Com redactar un projecte per presentar-lo a la seva administració

Content

• etapes
• 1a part Redacció del vostre projecte
• 2a part Comparteix el teu projecte

Saber enviar un projecte a l’administració és una habilitat útil per tenir si voleu presentar noves oportunitats per registrar ingressos addicionals, proposar millores processals o exposar tècniques efectives per ser més econòmiques. També podeu decidir escriure una proposta quan sentiu que cal canviar alguna cosa. Si voleu descriure aquest document per enviar-lo a l'administració de la vostra empresa, primer heu de prendre el temps necessari per recollir la informació pertinent. També podeu enviar les vostres idees als vostres companys per tal de tenir la seva opinió i saber si s’adhereixen al vostre projecte, després d’això hauríeu d’assegurar-vos d’apropar-vos amb tact.

etapes

1a part Redacció del vostre projecte

1. 
   

   
   Determineu amb precisió el problema en qüestió o la vostra idea. Si voleu descriure les operacions de reducció de costos o de racionalització, primer heu de determinar el problema principal. Molt sovint us pot resultar clara la idea, però si voleu comunicar-vos-hi o aportar solucions, convindria estar molt atent.

2. 
   

   
   Feu la vostra recerca. Abans d’escriure un projecte, és important que us assegureu d’analitzar tots els elements que s’hi relacionen. Cerqueu discussió amb les parts implicades, ja siguin els vostres col·legues, directius o clients. També guanyareu per llegir programes similars dirigits per altres empreses per veure què fan diferents.
   • Si, per exemple, creieu que la direcció ha de canviar el servei de restauració, parleu primer amb el personal de cuina. Què en pensen? Han hagut de treballar en altres llocs amb altres càterings? Què en pensen els vostres companys? Aquests són tots els aspectes que cal abordar. Pot ser que la vostra insatisfacció sigui simplement una qüestió de gust personal en lloc de una qüestió de qualitat.

3. 
   

   
   
   
   Escriviu una descripció del problema. Per començar a escriure el vostre projecte, descriviu primer la situació actual. A continuació, ressalteu els fets rellevants (llocs, dates, persones implicades). En aquest nivell, no jutgeu, centreu-vos en explicant les coses tal com són.
   • Com a il·lustració, podríeu escriure "Companyia X s'ha beneficiat dels serveis de restauració Y durant els darrers set anys. Durant aquest període, el nombre de plats principals disponibles va baixar de cinc a dos. També ha baixat el nombre de plats destinats principalment a vegetarians i fins i tot hi ha dies que no es proposa res del tipus.

4. 
   

   
   Explica què proposa com a solució. Un cop identificat el problema, podeu començar a escriure exactament el que us proposeu fer. Centra’t en l’aspecte més important. Demostreu que les vostres observacions es basen en la vostra investigació.
   • Per exemple, podríeu escriure "Suggerim que el proveïdor de l'empresa X sigui substituït per un altre. L’empresa X té diverses opcions en aquest sentit. Els dos càterings W i Z ofereixen una àmplia varietat de menús i ofereixen costos equiparables als del nostre proveïdor actual. A més, atès que el càtering Z ofereix dietaris vegetarians, vegans i sense gluten cada dia, podria satisfer millor les necessitats de la nostra plantilla. Pel que fa al càtering W, ofereix menys plats per a vegans, però també podria ser una bona elecció. Una enquesta realitzada el 2011 va mostrar que el 40% dels nostres empleats són vegetarians, el 10% són vegans i el 2% prefereixen els aliments sense gluten.

5. 
   

   
   
   
   Elabora un pla. Descriviu cada pas i centreu-vos en els terminis o els costos per a la seva implementació. Sigues explícit del que saps i del que queda per descobrir. Recordeu escriure passos numerats i, a continuació, donar més detalls. No sobrevaloreu la importància de la innovació que busqueu, però presenteu els resultats que espereu assolir.
   • Per canviar el càtering, haurem de: 1: posar fi al nostre contracte amb el càtering Y, 2: provar els plats dels proveïdors de serveis W i Z, 3: escollir-ne un, 4: signar un contracte amb l’administrador escollit. Les tarifes haurien de ser comparables a les que ofereix actualment Caterer Y. Sempre que rescindim el nostre contracte amb el proveïdor Y, no hi hauria d’haver cap penalització econòmica. A més, si els nostres empleats estimen més els nous àpats, hi ha una bona probabilitat que siguin més feliços al seu lloc de treball.

6. 
   

   
   Eleva les possibles objeccions. Mostra que coneix plenament les mancances que es poden presentar al vostre pla. Hi haurà resistència entre els empleats? Per exemple, pot ser que alguns us agradin els serveis del vostre proveïdor actual. Series capaç de convèncer una agència governamental que la seva nova idea és segura? Comenta els passos que pensa fer per convèncer els altres de la viabilitat i la rellevància del seu projecte.

7. 
   

   
   Especifiqueu els materials i el personal necessari. Si el nou projecte que esteu proposant requereix la compra de materials o la contractació de nous empleats, indiqueu-ho després d’haver descrit els passos. Recordeu també esmentar el temps necessari, ja que aquest és també un recurs. Creeu una llista de comprovació per sortir-ne. Per exemple, podeu escriure el següent.
   • Necessari: subcomissió per avaluar el càtering (4 persones de diferents parts de l’empresa), 2 hores per a la degustació i 3 hores per a la redacció de l’informe.

8. 
   

   
   Treure conclusions a partir dels principals avantatges. No importa quin canvi plantegeu fer, repetiu aquest procés al final. Discutiu una vegada més els tres elements principals del vostre projecte i després pronuncia una frase. Penseu-hi com el vostre resum. Com a il·lustració, podríeu dir el següent.
   • "Tal com demostra aquesta proposta, Caterer Y ha reduït el nombre d’entrades que ha ofert durant els darrers set anys. Els proveïdors W i Z ofereixen menús més diversificats a preus relativament comparables. Suggereixo que puguem fer proves de tast amb aquests hostelers per tal d’escollir un nou proveïdor d’aliments per a aquesta empresa. Això certament promourà la satisfacció i la retenció dels empleats. "
   • Mencioneu beneficis concrets o quantitatius específics. Si per exemple la vostra innovació pot reduir costos, ho has de ressaltar.
   • Presenteu els avantatges qualitatius. De vegades, una empresa té diversos avantatges que no es poden quantificar amb dades i xifres concretes. Si la vostra idea ajuda a augmentar la satisfacció dels empleats, és important que la mencioneu. Aquestes millores poden ser tan beneficioses com les quantitatives.

2a part Comparteix el teu projecte

1. 
   

   
   Demaneu a un company que el llegeixi. Idealment hauríeu de sol·licitar a un company que llegís el vostre projecte i li donés la seva opinió. Pot aprovar el contingut del programa, però, si no és així, considereu tenir en compte les seves objeccions. Si creieu que aquestes són rellevants i són millors que el que us proposem, plantegeu una ressenya. En cas contrari, si enteneu la rellevància dels seus arguments però no els aproveu, considereu incloure-los a la secció d’objeccions.

2. 
   

   
   Torna a examinar el projecte. Un cop hàgiu escrit el vostre projecte i un col·lega l'hagi llegit, ara ho heu de revisar per millorar la fluïdesa, la gramàtica, la precisió i el nombre de paraules. No heu de fer una proposta massa temps, altrament, us arrisqueu a veure que els vostres líders no la llegeixen. Feu el que calgui per mantenir-ho tot com a màxim en una a dues pàgines.

3. 
   

   
   Envieu el projecte a la vostra administració. Un cop sentiu que el vostre projecte està preparat, identifiqueu la persona a qui l’heu de presentar. En algunes organitzacions, hi ha un líder conegut per tothom que és el responsable de prendre les decisions. En altres societats amb estructures més laterals, pot ser més difícil saber qui són els autors de decisions reals. Feu una investigació exhaustiva sobre la vostra empresa per determinar qui és responsable d’aquests problemes.
   • Una vegada que sàpigues a qui lliurar el teu projecte, busca si pots tenir una tête-à-tête amb ell. Molt sovint, les persones responen més favorablement a les sol·licituds d’innovacions quan els intercanvis són cara a cara. Si no, envieu una versió en paper del projecte o una.