Com respondre a la trucada telefònica del meu cap

Content

• etapes
• Primera part. Practicar l'etiqueta professional al telèfon
• 2a part: discutint amb el vostre supervisor
• Part 3 Respondre a una trucada telefònica fora de l'horari laboral

La recepció de trucades telefòniques del cap és a vegades una font d’ansietat, sobretot si sovint et posa nerviós i et fa perdre la confiança. La millor manera de respondre les trucades telefòniques del vostre empresari és practicar l’etiqueta professional al telèfon en tot moment i estar sempre a punt per acceptar tasques i respondre preguntes relacionades amb la seva feina.

etapes

Primera part. Practicar l'etiqueta professional al telèfon

1. 
   

   
   Agafeu la trucada. Deixeu sonar el telèfon dues o tres vegades abans de recollir-lo. Això li donarà la impressió que està ocupat i que funciona bé. Agafeu la trucada massa d’hora, feu la impressió que no esteu gaire ocupats o que no feu res de res, esperar molt abans de fer-ho, suggereix que la persona que truca no és una prioritat per a vosaltres.
   • No oblideu aplicar aquesta regla cada vegada que us trobeu en un entorn professional, qui us truqui. No ho feu ni apliqueu les seves regles de conveniència només quan el vostre cap tracta de contactar-vos per telèfon, però amb tothom, inclosos els vostres companys, clients i proveïdors, que seran més receptius si us comporteu adequadament. A més, mai no se sap amb certesa quan el vostre empresari us trucarà des d’una altra línia.

2. 
   

   
   
   
   Saludar-lo professionalment. En respondre el telèfon, esforçar-se a ser el més professional i agradable possible. Per exemple, si els vostres companys de treball o el vostre empresari us truquen, digueu: "Aquí Jean Poisson. Com puc ajudar-te? "
   • Si treballeu en una gran organització amb diversos departaments, especifiqueu el nom del vostre departament o departament a la vostra salutació. Digues: "Aquí, Jean Poisson, del departament comercial. Què puc fer per tu? "
   • Quan respongueu a una trucada telefònica des d'una línia externa, introduïu el nom de la vostra empresa, fins i tot si creieu que pot ser que us truqui el cap. Per exemple, digueu "hola! Aquí servei ABC, Jean Poisson al dispositiu. Com puc ajudar-te? "

3. 
   

   
   Tragueu menjar o escopiteu el xiclet. Fes-ho millor abans d’agafar el telèfon, però si no ho pots fer puntualment, acaba l’acció de la forma més discreta i tranquil·la possible. Parlar amb xiclet o menjar a la boca no és adequat i dóna una mala imatge de si. Millor l’interlocutor s’adonarà.

4. 
   

   
   
   
   Parla amb claredat i directament al micròfon. Això us ajudarà a evitar problemes de comunicació entre el vostre supervisor i que poden provocar problemes més endavant. A més, el vostre cap es veurà frustrat si té problemes per comunicar-vos amb un problema de so o una mala qualitat de l’àudio.
   • Recordeu també somriure en respondre i parlar per telèfon. La majoria dels anomenats, inclòs el seu cap, sabran que somriu amb la veu i el to. Això tindrà un efecte positiu sobre el vostre cap, sobretot si treballeu en una indústria relacionada amb les vendes i el servei al client.

5. 
   

   
   Doneu-li tota la vostra atenció. Tingueu molta cura quan parleu per telèfon amb el vostre cap. Atureu tot el que feu encara que sigui una tasca que us havia donat abans. Estigueu disposats a escoltar el que us ha de dir.
   • En general, eviteu distreure’s per factors externs en comunicar-vos amb el vostre cap. Per exemple, si un dels vostres companys entra a la vostra oficina mentre esteu al telèfon, digueu-li amb un gest educat que ara no podeu parlar amb ell.

2a part: discutint amb el vostre supervisor

1. 
   

   
   Preneu notes. Agafeu la llibreta i estigueu preparats per prendre notes quan parleu amb ell. Si ho feu, us permetrà estar llest en qualsevol moment per notar qualsevol informació important que li agradaria comunicar-vos durant la conversa, com ara: hores, dates, adreces o instruccions per a una tasca específica.Això també us permetrà anotar totes les preguntes importants que li agradaria fer a canvi.
   • Recordeu-vos sempre de tenir al vostre escriptori, en un calaix superior o en un lloc fàcilment accessible, una llibreta i un bolígraf. Tenir un quadern a prop us permetrà gravar informació important cada vegada que realitzeu una trucada telefònica programada o no planificada.
   • Si no teniu un bloc de notes a mà, però us poseu davant de l’ordinador, obriu una pàgina en blanc o un document de Word i feu notes com si utilitzés un quadern. Tingueu en compte, però, que serà capaç de sentir-vos escriure, així que tingueu molta cura i escolteu amb atenció, de manera que no s’inclina a preguntar-vos si els sons del vostre teclat estan realment relacionats amb la vostra conversa.

2. 
   

   
   Estigueu tranquils. Respireu profundament i amb calma durant uns moments i beu una mica d’aigua com calgui per calmar-vos. És fàcil reconèixer una persona ansiosa per telèfon, sobretot si respira fort o té una veu tremolosa i vacil·lant. Mantenir la calma també us ajudarà a sentir-vos més segurs i a controlar la situació.
   • Si sabeu que el vostre empresari us trucarà aviat, allibereu-vos de l’ansietat caminant una mica abans de rebre la vostra trucada. Aixeca't i camina una mica a la teva oficina o servei, t'ajudarà. Només heu d'assegurar-vos de tornar a temps per a la trucada.
   • Si teniu la necessitat de calmar-vos ràpidament abans o durant la trucada, respireu profundament. Inhaleu el més lentament possible pel nas durant quatre a cinc segons. Manteniu la respiració durant tres segons més, després exhaleu suaument durant quatre a cinc segons. Inhalar oxigen us ajudarà a alleujar la tensió i us permetrà netejar el cap.

3. 
   

   
   Practiqueu l’escolta activa tot el temps. Com que no li parla de cara, és important que entenguis clarament tot el que li diu per telèfon. No dubteu en demanar-li que repeteixi i expliqui coses que no heu sentit ni entès.
   • De fet, demaneu aclariments o confirmeu alguns detalls de tant en tant, encara que enteneu les seves instruccions. Proveu de resumir les vostres instruccions amb les vostres paraules abans de penjar-vos. Practicant l’escolta activa, li mostraràs que l’escoltes assíduament i que ets professional.

4. 
   

   
   Respon-li breument. No passeu la volta a l’arbust, poseu-vos directament al punt i respongueu-lo directament. Això dóna la impressió que esteu ben preparats i permetreu al vostre cap centrar-se en el propòsit de la seva trucada sense ser massa distret. En la majoria dels casos, el vostre empresari és molt ocupat i només us truca perquè vol obtenir informació específica de vosaltres. A menys que us demani específicament que li doneu tots els detalls, doneu-li exactament el que desitgi.
   • Una vegada més, això no vol dir que no haureu de demanar aclariments si cal. El vostre ocupador és, certament, molt ocupat, però és millor que dediqueu 60 segons més a la vostra pregunta que haureu de passar hores corregint els vostres errors amb el vostre cap. Si teniu moltes preguntes, però no disposeu del temps suficient, pregunteu al vostre líder si podeu acostar-vos a un determinat col·lega o consultar un document escrit per estar més informat.

5. 
   

   
   Feu assentiments verbals. Feu això durant tota la conversa. Els assentiments verbals són afirmacions com "sí", "estic d'acord", "ho entenc" i "ho veig". Tots demostren que l’escolteu activament.
   • Per descomptat, aquests assentiments verbals s’han de fer en moments adequats durant la conversa. Espereu un descans després d'una instrucció o explicació abans de fer-ho.

6. 
   

   
   Tenir una actitud positiva durant tota la trucada. Tenir una actitud positiva i dinàmica demostra al seu cap que està segur, competent i que no té por d’afrontar els reptes de treballar. Per exemple, si us truca per parlar d’un problema, parleu-li sobre possibles solucions que podeu implementar.
   • Sigui el més receptiu possible, fins i tot si critica la vostra feina o actitud. Accepta la crítica resumint-la amb les teves pròpies paraules i, a continuació, discuteix com solucionar-la. Sincerament, podeu expressar les vostres preocupacions sobre el camí a seguir en el futur, però podeu evitar excuses per problemes o errors anteriors.
   • Formula la teva frase utilitzant el pronom "jo" en lloc de "tu" quan vulguis expressar les teves preocupacions o explicar problemes passats. Això permetrà al vostre líder no posar-se a la defensiva, respondre negativament o al cop d’ira. Per exemple, si us truca per discutir amb vosaltres sobre una tasca que no podreu acabar a temps, digueu: "he tingut problemes per reunir la informació necessària" en lloc de dir-vos " no em va donar la informació necessària a temps ".

7. 
   

   
   Dóna-li les gràcies. No oblideu agrair al vostre xef per haver-vos dedicat el temps per trucar-vos. Tot i que és el que et va trucar, i no al revés, agrair-li que t'hagi trucat és una manera fantàstica de mostrar-li el teu agraïment pel temps que li ha oferit. Per exemple, digueu: "Sé que teniu un dia ocupat, gràcies per dedicar-vos el temps a trucar-me. "
   • Feu-ho cada vegada que us cridi el vostre supervisor i, sobretot, quan ho faci per expressar una preocupació, criticar el vostre treball o explicar un projecte. L’objectiu és mostrar-vos la inquietud d’aconseguir les tasques que us han estat donades i agrair-li el temps que us ha concedit és una manera de reconèixer que la seva trucada us ajudarà a fer bé la feina.

Part 3 Respondre a una trucada telefònica fora de l'horari laboral

1. 
   

   
   Respon a la trucada si és possible. Si el cap us truca després de les hores de treball, agafeu-lo i discutiu-lo amb ell si no interfereix amb les altres prioritats. Fer això és encara més important si porteu menys de sis mesos en aquesta posició.
   • La vostra disposició a comunicar-se amb el cap després de l'horari comercial normalitzat demostrarà el que us dediqueu a la vostra empresa i al vostre treball.
   • Si no el podeu respondre quan us truca, sigueu-lo el més aviat possible. L’ideal seria escoltar la veu que heu deixat i tornar a trucar tan aviat com sigui possible. Segons la cultura de l’empresa i la naturalesa de la trucada, haureu de poder rebre enviant un correu electrònic o un correu electrònic per explicar per què no podríeu rebre la trucada si no el podeu tornar a trucar.

2. 
   

   
   Revisa la teva cultura corporativa. En algunes empreses, l'empresari requereix que l'empleat mantingui el contacte per telèfon i correu electrònic, independentment de l'hora o del dia. Tot i que això pugui semblar injust, encara necessitareu acceptar-lo com a part de la cultura de la vostra empresa si voleu continuar treballant-hi.
   • Si no sabeu quines normes has de seguir, apropeu-vos als companys. És possible que aprengueu que podeu esperar unes hores abans de respondre o que tothom respon immediatament. Cerqueu la informació adequada i apliqueu-la.

3. 
   

   
   Mantenir-se positiu i actuar segons la situació. Sempre sigui educat i positiu quan escolteu el vostre empresari, fins i tot fora de l’horari laboral. Dit això, cal mirar individualment cada situació abans de decidir com respondre.
   • Per exemple, si el vostre empresari us critica o us proporciona instruccions sobre un lloc de treball, preneu notes durant la conversa, però no dubteu en continuar les vostres activitats extra-professionals un cop finalitzada la trucada. Si la tasca que us ha lliurat no és urgent, podeu deixar-la de banda i dur-la a terme durant l’horari laboral normal.
   • D'altra banda, si es tracta d'una emergència, has de posar-te al mateix temps i resoldre el problema sense perdre ni un segon, segons els desitjos del teu cap.

4. 
   

   
   Avaluar la vostra satisfacció laboral. El seu cap no pot esperar raonablement que estigui disponible les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana, però no hi ha cap garantia de que les seves expectatives siguin raonables. Si el cap et truca regularment després d’hores i et fa sentir incòmode o ansiós, pensa a buscar una altra feina.
   • Apagueu el mòbil si sabeu que el vostre empresari trucarà després d’hores, però a menys que us sindicin, probablement pugueu acomiadar en qualsevol moment. El seu cap pot retirar-se si adverteix que no responen a les seves trucades després de l’horari de treball o t’envien per això.