guardar els vostres objectes. Si treballes en un espai compartit, és possible que no puguis guardar tants subministraments i accessoris com vulguis al taulell i als calaixos.
   • Tingueu l’hàbit d’emmagatzemar i netejar regularment per mantenir neta la vostra oficina o lloc de treball compartits. Com més gent es concentra en un espai reduït, més residus, papers i desordres s’acumulen.

• Manteniu un mínim d’elements i decoracions personals quan organitzeu la vostra oficina a la feina. Com més objectes tingueu a l'escriptori, més espai us sentireu caòtic i desorganitzat.
• Assegureu-vos de trobar una cadira d’oficina que us doni un bon suport a l’esquena. Si no manteniu una bona postura, pot afectar la vostra salut i el vostre estat d’ànim.
• Configureu un sistema d’emmagatzematge per saber sempre el que ja s’ha acabat, el que s’ha d’acabar i el que podeu llençar. Organitza projectes en funció de la seva importància i progrés.
• Guardeu una cistella de paper de rebuig a prop de la vostra oficina per disposar-la immediatament. Si el posposeu, s’acumularan.
• Poseu etiquetes als calaixos per saber on són les vostres coses perquè no haureu de mirar cap a tot arreu sempre que les necessiteu.
• Compreu i utilitzeu caixes d’emmagatzematge senzilles per ajudar-vos a gestionar l’embolic. Haureu de guardar alguns elements a mà mentre els emmagatzeneu en algun lloc. Podeu posar-los sota l'escriptori, al costat o fins i tot en una altra habitació.
• Si us agrada fer bressol, podeu provar les vostres ajudes d’emmagatzematge amb materials únics i personalitzats.
• Si no teniu prou espai a l’escriptori per a una làmpada, compreu-ne una amb un parell d’alicates que poseu a la vora.
• Desfer-se de totes les distraccions possibles. Això t'ajudarà a mantenir-te organitzat mentalment també.
• Compra un gabinet d'arxiu, punxons i divisors per organitzar els teus documents.
• Si teniu un ordinador a l'escriptori, heu d'organitzar els fitxers. També heu de considerar la neteja de l’interior de l’ordinador i del portàtil.
• Intenteu mantenir un bloc de notes útil per si voleu escriure alguna cosa.

• Assegureu-vos de recordar on emmagatzemeu les vostres coses. Si teniu moltes eines, gadgets o carpetes que heu de recordar, podeu fer una llista de la ubicació de totes les coses del vostre despatx per ajudar-vos a mantenir-vos organitzat.
• L’embolic del vostre escriptori reduirà la vostra productivitat. Anar fàcil i seràs més eficient en el teu treball.